Как правильно указать должность в трудовой книжке

Чтобы правильно написать должность в трудовой книжке, начните с трудового договора. Найдите условие о трудовой функции: это работа, которую поручили сотруднику. Если сотрудник принят на должность, её название в договоре должно соответствовать штатному расписанию. Используйте это название для записи о приёме, сохраняя связь между порученной работой и кадровыми документами. Такую основу для выбора формулировки даёт ст. 57 ТК РФ.

Записать должность нужно в графе 3 раздела «Сведения о работе». Сначала в этой графе оформляют заголовок с полным названием организации и сокращённым, если оно есть. Под заголовком располагают запись о принятии или назначении на работу. В графе 1 ставят её порядковый номер, в графе 2 — дату приёма. В графе 4 указывают дату и номер приказа, распоряжения или иного решения работодателя, на основании которого принят сотрудник. Такое расположение сведений предусмотрено пунктом 10 Порядка, утверждённого приказом от 19.05.2021 № 320н.

Указывать отдел или другое структурное подразделение нужно, когда условие о работе именно в нём включено в трудовой договор. Тогда в записи приводят его конкретное название вместе с должностью. Проверьте формулировку договора перед заполнением книжки: наличие подразделения в структуре организации и условие о работе в нём — разные вещи. Ориентир для записи установлен пунктом 10 Порядка, утверждённого приказом от 19.05.2021 № 320н.

Если с выполнением работы по должности закон связывает компенсации, льготы либо ограничения, название выбирают с учётом специального требования. Оно и квалификационные требования должны соответствовать квалификационным справочникам или соответствующим положениям профессиональных стандартов. При оформлении такой работы сверяйте не только привычное работодателю название, но и требования к квалификации сотрудника. Это правило закреплено в ст. 57 ТК РФ.

Для работы по профессии или специальности запись должна отражать её наименование и квалификацию. Если уже во время работы сотруднику присвоили новый разряд, класс, категорию или классный чин, это также отражают в книжке. Установление второй и последующих профессий, специальностей или квалификаций записывают с соответствующими разрядами, классами либо иными категориями согласно пункту 10 Порядка, утверждённого приказом от 19.05.2021 № 320н.

Когда временный перевод становится постоянным, для записи действуют особые правила. Датой в графе 2 будет фактическое начало исполнения обязанностей при временном переводе. В графе 3 указывают конкретное подразделение, должность, работу, специальность или профессию с квалификацией. В графе 4 приводят сведения о решениях работодателя и о временном переводе, и о переводе на постоянной основе. Этот случай отдельно урегулирован пунктом 10 Порядка, утверждённого приказом от 19.05.2021 № 320н.