Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу

Начните с того, какое событие оформляет работодатель. Если человек принят на работу, для графы 3 ЕФС-1 выбирайте наименование «ПРИЕМ»: ему соответствует код 1. Это графа со сведениями о приёме, переводе, увольнении, начале и окончании договора ГПХ. Выбор мероприятия для нового работника закреплён в п. 43 Порядка заполнения ЕФС-1, утверждённого приказом от 17.11.2025 № 1462.

Затем сверьте, на кого готовятся сведения. Страхователь — работодатель, который представляет информацию о работающем у него человеке. Для такого учёта нужны страховой номер индивидуального лицевого счёта, фамилия, имя и отчество. Проверьте написание имени и номер перед отправкой: сведения представляются о каждом работнике, а не только об общем количестве принятых людей. Состав персональных сведений определяет п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Отдельно найдите документ, которым оформлен приём. Для расчёта срока имеет значение день издания приказа, распоряжения, другого подтверждающего документа либо принятия решения об оформлении трудовых отношений. От этого события отсчитывают следующий рабочий день — к его окончанию сведения уже должны быть представлены. Привязывайте подготовку ЕФС-1 к оформлению приёма, чтобы не откладывать отправку до очередной месячной отчётности: правило установлено подп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Адресат сведений о трудовой деятельности — органы Фонда по месту регистрации страхователя. Для работодателя это означает, что ориентиром служит его регистрация, а не место проживания принятого сотрудника. Не смешивайте эту отправку со сведениями о заработке и начисленных страховых взносах: для последних предусмотрено представление в налоговые органы. Разделение адресатов закреплено в п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Если сотрудник уже работает у этого работодателя и переходит на другую постоянную работу, выбирают другое мероприятие — «ПЕРЕВОД», код 2 по п. 43 Порядка. Срок тоже отличается: сведения о таком переводе представляют не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем оформления перевода. Этот срок относится к переводу, тогда как приём требует отправки не позднее следующего рабочего дня. Различие следует из подп. 1 и 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Договор гражданско-правового характера, или ГПХ, также отличается от приёма на работу. Для начала периода выполнения работ или оказания услуг предусмотрено мероприятие «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», код 9. Если оформляются трудовые отношения, не выбирайте это мероприятие вместо «ПРИЕМ». Наименования и соответствующие им события разграничены в п. 43 Порядка заполнения ЕФС-1. Перед отправкой сопоставьте выбранное событие с документом, которым оформлены отношения с человеком.