Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку

Если вам сказали приобрести вкладыш в трудовую книжку, начните с вопроса о наличии бланков у работодателя. Обеспечение их запаса относится к его обязанностям. Работодатель должен постоянно иметь необходимое количество и трудовых книжек, и вкладышей к ним. Для работника это означает, что за бланком следует обращаться к работодателю, на которого возложена эта обязанность, — п. 44 Порядка, утверждённого приказом от 19.05.2021 № 320н.

Требование купить вкладыш может означать разные вещи: сходить за бланком самостоятельно либо оплатить его стоимость. В разговоре с работодателем уточните, что именно от вас требуют. Вопрос о том, кто должен приобретать бланки для постоянного запаса, решается через обязанность работодателя обеспечить их наличие. Перекладывать организацию такого запаса на работников не соответствует п. 44 Порядка. Обсуждая покупку, отделяйте обеспечение бланками от расчётов за конкретный экземпляр.

Если у работодателя закончились вкладыши, отсутствие запаса не меняет того, кто обязан его поддерживать. Правило о постоянном наличии действует и тогда, когда потребность возникла у конкретного работника. Сообщите работодателю, что вам нужен вкладыш, и сошлитесь на п. 44 Порядка. Обязанность касается необходимого количества бланков: обеспечение нельзя свести к покупке лишь тогда, когда работник принесёт свой экземпляр.

Отдельный случай — вкладыш уже начали оформлять, но заполнили неправильно. За испорченный при таком заполнении бланк платит работодатель. Это правило относится и к трудовой книжке, и к вкладышу в неё. Если деньги требуют именно за экземпляр с ошибкой заполнения, укажите причину его замены: для распределения расходов здесь применяется п. 45 Порядка. Покупка нового бланка и оплата испорченного экземпляра — разные вопросы в таком разговоре.

При порче вкладыша выясните, по чьей вине она произошла. Если работник не виноват, стоимость испорченного бланка несёт работодатель по п. 45 Порядка. Например, обращаясь по поводу оплаты, обозначьте, что речь идёт о порче без вашей вины, а не просто о выдаче вкладыша. Именно это обстоятельство связывает требование оплатить испорченный экземпляр с обязанностью работодателя покрыть его стоимость.

Поэтому ответ на вопрос, кто покупает вкладыш, лучше формулировать с учётом причины обращения. Нужен бланк для оформления — обращайтесь к работодателю, который обеспечивает их наличие по п. 44 Порядка. Требуют возместить стоимость бланка после неправильного заполнения или порчи без вашей вины — ссылайтесь на п. 45 Порядка об оплате работодателем. При обсуждении расходов называйте конкретный случай: так требование о деньгах можно сопоставить с подходящим правилом.