Как правильно принять трудовые книжки работников

Начните с того, впервые ли человек устраивается на работу. При заключении трудового договора он предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Для первого трудоустройства предусмотрено исключение: требовать от такого сотрудника уже имеющуюся книжку не нужно. Эти ситуации разделены в ст. 65 ТК РФ. Практический смысл различия прост: отсутствие прежней книжки у новичка и отсутствие документа у человека с опытом работы требуют разных действий работодателя.

Если сотрудник приносит трудовую книжку, определите, будет ли работа у вас основной. Обязанность вести книжку связана с двумя условиями: человек проработал у работодателя свыше пяти дней, а работа является основной. Именно это сочетание закреплено в ст. 66 ТК РФ. Не приравнивайте любое предъявление книжки к обязанности внести запись о работе: сначала нужно установить характер трудоустройства. Для сотрудника, который принимается по совместительству, действует отдельное правило о внесении сведений.

Когда книжка отсутствует, выясните причину со слов работника и предложите изложить её в письменном заявлении об оформлении новой книжки. Это может быть утрата, повреждение или другая причина. По такому заявлению работодатель обязан оформить новую трудовую книжку — ст. 65 ТК РФ. В заявлении нужно указать именно причину отсутствия документа; устное объяснение не выполняет требование о письменном обращении. Если трудовой договор заключается впервые, оформление книжки работодателем предусмотрено этой же статьёй отдельно.

После приёма книжки при её ведении учитывайте назначение записей. В неё включают сведения о сотруднике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Также отражают награждения за успехи в работе — ст. 66 ТК РФ. Так при оформлении кадровых событий можно отделить сведения, которые должны попасть в книжку, от остальных сведений о трудовых отношениях.

Например, взыскания в трудовую книжку не вносят. Исключение касается увольнения, когда оно является дисциплинарным взысканием: соответствующая запись относится к прекращению трудового договора. Это правило ст. 66 ТК РФ нужно учитывать и при дальнейшем ведении принятой книжки. Оно не позволяет использовать книжку как перечень всех дисциплинарных решений работодателя.

Если сотрудник хочет отразить работу по совместительству, сведения вносят по месту основной работы. Основанием служит документ, подтверждающий совместительство, а инициатива принадлежит работнику — ст. 66 ТК РФ. При сборе документов для трудоустройства соблюдайте и ограничение ст. 65 ТК РФ: требовать можно документы, предусмотренные Трудовым кодексом и названными в этой статье правовыми актами. Произвольно расширять перечень документов для поступающего на работу нельзя.