Как правильно заполнить трудовую книжку

Чтобы правильно заполнить трудовую книжку, сначала определите, какое событие требуется отразить: начало работы, перевод на другую постоянную работу, награждение или увольнение. От этого зависит содержание записи. Трудовая книжка служит основным документом о трудовой деятельности и стаже работника, поэтому запись должна передавать сведения о его работе. Перечень таких сведений закреплён в ст. 66 ТК РФ. Для увольнения действует дополнительное правило о точном воспроизведении законного основания — ст. 84.1 ТК РФ.

Заполнение относится к обязанностям работодателя. По ст. 66 ТК РФ он ведёт трудовые книжки на работников, которые проработали у него свыше пяти дней, если эта работа для них основная. Работнику, который хочет правильно написать сведения в трудовую книжку, нужно обращаться к работодателю, ведущему её. При выборе места внесения записи имеет значение характер занятости: основная работа и совместительство оформляются в книжке по разным правилам.

В записи о работе отражают сведения о работнике и выполняемой им работе. Если человек переходит на другую постоянную работу, сведения об этом также включают в книжку. При проверке содержания учитывайте именно постоянный характер перевода: ст. 66 ТК РФ прямо относит такие переводы к сведениям, которые нужно вносить. Не смешивайте запись о трудовой деятельности с перечислением любых событий, произошедших за время работы человека у работодателя.

Работу по совместительству отражают по желанию работника. Для этого требуется документ, подтверждающий такую работу, а запись делает работодатель по месту основной работы. Если вы хотите включить совместительство в трудовую книжку, подготовьте подтверждение и обратитесь с этим к основному работодателю. Так соблюдаются сразу три условия ст. 66 ТК РФ: инициатива работника, документальное подтверждение и внесение сведений в установленном месте.

Награждения за успехи в работе входят в содержание трудовой книжки. Для дисциплинарных взысканий действует обратное правило: сведения о них туда не включают. Особый случай возникает, когда дисциплинарной мерой становится увольнение работника. Тогда в книжке отражают прекращение трудового договора и его основание. Это различие по ст. 66 ТК РФ позволяет отделить запись о завершении работы от сведений о взысканиях, которые в книжку попадать не должны.

При увольнении начните с приказа работодателя: прекращение договора оформляют этим документом, с которым работника знакомят под роспись. Работник вправе потребовать копию приказа, а на работодателе лежит обязанность её выдать с надлежащим заверением. Сопоставьте основание прекращения договора с содержанием записи в книжке. По ст. 84.1 ТК РФ основание и причина увольнения должны точно соответствовать формулировкам Трудового кодекса или иного федерального закона. Произвольный пересказ причины вместо законной формулировки для такой записи не подходит.

Ссылка на правовое основание — обязательная часть записи об увольнении. Укажите соответствующие статью, часть статьи и пункт статьи закона, по которым прекращён договор. Выбор этих реквизитов связан с конкретной причиной увольнения: подставлять одинаковую ссылку во все записи нельзя. Если вы проверяете, как правильно писать в трудовой книжке об увольнении, оцените вместе формулировку причины и ссылку на закон. При составлении записи по ст. 84.1 ТК РФ эти элементы нужно согласовать: текст причины должен относиться именно к указанному основанию, а не к другому случаю прекращения работы.

С датой завершения работы связан и момент выдачи книжки. По общему правилу днём прекращения договора считается последний день работы. Отдельно учитываются ситуации сохранения за работником места или должности в период, когда он фактически не работал. Выдачу трудовой книжки или предоставление сведений о деятельности у работодателя приурочивают к дню прекращения договора — это его обязанность перед увольняемым работником. Эти правила ст. 84.1 ТК РФ нужно учитывать при оформлении увольнения вместе с подготовкой записи о его причине.

Если после увольнения трудовая книжка осталась у работодателя, работник может письменно обратиться за её выдачей. Работодатель должен передать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения. Когда нужно сопоставить запись с документами об увольнении, можно потребовать заверенную копию приказа; копии других документов, связанных с работой, выдают по письменному заявлению. Эти возможности предусмотрены ст. 84.1 ТК РФ и помогают проверить содержание оформленных сведений о прекращении договора.