Какие документы входят в личное дело работника
Состав кадровой папки зависит от категории сотрудника. Для работников организации его определяют локальные акты, а для государственных и муниципальных служащих — законодательство. Перечень документов при трудоустройстве решает другой вопрос: что предъявить работодателю.
Коротко
Это зависит от категории работника: документы, которые входят в личное дело государственных и муниципальных служащих, определяет законодательство, остальных работников — локальные акты организации. Чтобы узнать состав дела сотрудника, нужно обратиться к этим правилам. Перечень предъявляемого при трудоустройстве установлен отдельно — ст. 65 ТК РФ; он относится к заключению трудового договора.
Ответ подробно: состав личного дела работника
Чтобы выяснить, какие документы входят в личное дело работника вашей организации, начните с её локальных нормативных актов — внутренних правил работодателя. Именно они определяют виды документов в таких делах для работников, которые не относятся к государственным или муниципальным служащим. Это правило закреплено в примечании к позиции 445 п. 8.1 Перечня, утверждённого приказом от 20.12.2019 № 236. Состав папки нужно соотносить с правилами конкретной организации.
Для государственных и муниципальных служащих действует другой источник требований: виды документов в их личных делах определяет законодательство Российской Федерации. Если вы проверяете дело такого сотрудника, ориентиром будут правила для соответствующей службы. Различие между служащими и иными работниками прямо предусмотрено примечанием к позиции 445 п. 8.1 Перечня. Переносить внутренний перечень обычной организации на служащего без учёта этого различия неверно.
При поступлении на работу человек предъявляет документы по ст. 65 ТК РФ. В их числе паспорт либо другое удостоверение личности, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, в том числе электронный. Для трудового договора, заключаемого впервые, предусмотрено исключение из требования предъявить трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности. Этот перечень помогает понять, что приготовить для трудоустройства; состав личного дела определяется по правилам, указанным в позиции 445 п. 8.1 Перечня.
Часть документов при приёме связана с положением человека и будущей работой. Документы воинского учёта понадобятся поступающему на работу, если он военнообязанный или подлежит призыву на военную службу. Для работы, требующей специальных знаний или подготовки, нужен документ об образовании, квалификации либо специальных знаниях. Справки о судимости и об административном наказании за потребление наркотических средств предъявляют при поступлении на работу с соответствующими ограничениями допуска. Такие условия предусмотрены ст. 65 ТК РФ: требование каждой справки связано с видом деятельности.
Если работодатель просит дополнительные бумаги для личного дела, нужно различать внутренний порядок комплектования папки и требования к человеку при заключении договора. Дополнительные документы при трудоустройстве могут требоваться с учётом специфики работы на основаниях, перечисленных в ст. 65 ТК РФ. Требовать от поступающего на работу бумаги сверх предусмотренных этой статьёй источников запрещено. Внутренние правила о составе дела нужно применять с учётом этого запрета.
При работе с кадровыми бумагами полезно также различать личное дело, личную карточку и трудовой договор. В п. 8.1 Перечня они выделены отдельно: договоры и соглашения к ним — в позиции 435, карточки — в позиции 444, дела — в позиции 445. Для выяснения того, что входит именно в личное дело сотрудника, обратитесь к акту, определяющему его состав, а для перечня предъявляемых при приёме документов — к ст. 65 ТК РФ.
Что говорит закон: требование документов у будущего работника
Статья в редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ. Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Что говорит закон: состав личных дел работников и служащих
Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Документы: проверка состава личного дела работника
Для проверки личного дела сопоставьте правила его комплектования с кадровыми документами работника.
| Документ |
|---|
| Локальный нормативный акт организации, определяющий состав личных дел работников |
| Трудовой договор и соглашения о его изменении или расторжении |
| Личная карточка работника |
| Документы, включённые в личное дело по применимым правилам его ведения |
Частые вопросы: основания включения документов в личное дело работника
Ответы о правилах комплектования личного дела работника и документах при трудоустройстве.
Кто определяет состав личного дела сотрудника организации?
Если сотрудник не относится к государственным или муниципальным служащим, состав его личного дела устанавливают внутренние нормативные акты работодателя. При проверке такого перечня ориентируйтесь на примечание к позиции 445 раздела 8.1 Перечня: оно относит определение видов документов к локальному регулированию организации.
Нужно ли каждому поступающему на работу предъявлять документ об образовании?
По ст. 65 ТК РФ документ об образовании, квалификации либо наличии специальных знаний предъявляют при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки. Требование связано с характером будущей работы, а не с названием кадровой папки.
Можно ли требовать дополнительные документы ради комплектования личного дела?
При заключении трудового договора требование дополнительных документов должно опираться на основания, предусмотренные ст. 65 ТК РФ: Кодекс, иные федеральные законы, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации. Внутренний перечень для личного дела не даёт работодателю права выйти за эти пределы.
Услуги и темы рядом
Смежные вопросы о документах работника, внутренних правилах работодателя и персональных данных.
Не откладывайте защиту