Какие отчёты нужно сдавать при смене фамилии сотрудника

Если сотрудник сменил фамилию, вопрос об отчётах начинается с уточнения его персональных данных. Работник должен сообщить работодателю изменившиеся сведения, которые содержатся в индивидуальном лицевом счёте, для передачи в Фонд. Работодатель здесь выступает страхователем — лицом, через которое сведения работника поступают в систему персонифицированного учёта. Эта обязанность работника закреплена в п. 3 ст. 9 Закона № 27-ФЗ.

При подготовке сведений нужно различать новую фамилию и страховой номер. Фамилия меняется, но номер индивидуального лицевого счёта остаётся постоянным. Искать для сотрудника другой номер из-за изменения фамилии не требуется. Обновляются сведения о человеке на его счёте, а не создаётся новая история его учёта. Постоянство страхового номера предусмотрено п. 1 ст. 6 Закона № 27-ФЗ.

Прежнюю фамилию также нельзя считать посторонней информацией, которую больше не нужно учитывать. В общей части лицевого счёта отражаются фамилия, имя и отчество, а после их изменения — также другие фамилии, имена и отчества человека. Это позволяет связать сведения, относящиеся к одному работнику до изменения фамилии и после него. Такой состав данных закреплён в подп. 2 п. 2 ст. 6 Закона № 27-ФЗ.

Уточните у сотрудника и сведения о документе, удостоверяющем личность. Для передачи новых данных имеют значение не только написание фамилии, но и актуальные сведения об этом документе: они входят в общую часть лицевого счёта. Если документ изменился, передавать сведения со старыми реквизитами как с действующими не следует. Основание — подп. 7 п. 2 ст. 6 и п. 3 ст. 9 Закона № 27-ФЗ.

Работнику стоит сообщить изменения работодателю прямо, а не рассчитывать, что новая фамилия станет известна ему из другого обращения. Пункт 3 ст. 9 Закона № 27-ФЗ возлагает сообщение сведений на застрахованное лицо. В этой ситуации это сотрудник, чьи данные учитываются в Фонде. Передача работодателю актуальной информации связывает действия работника с последующим обновлением учётных сведений.

Не смешивайте изменение фамилии с изменением работодателя. Общая часть счёта содержит персональные данные человека, а раздел о трудовой деятельности включает сведения о месте работы и наименовании страхователя. При решении, какие сведения сдавать после смены фамилии сотрудника, исходите из изменения данных самого работника. Эти части счёта разграничены п. 2 и п. 2.1 ст. 6 Закона № 27-ФЗ.

Для подготовки передачи сопоставьте прежнюю фамилию, новую фамилию, постоянный страховой номер и актуальные сведения удостоверяющего личность документа. Такое сопоставление нужно, чтобы сведения относились к тому же сотруднику и отражали произошедшее изменение. Содержание персональных данных определяется ст. 6 Закона № 27-ФЗ, а сообщение работником этих сведений работодателю для направления в Фонд — п. 3 ст. 9 того же закона.