Кадровые документы: вопросы и ответы

Здесь собраны ответы адвоката об оформлении кадровых документов в организации. Разбираются требования к трудовой книжке, заявление и приказ о внесении изменений, ведение личных дел. Отдельные вопросы посвящены переходу компании на электронный документооборот и оформлению локальных актов.

Написать в мессенджер
Адвокат Константин Вруцкий — защита по уголовным делам, Москва
Адвокат · рег. № 78/8790

Коротко

В кадровых документах чаще всего вызывают вопросы исправления, смена фамилии сотрудника и переход на электронный кадровый документооборот. Работодатель сам организует учёт и оформление бумаг, но при возражениях работника или претензиях инспекции одного нового приказа бывает недостаточно. Я разберу основания изменений, проверю документы компании и помогу выбрать порядок действий, если ошибка уже стала предметом спора.

Вопросы по темам: кадровые документы

Нажмите на вопрос — откроется ответ адвоката.

Подробные ответы 118 вопросов

Показать все 118Свернуть

Кадровые документы и локальные акты 5 вопросов

Показать все 5Свернуть

Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности 10 вопросов

Показать все 10Свернуть

Электронный кадровый документооборот 12 вопросов

Показать все 12Свернуть

Права и обязанности работодателя 10 вопросов

Показать все 10Свернуть

Правила внутреннего трудового распорядка 10 вопросов

Показать все 10Свернуть

Записи в трудовой книжке: что вносит работодатель 9 вопросов

Показать все 9Свернуть

Ведение, учёт и хранение трудовых книжек 9 вопросов

Показать все 9Свернуть

Профессиональные стандарты 8 вопросов

Показать все 8Свернуть

Профсоюз в организации и учёт его мнения 10 вопросов

Показать все 10Свернуть

Отраслевое соглашение и отказ от присоединения 9 вопросов

Показать все 9Свернуть

Выдача работнику документов, связанных с работой 10 вопросов

Показать все 10Свернуть

Воинский учёт и бронирование работников 10 вопросов

Показать все 10Свернуть

Персональные данные работника 8 вопросов

Показать все 8Свернуть

Когда нужна помощь: кадровые документы

Подключусь, когда нужно связать кадровое решение с документами, которые его подтверждают.

  • Компания вводит КЭДО, но проект локального акта не описывает порядок перехода и круг участников: проверю оформление по ст. 22.2 ТК РФ.
  • В трудовой книжке обнаружены противоречащие приказам записи: сопоставлю основания и предложу порядок исправления с учётом ст. 66 ТК РФ.
  • Работник запросил документы, а бухгалтерия и кадровик спорят о составе копий: разберу запрос и подготовлю ответ по ст. 62 ТК РФ.
  • Новые правила распорядка уже применяют, хотя порядок их утверждения не соблюдён: оценю процедуру по ст. 190 ТК РФ.
  • Инспекция предъявила претензии к кадровому оформлению: изучу материалы и подготовлю позицию по ст. 5.27 КоАП РФ.

Типичные ошибки: кадровые документы

  • Исправлять документы без основания При смене фамилии устного сообщения сотрудника недостаточно для надёжного учёта. Я сопоставлю подтверждающие документы и заявление, определю, куда внести изменения и как оформить приказ о внесении изменений.
  • Считать подключение сервиса введением КЭДО Работающий личный кабинет ещё не подтверждает соблюдение процедуры перехода. Я проверю локальный акт, уведомления и оформление согласий там, где они нужны, до начала использования электронных документов.
  • Удалять прежнюю редакцию после исправления Без истории изменений сложнее объяснить, что действовало на дату спорного события. Я помогу сохранить прежние версии, основания правок и подтверждения ознакомления работников.
  • Рассылать личное дело всем участникам обсуждения Такой способ согласования открывает доступ к лишним персональным данным. Я определю состав материалов для каждого получателя и предложу порядок доступа и передачи документов.

Нормы по теме: кадровые документы

Статьи закона, на которые опираются ответы этой темы, — с названиями из официального текста

  • ст. 5.27 КоАП РФ Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
  • ст. 392 ТК РФ Сроки обращения в суд за разрешением индивидуального трудового спора
  • ст. 66.1 ТК РФ Сведения о трудовой деятельности
  • ст. 372 ТК РФ Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов
  • ст. 62 ТК РФ Выдача документов, связанных с работой, и их копий
  • ст. 66 ТК РФ Трудовая книжка
  • ст. 81 ТК РФ Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
  • ст. 84.1 ТК РФ Общий порядок оформления прекращения трудового договора
  • ст. 189 ТК РФ Дисциплина труда и трудовой распорядок
  • ст. 190 ТК РФ Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка

Официальный текст: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Официальный текст: Трудовой кодекс Российской Федерации

Позиции высших судов: кадровые документы

Как суды применяют нормы этой темы — дословно из постановлений Пленума

Правовое регулирование трудовых и непосредственно связанных с ними отношений с участием работников, работающих у работодателей – физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, и у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, осуществляется Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), иными федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, а также коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, трудовыми договорами (статьи 5, 6, 8–10 ТК РФ).

Вместе с тем работодатели – субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, согласно статье 309.2 ТК РФ вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, например правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности, а также других актов, регулирующих вопросы, которые в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должны регулироваться локальными нормативными актами. В таких случаях указанные вопросы регулируются трудовыми договорами, заключаемыми с работниками на основе типовой формы трудового договора, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 27 августа 2016 года № 858 «О типовой форме трудового договора, заключаемого между работником и работодателем – субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям».

Трудовые и непосредственно связанные с ними отношения с участием работников, работающих у работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, трудовыми договорами (статьи 5, 6, 8–10 ТК РФ).

Регулирование труда работников, работающих у работодателей – физических лиц (являющихся индивидуальными предпринимателями и не являющихся индивидуальными предпринимателями) и у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, влекущее снижение уровня гарантий, ограничение их прав, повышение их дисциплинарной и (или) материальной ответственности, осуществляется исключительно Трудовым кодексом Российской Федерации (в частности, главой 48 ТК РФ «Особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей – физических лиц» и главой 481 ТК РФ «Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям») либо в случаях и порядке, им предусмотренных (статья 252 ТК РФ).

Постановление Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15 «О применении судами законодательства, регулирующего труд работников, работающих у работодателей – физических лиц и у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям», п. 1

Судам необходимо учитывать, что обязанность по надлежащему оформлению трудовых отношений с работником (заключение в письменной форме трудового договора) по смыслу части первой статьи 67 и части третьей статьи 303 ТК РФ возлагается на работодателя – физическое лицо, являющегося индивидуальным предпринимателем и не являющегося индивидуальным предпринимателем, и на работодателя – субъекта малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям.

При этом отсутствие оформленного надлежащим образом, то есть в письменной форме, трудового договора не исключает возможности признания в судебном порядке сложившихся между сторонами отношений трудовыми, а трудового договора – заключенным при наличии в этих отношениях признаков трудового правоотношения, поскольку из содержания статей 11, 15, части третьей статьи 16 и статьи 56 ТК РФ во взаимосвязи с положениями части второй статьи 67 ТК РФ следует, что трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. Датой заключения трудового договора в таком случае будет являться дата фактического допущения работника к работе.

Неоформление работодателем или его уполномоченным представителем, фактически допустившими работника к работе, в письменной форме трудового договора в установленный статьей 67 ТК РФ срок, вопреки намерению работника оформить трудовой договор, может быть расценено судом как злоупотребление со стороны работодателя правом на заключение трудового договора (статья 22 ТК РФ).

Постановление Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15 «О применении судами законодательства, регулирующего труд работников, работающих у работодателей – физических лиц и у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям», п. 20

Частые вопросы: кадровые документы

Как подготовиться к работе со мной, если кадровые документы ведёт бухгалтер, кадровик или сам директор.

Что подготовить к первой встрече по проверке кадровых документов?

Пришлите описание проблемы, перечень действующих локальных актов и документы по спорному эпизоду: договор, приказы, заявления, переписку. Если есть требование инспекции или претензия работника, начну с них. После этого составлю список недостающих материалов, чтобы не собирать все личные дела без разбора.

На каком этапе перехода на КЭДО стоит обратиться к адвокату?

Полезно обратиться до утверждения локального акта и запуска подписания. Я сопоставлю выбранный порядок работы с требованиями к кадровым документам и отмечу, что нужно подготовить. Если электронный документооборот уже действует, начну с того, как вводили систему и как сохраняются подтверждения действий сотрудников.

Что можно сделать до консультации, если обнаружена ошибка?

Сохраните текущую версию документа, основания его составления и переписку об ошибке. Зафиксируйте, кто и когда её обнаружил, какие действия уже предпринимались. По этим материалам я восстановлю последовательность событий и предложу исправление; не стоит заранее заменять исходные файлы или подписывать бумаги задним числом.

Нужно ли директору лично участвовать во всей работе?

На первой встрече определю с директором задачу и круг решений, которые требуют его участия. Документы и пояснения по текущему учёту сможет передавать назначенный сотрудник. Я подготовлю замечания и проекты, а вопросы утверждения актов и изменения внутренних процессов вынесу на согласование руководителю.

Показать всёСкрыть
Как будет выглядеть результат проверки для кадровика?

Я подготовлю перечень выявленных несоответствий с привязкой к конкретным документам и объясню последствия. Отмечу очерёдность исправлений и материалы, которых не хватает. Если это входит в согласованную задачу, составлю проекты документов и разберу с ответственным сотрудником, как применять их в работе.

С чего начнётся работа, если сотрудник уже заявил о споре?

Сначала изучу его требования, даты событий и имеющиеся доказательства, затем оценю срочность действий с учётом ст. 392 ТК РФ. Подготовлю позицию работодателя и варианты ответа. До консультации сохраните переписку и сведения о вручении документов: они помогут установить, что именно стороны знали и получали.

Не откладывайте защиту

Запишитесь на консультацию

Позвонить сейчас
Цвет настроения