Как внести запись о награждении в трудовую книжку

Прежде чем вносить награждение в трудовую книжку, определите, к какому виду поощрения оно относится. Записываются награды за трудовые заслуги из перечня п. 25 Порядка, утверждённого приказом № 320н. В него входят государственные награды и государственные почётные звания, награды Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Также учитываются награды федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления и профсоюзов, причём профсоюзные награды — в отношении членов профсоюза.

Если работодатель наградил сотрудника почётной грамотой, нагрудным знаком, значком или дипломом, сведения тоже вносятся в книжку. Для другого поощрения найдите его основание: оно должно быть предусмотрено законодательством Российской Федерации, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, уставом или положением о дисциплине. Так п. 25 связывает запись с конкретным видом поощрения за трудовые заслуги.

Для оформления откройте раздел «Сведения о награждении». Начните с заголовка в графе 3: напишите полное наименование организации. Если у неё есть сокращённое наименование, добавьте и его. Заголовок с названием организации и описание награды размещаются в одной графе, но выполняют разные задачи: сначала обозначается организация, затем ниже раскрывается награждение работника. Такой порядок предусмотрен п. 26.

Ниже заголовка в графе 1 поставьте порядковый номер записи. Нумерация нарастает за весь период трудовой деятельности работника: номер выбирается с учётом предыдущих записей о награждениях. Для определения очередного номера ориентируйтесь на эту последовательность, а не начинайте её заново при указании очередной организации. Это правило содержится в п. 26.

В графу 2 внесите дату награждения. При заполнении различайте её и дату документа, который служит основанием: реквизиты этого документа относятся к графе 4. Такое разделение помогает правильно распределить сведения по строке, особенно когда дата награждения и дата документа различаются. Назначение обеих граф закреплено в п. 26.

В графе 3 после заголовка опишите само награждение. Здесь нужно ответить на три вопроса: кем награждён сотрудник, какие достижения отмечены и какую именно награду он получил. Например, при награждении почётной грамотой работодателя укажите и работодателя, и отмеченные достижения, и вид награды. Содержание записи определяется п. 26, а включение такого вида награды в книжку — п. 25.

Завершите строку в графе 4: укажите наименование документа, на основании которого оформляется запись, его дату и номер. Для государственной награды основанием служит соответствующий указ или иное решение согласно п. 25. Сопоставьте готовую строку с документом: описание награждения должно передавать, кто наградил работника, за какие заслуги и чем. Реквизиты основания внесите по п. 26.