Как заверить копию трудовой книжки

Чтобы получить заверенную копию трудовой книжки в 2026 году, обратитесь к работодателю с письменным заявлением. Просите именно заверенную копию, если нужен документ о записях в книжке. Устную просьбу лучше заменить письменным обращением: обязанность выдать документы и отсчёт срока связаны с подачей заявления. Работодатель должен подготовить результат не позднее трёх рабочих дней со дня его подачи — ст. 62 ТК РФ.

Правильно оформить запрос помогает точное название нужного документа. Например, можно написать: «Прошу выдать надлежащим образом заверенную копию моей трудовой книжки». Это формулировка просьбы, а не образец удостоверительной надписи. Если вам нужна выписка из трудовой книжки либо справка о периоде работы у этого работодателя, назовите её в заявлении отдельно. Эти документы тоже выдаются по правилам ст. 62 ТК РФ.

За изготовление и заверение копии работодатель не вправе брать с работника плату. Обязанность включает обе части: документ нужно выдать и надлежащим образом заверить. Если вместо запрошенной заверенной копии вы получили обычную ксерокопию, требование исполнено ненадлежащим образом. В обращении к работодателю укажите, что просили заверенный документ, и сошлитесь на ст. 62 ТК РФ. Оплата такого заверения работником не требуется.

Когда вы решаете, где можно заверить копию трудовой книжки, учитывайте другой способ — обращение к нотариусу. Он свидетельствует верность копий документов, выданных в том числе юридическими лицами и гражданами. Смысл действия в том, чтобы подтвердить соответствие копии документу. Такой вариант отличается от получения документов по месту работы: нотариус совершает нотариальное действие по ст. 77 Основ законодательства о нотариате, а работодатель выполняет обязанность по ст. 62 ТК РФ.

Нотариальное заверение не превращает спорную запись о работе в доказанный факт. Если в книжке ошибочно указан период работы, свидетельствование копии не подтверждает, что этот период действительно был именно таким. Нотариус также не удостоверяет законность содержания документа и полномочия лиц, которые его подписали. Это различие полезно учитывать, когда копия нужна для спора о содержании записей: пределы нотариального подтверждения определены ст. 77 Основ законодательства о нотариате.

При расчёте расходов на нотариальную копию учитывают число страниц. Федеральный тариф за свидетельствование верности копий составляет 10 рублей за страницу копии документа — п. 9 ч. 1 ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате. Эту ставку следует называть именно федеральным тарифом. Её не нужно смешивать с безвозмездной выдачей документов работодателем: обращение работника по ст. 62 ТК РФ оплачивать не требуется независимо от выбора нотариального способа в другом случае.

Если вам нужна запись «работает по настоящее время», различайте копию книжки и подтверждение текущей работы. Нотариус свидетельствует верность копии, но не подтверждает фактическое продолжение трудовых отношений. Для получения сведений о работе обратитесь к работодателю: вместе с копией можно запросить справку о периоде работы у него. Такое обращение относится к выдаче связанных с работой документов по ст. 62 ТК РФ, а пределы нотариального действия определены ст. 77 Основ законодательства о нотариате.

Запрашивая бумажную копию целиком, не подменяйте её выпиской. Это особенно существенно, если вам нужны записи из разных частей трудовой книжки. Для нотариальной выписки действует отдельное условие: документ должен содержать несколько самостоятельных, не связанных друг с другом вопросов, а выписка должна воспроизводить полный текст части по определённому вопросу. Поэтому просьба скопировать документ и просьба засвидетельствовать выписку имеют разный предмет — ст. 77 Основ законодательства о нотариате.

Если работодатель отказывает в выдаче заверенной копии или затягивает её подготовку, можно обратиться в суд за защитой трудового права. Для спора о выдаче документов учитывайте общий срок обращения: три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении права. Не смешивайте его со сроком изготовления копии: три рабочих дня относятся к обязанности работодателя, а три месяца — к судебной защите по ст. 392 ТК РФ.

При подготовке судебного требования укажите, какой документ был запрошен и в чём состоит нарушение: отказ в выдаче, пропуск срока либо выдача незаверенной копии. Основанием требования будет обязанность работодателя по ст. 62 ТК РФ. Работники освобождены от оплаты пошлин и судебных расходов при обращении с требованиями из трудовых отношений — ст. 393 ТК РФ. Если срок обращения пропущен по уважительным причинам, суд может его восстановить по ст. 392 ТК РФ.