Сколько нужно хранить документы о командировках

Если нужно освободить место в архиве, сначала определите, какие именно документы о командировках вы собираетесь отбирать. Приказ о направлении работника, его отчет о поездке и авансовый отчет относятся к разным позициям Перечня. Одинаковая связь с командировкой не делает условия их хранения одинаковыми: у кадрового приказа имеет значение характер труда работника, а у бухгалтерских документов — проведение проверки и наличие спора.

Обычные приказы и распоряжения о направлении работников в командировку хранят 5 лет. Эта позиция охватывает и документы к таким приказам: докладные записки, справки, заявления. Значит, при определении срока стоит рассматривать приказ вместе с бумагами, которые относятся к его оформлению, а не назначать каждому приложению срок лишь по названию «справка» или «заявление». Основание — позиция 434, подпункт «г», п. 8.1 Перечня.

Для командировок работников с вредными и (или) опасными условиями труда применяется исключение: срок хранения составляет 50/75 лет. Оно указано в примечании к позиции 434 п. 8.1 Перечня и распространяется на документы о таких командировках. Если вы разбираете приказы по разным сотрудникам, выделите документы этой группы: применять к ним обычный пятилетний срок для приказов о направлении в поездку нельзя.

Отчет работника о командировке хранится 5 лет с отметкой ЭПК — так срок обозначен в позиции 452 п. 8.1 Перечня. Отчет о поездке нужно отличать от авансового отчета: первый назван среди кадровых документов, второй — среди первичных учетных документов. Поэтому при работе с папкой, озаглавленной «Отчеты о командировках», ориентируйтесь на содержание каждого отчета и соответствующую позицию Перечня.

Авансовые отчеты, квитанции и другие связанные с первичными учетными документами оправдательные бумаги хранят 5 лет при условии проведения проверки. При возникновении споров или разногласий их сохраняют до принятия решения по делу. Это правило позиции 277 п. 4.1 Перечня имеет практическое значение для документов о расходах на командировку: истечение пяти лет нужно оценивать вместе с указанными условиями, прежде чем решать вопрос об их дальнейшем хранении.

Для учета местных командировок предусмотрен отдельный срок: книги, журналы, карточки учета и базы данных прихода и ухода работников, местных командировок хранят 1 год. Основание — позиция 463, подпункт «з», п. 8.1 Перечня. Этот срок относится к учетному журналу или базе, а для приказа о поездке и авансового отчета применяются их собственные позиции. В результате в одной организации документы, связанные с командировками, могут иметь разные сроки хранения.