Какие отчёты сдаёт отдел кадров

Когда отдел кадров готовит отчёты о трудовой деятельности, он выполняет обязанность работодателя. Сведения формируют в электронном виде по каждому работнику и передают для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (Социального фонда). Передача происходит по правилам индивидуального, то есть персонального, учёта в системах обязательного пенсионного и социального страхования — ст. 66.1 ТК РФ.

Что включать в такие отчёты? Нужны информация о сотруднике, месте работы и трудовой функции — работе, которую он выполняет по трудовому договору. Кадровые сведения должны отражать и переход сотрудника на другую постоянную работу в порядке перевода. Для уволенного работника записывают, по какому основанию и по какой причине завершились трудовые отношения. Это сведения о трудовой деятельности, состав которых закреплён в ст. 66.1 ТК РФ.

Выдача сведений сотруднику — отдельная кадровая задача. Работник выбирает способ получения в заявлении: заверенный бумажный документ либо электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью, если она есть у работодателя. Обратиться за сведениями можно с письменным заявлением; для отправки заявления по электронной почте нужно соблюдать порядок, установленный работодателем. Во время работы сведения выдают не позднее трёх рабочих дней со дня заявления, а при увольнении — в день прекращения договора, согласно ст. 66.1 ТК РФ.

Если работник обнаружил ошибку или пропуск в переданной информации, исправление также относится к обязанностям работодателя. Основание — письменное заявление сотрудника. По нему работодатель исправляет либо дополняет сведения и снова представляет их для хранения в ресурсах Социального фонда. Такой порядок позволяет устранить неверную информацию о трудовой деятельности конкретного человека — ст. 66.1 ТК РФ.