Как заполнить титульный лист трудовой книжки

Чтобы правильно заполнить титульный лист трудовой книжки при оформлении дубликата, сначала подготовьте документы о личности работника и его образовании. Первая страница содержит сведения о человеке: фамилию, имя, отчество при наличии, дату рождения, образование, профессию и специальность. Для каждой группы сведений предусмотрено своё документальное основание. Правила их внесения и заверения собраны в п. 28 Порядка, утверждённого приказом от 19.05.2021 № 320н.

Фамилию, имя и отчество перепишите полностью из паспорта либо иного документа, удостоверяющего личность. Не сокращайте имя и не заменяйте отчество инициалом. Если отчества нет, правило об его указании применяется с оговоркой «при наличии». Дату рождения тоже внесите целиком: число, месяц и год. Так личные сведения на титульном листе будут соответствовать документу, по которому их заполняют, — п. 28 Порядка.

Для строки об образовании возьмите документ, который подтверждает полученное образование: аттестат, удостоверение или диплом. Запись делают только на таком основании. В п. 28 Порядка названы основное общее, среднее общее, среднее профессиональное и высшее образование. Для высшего образования перечислены бакалавриат, специалитет, магистратура и подготовка кадров высшей квалификации. Выбирайте запись по документу работника, а не по названию работы, на которую он поступает.

Профессию и специальность также нужно соотнести с документами. Основанием могут быть документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, когда человек поступает на работу, требующую специальных знаний либо специальной подготовки. Допускаются и другие надлежаще оформленные документы. При заполнении этой строки ориентируйтесь на подтверждённые сведения о профессии и специальности работника: именно такой способ предусмотрен п. 28 Порядка.

После внесения сведений укажите дату заполнения трудовой книжки. Затем работник подписывает первую страницу и этим подтверждает правильность записей о себе. Перед подписью ему стоит сопоставить написание фамилии, имени, отчества, дату рождения и сведения об образовании со своими документами. Подпись относится к правильности внесённых сведений, поэтому сверку удобно провести, пока титульный лист ещё оформляется. Последовательность с указанием даты и подписью работника установлена п. 28 Порядка.

Оформление завершается подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. После неё ставят печать организации или кадровой службы, если печать есть. Речь идёт об организации, в которой трудовая книжка впервые заполнена. Поэтому при оформлении дубликата проверьте не только текст полей, но и обе подписи, дату заполнения и печать при её наличии. Эти завершающие действия предусмотрены п. 28 Порядка наряду с правилами внесения личных сведений.