Кадровые документы: вопросы и ответы
Здесь собраны ответы адвоката об оформлении кадровых документов в организации. Разбираются требования к трудовой книжке, заявление и приказ о внесении изменений, ведение личных дел. Отдельные вопросы посвящены переходу компании на электронный документооборот и оформлению локальных актов.

Коротко
В кадровых документах чаще всего вызывают вопросы исправления, смена фамилии сотрудника и переход на электронный кадровый документооборот. Работодатель сам организует учёт и оформление бумаг, но при возражениях работника или претензиях инспекции одного нового приказа бывает недостаточно. Я разберу основания изменений, проверю документы компании и помогу выбрать порядок действий, если ошибка уже стала предметом спора.
Вопросы по темам: кадровые документы
Нажмите на вопрос — откроется ответ адвоката.
Подробные ответы 118 вопросов
- В какой срок регистрируют коллективный договор
- Вносится ли благодарственное письмо в трудовую книжку
- Где должна храниться трудовая книжка
- Где искать трудовую книжку
- Где работнику ознакомиться с должностной инструкцией
- Для чего нужна трудовая книжка
- Для чего нужны локальные нормативные акты трудового права
- Зачем работодателю свидетельство о рождении ребёнка
- К какому виду актов относятся правила внутреннего трудового распорядка
- Как Трудовой кодекс определяет электронный документооборот
- Как ведётся трудовая книжка
- Как вести трудовую книжку
- Как внести благодарность в трудовую книжку
- Как внести запись в трудовую книжку
- Как внести запись о награждении в трудовую книжку
- Как внести запись о переводе в трудовую книжку
- Как внести запись о совместительстве в трудовую книжку
- Как внести изменения в должностную инструкцию работника
- Как внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка
- Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
- Как восстановить трудовую книжку
- Как выдать СТД-Р работнику при увольнении
- Как заверить копию трудовой книжки
- Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу
- Как заполнить сведения о трудовой деятельности
- Как заполнить титульный лист трудовой книжки
- Как заполнить трудовую книжку
- Как запросить трудовую книжку
- Как изменить фамилию в трудовой книжке
- Как исправить дату в трудовой книжке
- Как исправить дату рождения в трудовой книжке
- Как исправить запись о должности в трудовой книжке
- Как исправить фамилию в трудовой книжке
- Как найти свою трудовую книжку
- Как написать должностную инструкцию
- Как написать характеристику на работника
- Как отменить сведения о приёме на работу в форме ЕФС-1
- Как отменить сведения об увольнении в ЕФС-1
- Как отправить сведения о приёме на работу
- Как оформить вкладыш в трудовую книжку
- Как оформить дубликат трудовой книжки
- Как оформить личное дело сотрудника
- Как оформить поручение сотруднику
- Как оформить уведомление сотруднику
- Как перевести сотрудника на электронную трудовую книжку
- Как подать сведения о трудовой деятельности
- Как получить копию трудовой книжки
- Как посчитать стаж по трудовой книжке
- Как правильно заполнить трудовую книжку
- Как правильно назвать должность уборщицы в трудовых документах
- Как правильно оформить выписку из приказа
- Как правильно принять трудовые книжки работников
- Как правильно составить коллективный договор
- Как правильно составить приказ
- Как правильно указать должность в трудовой книжке
- Как проверить трудовую книжку
- Как работодатель ведёт электронную трудовую книжку
- Как работодателю оформить смену фамилии работника
- Как сделать запись в трудовой книжке
- Как составить приказ об отмене ранее изданного приказа
- Как составить приказ работодателя
- Как узнать, есть ли у меня трудовая книжка
- Какая ответственность предусмотрена за уклонение от участия в коллективных переговорах
- Какая работа относится к принудительному труду
- Какие бывают должностные инструкции и что в них указывают
- Какие вкладыши можно использовать для трудовых книжек
- Какие документы входят в личное дело работника
- Какие документы должны быть в личном деле сотрудника
- Какие документы должны быть в отделе кадров
- Какие записи вносятся в трудовую книжку
- Какие кодексы регулируют принятие локальных нормативных актов
- Какие локальные нормативные акты обязательны для работодателя
- Какие отношения регулирует трудовое право
- Какие отчёты нужно сдавать при приёме работника на работу
- Какие отчёты нужно сдавать при смене фамилии сотрудника
- Какие отчёты нужно сдавать при увольнении сотрудника
- Какие отчёты сдаёт отдел кадров
- Какие положения обязательны в организации
- Какой штраф предусмотрен за неподачу сведений о приёме на работу
- Какой штраф предусмотрен за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД
- Какой штраф предусмотрен за несвоевременную сдачу отчётности СЗВ
- Какую кадровую отчётность нужно подать при смене фамилии работника
- Какую роль играют локальные нормативные акты как источники трудового права
- Когда вступает в силу локальный нормативный акт
- Когда нужно сдавать сведения о трудовой деятельности
- Кто вносит записи в трудовую книжку
- Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку
- Кто контролирует выполнение коллективного договора
- Кто представляет стороны коллективного договора
- Кто является представителем работодателя
- Кто является работодателем
- Нужно ли издавать приказ при смене фамилии работника
- Нужно ли работодателю согласовывать свои действия
- Обязан ли работодатель выдавать справку 2-НДФЛ
- Обязательна ли должностная инструкция для работника
- Обязательно ли делать записи в трудовой книжке
- Обязательны ли локальные нормативные акты
- Обязательны ли правила внутреннего трудового распорядка
- Отменены ли бумажные трудовые книжки и когда их полностью отменят
- Сколько лет хранятся трудовые договоры
- Сколько нужно хранить документы о командировках
- Сколько хранится личное дело сотрудника
- Что включить в правила внутреннего трудового распорядка
- Что входит в обязанности работника
- Что даёт благодарность в трудовой книжке
- Что делать работодателю, если сотрудник сменил фамилию
- Что делать, если работодатель не отдаёт трудовую книжку
- Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку
- Что не относится к обязанностям работодателя
- Что не является обязанностью работодателя
- Что означает ЛНА в трудовом договоре
- Что относится к кадровым документам
- Что относится к локальным нормативным актам
- Что относится к персональным данным работника
- Что регламентируют правила внутреннего трудового распорядка
- Что такое должностная инструкция и каков её правовой статус
- Что такое наименование структурного подразделения
- Является ли индивидуальный предприниматель работодателем
Показать все 118Свернуть
Кадровые документы и локальные акты 5 вопросов
- С чего начать, если кадровые документы давно не проверялись?
- Можно ли решить вопрос с трудовой книжкой при внедрении кадровой системы?
- Какую тему выбрать, если профсоюз возражает против проекта ПВТР?
- Нужна ли консультация, если вопрос относится сразу к нескольким темам?
- Достаточно ли разместить локальный акт в общей папке?
Показать все 5Свернуть
Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности 10 вопросов
- Где трудовая книжка и как получить её после увольнения?
- Какой должна быть трудовая книжка: бумажной или электронной?
- Как оформить трудовую книжку при приёме на основную работу?
- Что означает выписка из трудовой книжки в электронном виде?
- Как оформить увольнение в трудовой книжке по собственному желанию?
- Можно ли включить в трудовую книжку должности по совместительству?
- Как проверить стаж работы по трудовой книжке?
- Что писать в заявлении на трудовую книжку или сведения?
- Работодатель исправил запись в книжке, а в СФР ошибка осталась. Как действовать?
- Выдача трудовой книжки и расчёт при увольнении — одно действие?
Показать все 10Свернуть
Электронный кадровый документооборот 12 вопросов
- КЭДО увольнение: можно провести всё в электронном виде?
- Как подписать заявление на увольнение через КЭДО?
- Когда заявление на увольнение в КЭДО считается полученным?
- КЭДО трудовой договор: достаточно простой электронной подписи?
- Договор КЭДО заменяет локальный акт компании?
- Согласие работника на КЭДО нужно всегда?
- КЭДО регистрация: вход в кабинет означает согласие?
- КЭДО компании: кто оплачивает подписи сотрудников?
- КЭДО охрана труда: можно оформлять подтверждения инструктажей?
- КЭДО «Мои сертификаты»: что проверять перед подписанием?
- КЭДО ТК: обязан ли сотрудник пользоваться «Работой в России»?
- КЭДО в организации: что выдавать отказавшемуся работнику?
Показать все 12Свернуть
Права и обязанности работодателя 10 вопросов
- Какие основные обязанности работодателя перед сотрудником?
- Обязанности работодателя по охране труда — это только инструктаж?
- Какие обязанности работодателя и работника связаны с распорядком?
- Трудовой договор: обязанности работника и работодателя можно менять приказом?
- В обязанности работодателя входит обеспечение инструментами?
- ПВТР: обязанности работника и работодателя обязательны для компании?
- Должностные обязанности работодателя и обязанности директора совпадают?
- Обязанности работодателя в области труда включают ответ профсоюзу?
- Какая обязанность работодателя возникает при причинении ущерба?
- Можно ли собрать трудовые обязанности работников и работодателя в одной памятке?
Показать все 10Свернуть
Правила внутреннего трудового распорядка 10 вопросов
- Правила внутреннего трудового распорядка — какой документ?
- Кто устанавливает правила внутреннего трудового распорядка?
- Какие правила внутреннего трудового распорядка включать в текст?
- Трудовой договор и правила внутреннего распорядка связаны?
- Правила внутреннего трудового распорядка обязательно приложить к коллективному договору?
- Что отражают правила внутреннего трудового распорядка о правах работника?
- Правила внутреннего трудового распорядка и охрана труда — один документ?
- Должностная инструкция заменяет правила внутреннего трудового распорядка?
- Достаточно приказа об утверждении правил внутреннего трудового распорядка?
- Нарушение правил внутреннего трудового распорядка всегда означает штраф?
Показать все 10Свернуть
Записи в трудовой книжке: что вносит работодатель 9 вопросов
- Увольнение по собственному желанию запись в трудовой: с чего начать работодателю?
- Трудовая книжка запись увольнение по собственному желанию: можно взять образец?
- В приказе и заявлении разные даты. Какую перенести в книжку?
- Ошибка уже внесена. Какие материалы передать адвокату?
- Работник отрицает своё заявление. Достаточно поправить запись?
- Можно оценить запись по фотографии одной строки?
- Какой штраф грозит за неверную запись?
- Какой срок использовать, если возник спор об увольнении?
- Чем проверка записи отличается от проверки хранения книжек?
Показать все 9Свернуть
Ведение, учёт и хранение трудовых книжек 9 вопросов
- Что входит в порядок ведения и хранения трудовых книжек?
- Нужен ли приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек?
- Кто отвечает за ведение трудовых книжек работодателем — компания или директор?
- Как связаны прием на работу и ведение трудовых книжек?
- Что меняется, если поданы заявления о ведении трудовых книжек в бумажном виде?
- Есть ли постановление или инструкция по ведению трудовых книжек в РФ?
- Как обжаловать предписание инспекции по ведению учёта трудовых книжек?
- Какие сведения о ведении трудовых книжек важны в споре с уволенным работником?
- Что грозит за задержку выдачи трудовой книжки уволенному?
Показать все 9Свернуть
Профессиональные стандарты 8 вопросов
- С чего начинается организация применения профессиональных стандартов?
- Применение профессиональных стандартов в деятельности организаций требует копировать весь текст?
- Что именно означает квалификация работника?
- Чем стандарт связан с трудовой функцией?
- Можно ли учитывать технологии работодателя?
- Кто устанавливает порядок утверждения профстандартов?
- Кто вправе разъяснять применение профстандарта?
- Нужно ли письменное объяснение при взыскании после сверки?
Показать все 8Свернуть
Профсоюз в организации и учёт его мнения 10 вопросов
- Мотивированное мнение профсоюза при увольнении работника — это согласие на увольнение?
- Какой комплект отправить профсоюзу перед увольнением?
- Можно ли учитывать мнение, которое пришло с опозданием?
- Сколько времени действует полученное мнение по увольнению?
- Чем ответ по локальному акту отличается от ответа по приказу?
- Профсоюз предложил изменить локальный акт. Можно оставить прежний текст?
- Представляет ли профсоюз работника, который в него не вступал?
- Нужно ли предоставлять профсоюзному органу помещение?
- Разрешено ли отложить перевод членских взносов?
- Коллективный договор может изменить участие профсоюза в увольнении?
Показать все 10Свернуть
Отраслевое соглашение и отказ от присоединения 9 вопросов
- Региональное соглашение о минимальной заработной плате — это отраслевое соглашение?
- Подписи работодателя нет. Почему соглашение может его касаться?
- Сколько времени есть на отказ от присоединения?
- Хватит ли письма «не согласны присоединяться»?
- Выход из объединения прекращает действие соглашения?
- Можно ли выбрать соглашение, которое дешевле исполнять?
- Что происходит после представления отказа?
- Как поступить, если отдельные условия экономически невыполнимы?
- За мотивированный отказ предусмотрен штраф?
Показать все 9Свернуть
Выдача работнику документов, связанных с работой 10 вопросов
- ст. 62 ТК РФ: выдача копий документов — что нужно от работника?
- ст. 62 ТК РФ: копии документов нужно заверять?
- ст. 62 ТК РФ: выдача справки о заработной плате входит в правило?
- ст. 62 ТК РФ: выдача копий ограничена приказом о приёме?
- Можно ли попросить работника оплатить копирование?
- Какой срок предусмотрен на выдачу документов?
- Для чего можно получить оригинал трудовой книжки?
- Когда работник должен вернуть выданную книжку?
- Перечень документов в статье допускает другие документы о работе?
- Сведения о трудовой деятельности — это копия бумажной книжки?
Показать все 10Свернуть
Воинский учёт и бронирование работников 10 вопросов
- С чего начать бронирование сотрудника в военкомате?
- Кто отвечает за воинский учёт по месту работы?
- Можно ли вести учёт силами сотрудника по совместительству?
- Когда сообщать военкомату об увольнении сотрудника?
- Нужно ли сообщать о переводе в другое подразделение?
- Достаточно ли сверить данные с военным билетом работника?
- Как быстро отвечать на запрос военкомата?
- Как поступить с повесткой во время работы по бронированию?
- Какой штраф грозит организации за неоповещение сотрудника?
- Кто проверяет ведение учёта организацией?
Показать все 10Свернуть
Персональные данные работника 8 вопросов
- Когда допустима передача персональных данных работника третьим лицам без его согласия?
- Нужно ли согласие на передачу персональных данных работника третьим лицам — банку или страховщику?
- Можно ли передавать данные работника внутри компании без согласия?
- Какие сведения о здоровье работника вправе запросить работодатель?
- Что грозит компании за передачу персональных данных работника третьим лицам без согласия?
- Как передать персональные данные работника третьим лицам, если их получатель — представитель работников?
- Можно ли уволить сотрудника, который разгласил персональные данные коллеги?
- Что может потребовать работник, если его данные передали без согласия?
Показать все 8Свернуть
Когда нужна помощь: кадровые документы
Подключусь, когда нужно связать кадровое решение с документами, которые его подтверждают.
- Компания вводит КЭДО, но проект локального акта не описывает порядок перехода и круг участников: проверю оформление по ст. 22.2 ТК РФ.
- В трудовой книжке обнаружены противоречащие приказам записи: сопоставлю основания и предложу порядок исправления с учётом ст. 66 ТК РФ.
- Работник запросил документы, а бухгалтерия и кадровик спорят о составе копий: разберу запрос и подготовлю ответ по ст. 62 ТК РФ.
- Новые правила распорядка уже применяют, хотя порядок их утверждения не соблюдён: оценю процедуру по ст. 190 ТК РФ.
- Инспекция предъявила претензии к кадровому оформлению: изучу материалы и подготовлю позицию по ст. 5.27 КоАП РФ.
Типичные ошибки: кадровые документы
- Исправлять документы без основания При смене фамилии устного сообщения сотрудника недостаточно для надёжного учёта. Я сопоставлю подтверждающие документы и заявление, определю, куда внести изменения и как оформить приказ о внесении изменений.
- Считать подключение сервиса введением КЭДО Работающий личный кабинет ещё не подтверждает соблюдение процедуры перехода. Я проверю локальный акт, уведомления и оформление согласий там, где они нужны, до начала использования электронных документов.
- Удалять прежнюю редакцию после исправления Без истории изменений сложнее объяснить, что действовало на дату спорного события. Я помогу сохранить прежние версии, основания правок и подтверждения ознакомления работников.
- Рассылать личное дело всем участникам обсуждения Такой способ согласования открывает доступ к лишним персональным данным. Я определю состав материалов для каждого получателя и предложу порядок доступа и передачи документов.
Нормы по теме: кадровые документы
Статьи закона, на которые опираются ответы этой темы, — с названиями из официального текста
- ст. 5.27 КоАП РФ Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
- ст. 392 ТК РФ Сроки обращения в суд за разрешением индивидуального трудового спора
- ст. 66.1 ТК РФ Сведения о трудовой деятельности
- ст. 372 ТК РФ Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов
- ст. 62 ТК РФ Выдача документов, связанных с работой, и их копий
- ст. 66 ТК РФ Трудовая книжка
- ст. 81 ТК РФ Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
- ст. 84.1 ТК РФ Общий порядок оформления прекращения трудового договора
- ст. 189 ТК РФ Дисциплина труда и трудовой распорядок
- ст. 190 ТК РФ Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка
Официальный текст: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях
Официальный текст: Трудовой кодекс Российской Федерации
Позиции высших судов: кадровые документы
Как суды применяют нормы этой темы — дословно из постановлений Пленума
Правовое регулирование трудовых и непосредственно связанных с ними отношений с участием работников, работающих у работодателей – физических лиц, являющихся индивидуальными предпринимателями, и у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, осуществляется Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), иными федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, а также коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, трудовыми договорами (статьи 5, 6, 8–10 ТК РФ).
Вместе с тем работодатели – субъекты малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, согласно статье 309.2 ТК РФ вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, например правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности, а также других актов, регулирующих вопросы, которые в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации должны регулироваться локальными нормативными актами. В таких случаях указанные вопросы регулируются трудовыми договорами, заключаемыми с работниками на основе типовой формы трудового договора, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 27 августа 2016 года № 858 «О типовой форме трудового договора, заключаемого между работником и работодателем – субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям».
Трудовые и непосредственно связанные с ними отношения с участием работников, работающих у работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, трудовыми договорами (статьи 5, 6, 8–10 ТК РФ).
Регулирование труда работников, работающих у работодателей – физических лиц (являющихся индивидуальными предпринимателями и не являющихся индивидуальными предпринимателями) и у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям, влекущее снижение уровня гарантий, ограничение их прав, повышение их дисциплинарной и (или) материальной ответственности, осуществляется исключительно Трудовым кодексом Российской Федерации (в частности, главой 48 ТК РФ «Особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей – физических лиц» и главой 481 ТК РФ «Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям») либо в случаях и порядке, им предусмотренных (статья 252 ТК РФ).
Постановление Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15 «О применении судами законодательства, регулирующего труд работников, работающих у работодателей – физических лиц и у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям», п. 1Судам необходимо учитывать, что обязанность по надлежащему оформлению трудовых отношений с работником (заключение в письменной форме трудового договора) по смыслу части первой статьи 67 и части третьей статьи 303 ТК РФ возлагается на работодателя – физическое лицо, являющегося индивидуальным предпринимателем и не являющегося индивидуальным предпринимателем, и на работодателя – субъекта малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям.
При этом отсутствие оформленного надлежащим образом, то есть в письменной форме, трудового договора не исключает возможности признания в судебном порядке сложившихся между сторонами отношений трудовыми, а трудового договора – заключенным при наличии в этих отношениях признаков трудового правоотношения, поскольку из содержания статей 11, 15, части третьей статьи 16 и статьи 56 ТК РФ во взаимосвязи с положениями части второй статьи 67 ТК РФ следует, что трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. Датой заключения трудового договора в таком случае будет являться дата фактического допущения работника к работе.
Неоформление работодателем или его уполномоченным представителем, фактически допустившими работника к работе, в письменной форме трудового договора в установленный статьей 67 ТК РФ срок, вопреки намерению работника оформить трудовой договор, может быть расценено судом как злоупотребление со стороны работодателя правом на заключение трудового договора (статья 22 ТК РФ).
Постановление Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15 «О применении судами законодательства, регулирующего труд работников, работающих у работодателей – физических лиц и у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям», п. 20Частые вопросы: кадровые документы
Как подготовиться к работе со мной, если кадровые документы ведёт бухгалтер, кадровик или сам директор.
Что подготовить к первой встрече по проверке кадровых документов?
Пришлите описание проблемы, перечень действующих локальных актов и документы по спорному эпизоду: договор, приказы, заявления, переписку. Если есть требование инспекции или претензия работника, начну с них. После этого составлю список недостающих материалов, чтобы не собирать все личные дела без разбора.
На каком этапе перехода на КЭДО стоит обратиться к адвокату?
Полезно обратиться до утверждения локального акта и запуска подписания. Я сопоставлю выбранный порядок работы с требованиями к кадровым документам и отмечу, что нужно подготовить. Если электронный документооборот уже действует, начну с того, как вводили систему и как сохраняются подтверждения действий сотрудников.
Что можно сделать до консультации, если обнаружена ошибка?
Сохраните текущую версию документа, основания его составления и переписку об ошибке. Зафиксируйте, кто и когда её обнаружил, какие действия уже предпринимались. По этим материалам я восстановлю последовательность событий и предложу исправление; не стоит заранее заменять исходные файлы или подписывать бумаги задним числом.
Нужно ли директору лично участвовать во всей работе?
На первой встрече определю с директором задачу и круг решений, которые требуют его участия. Документы и пояснения по текущему учёту сможет передавать назначенный сотрудник. Я подготовлю замечания и проекты, а вопросы утверждения актов и изменения внутренних процессов вынесу на согласование руководителю.
Показать всёСкрыть
Как будет выглядеть результат проверки для кадровика?
Я подготовлю перечень выявленных несоответствий с привязкой к конкретным документам и объясню последствия. Отмечу очерёдность исправлений и материалы, которых не хватает. Если это входит в согласованную задачу, составлю проекты документов и разберу с ответственным сотрудником, как применять их в работе.
С чего начнётся работа, если сотрудник уже заявил о споре?
Сначала изучу его требования, даты событий и имеющиеся доказательства, затем оценю срочность действий с учётом ст. 392 ТК РФ. Подготовлю позицию работодателя и варианты ответа. До консультации сохраните переписку и сведения о вручении документов: они помогут установить, что именно стороны знали и получали.
Помощь адвоката: кадровые документы
Услуги адвоката по этой теме и соседние вопросы.
Не откладывайте защиту