Сколько лет хранятся трудовые договоры

Чтобы определить, сколько хранятся трудовые договоры, сначала установите, когда по ним закончено делопроизводство. Для документов по личному составу закон проводит границу по 1 января 2003 года. Если делопроизводство завершили до этой даты, применяется срок 75 лет; если после — 50 лет. Ориентиром служит именно завершение делопроизводства, а не просто год, напечатанный в начале договора. Основание — ч. 1 и 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ.

Например, старый год заключения договора ещё не даёт ответа, какой из двух сроков выбрать. Сопоставлять с установленной границей нужно дату окончания делопроизводства по документу. При работе с кадровыми документами разных лет такой подход позволяет различать договоры, для которых действует более длительное хранение, и документы, подпадающие под срок 50 лет. Переносить один срок на все договоры только из-за их общего названия было бы неверно: ч. 1 и 2 ст. 22.1 связывают продолжительность хранения с конкретным временным условием.

Следующий вопрос — нет ли для нужного документа специального срока. Правила о 75 и 50 годах применяются с исключением: если действующий перечень архивных документов устанавливает другой срок хранения, руководствуются им. Это касается документов по личному составу, названных в таком перечне. Поэтому при решении, сколько лет оставлять трудовой договор на хранении, учитывают и дату завершения делопроизводства, и наличие специального правила для соответствующего документа — ч. 4 ст. 22.1.

Окончание срока хранения также нужно отличать от решения о дальнейшей судьбе документа. Если документы образовались у источника комплектования государственного или муниципального архива, после истечения установленных 75 или 50 лет они подлежат экспертизе ценности. Речь идёт об оценке документов, а не об автоматическом уничтожении по достижении нужного возраста. Для этой категории нельзя считать истечение срока достаточным основанием, чтобы сразу избавиться от документов: последующее действие прямо предусмотрено ч. 3 ст. 22.1.

Отдельное правило относится к документам, связанным с государственной службой, которая не является государственной гражданской службой. Они хранятся в государственных органах, где граждане проходили такую службу. Продолжительность составляет 75 лет после её прекращения; затем проводится экспертиза ценности документов. Здесь закон прямо связывает срок с прекращением службы. Это особый случай, который нужно отличать от общего правила для кадровых документов и трудовых договоров, основанного на дате завершения делопроизводства. Место хранения, срок и последующая экспертиза для таких служебных документов предусмотрены ч. 5 ст. 22.1.