По письменному заявлению работодатель выдаёт копии документов о работе, заверяет их и не берёт плату. При увольнении действуют особые сроки. Разобраны справки, сведения о трудовой деятельности и выдача оригинала трудовой книжки для социального страхования.
Коротко
По письменному заявлению работника работодатель выдаёт документы, связанные с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления — ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Копии надлежит заверить и предоставить безвозмездно — ч. 1 ст. 62 ТК РФ. В перечень входят приказы, справки о заработной плате, взносах и периоде работы. Подготовку копий и временную выдачу трудовой книжки для социального страхования следует разделять.
Выберите ситуацию по содержанию заявления. Для внутренней проверки сохраните его текст и отметку о поступлении.
ч. 1 ст. 62 ТК РФ
ч. 1 ст. 62 ТК РФ
ч. 1 ст. 62 ТК РФ; ч. 2 ст. 62 ТК РФ
При проверке ответа работодателя важны сами документы, их заверение и исполнение заявления. Организационная переписка не заменяет выдачу.
Адвокат проверяет содержание запроса и подготовленный ответ, когда кадрового перечня недостаточно для решения.
Заявление адресовано работодателю. Кадровый сотрудник и бухгалтерия могут готовить ответ внутри организации; обязанность выдачи относится к работодателю.
| Участник | Обязанность или право | Норма |
|---|---|---|
| Работник | Подаёт письменное заявление о документах, связанных с работой. В перечне нормы названы копии приказов, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы и другое. | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Работодатель | По письменному заявлению работника обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать документы. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться безвозмездно. | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку | Обязан не позднее трёх рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть её работодателю. Это правило касается книжки, выданной для указанной цели. | ч. 2 ст. 62 ТК РФ |
| Работодатель | Выдаёт трудовую книжку для обязательного социального страхования (обеспечения), за исключением случаев, если в соответствии с Кодексом или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведётся. Не следует смешивать эту передачу с подготовкой копий приказов. | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
Предмет заявления — документы о работе, а не общий доступ ко всему кадровому архиву.
В ч. 1 ст. 62 ТК РФ названы копии приказа о приёме, приказов о переводах и приказа об увольнении, выписки из трудовой книжки и справки о заработной плате, взносах и периоде работы. Выписки выдают, кроме случаев, когда по Кодексу или иному федеральному закону книжка на работника не ведётся. Перечень заканчивается словами «и другое»: существенна связь документов с работой.
Для копий ч. 1 ст. 62 ТК РФ требует надлежащего заверения и безвозмездного предоставления. Поэтому при подготовке ответа полезно отделить найденный документ от готовой к выдаче копии. Отметка «приказ есть в архиве» ещё не показывает, что копия подготовлена и передана работнику.
Оригинал книжки выдают для обязательного социального страхования (обеспечения), кроме случаев, когда по Кодексу или иному федеральному закону она не ведётся, — ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Работник возвращает её в срок по ч. 2 ст. 62 ТК РФ. По ч. 3 ст. 62 ТК РФ сведения о трудовой деятельности предоставляют в порядке ст. 66.1 ТК РФ и ст. 84.1 ТК РФ. Если бумажная книжка не ведётся, по ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ сведения выдают способом из заявления: на надлежаще заверенной бумаге или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью, если она есть у работодателя.
При увольнении действует специальное правило: в день прекращения трудового договора работодатель выдаёт книжку или сведения о трудовой деятельности, а по письменному заявлению — также надлежаще заверенные копии документов о работе по ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Общий срок выдачи по заявлению не заменяет эту обязанность.
Основание подготовки ответа — письменное заявление работника.
Комментарий адвоката Вруцкогоадвокат · рег. № 78/8790
Я сверяю не только перечень, но и вид выдаваемого документа: оригинал, копию или справку. Отдельно проверяю заверение копий и записи о передаче работнику.
Статьи закона, на которых держится тема, — с названиями из официального текста
Официальный текст: Трудовой кодекс Российской Федерации
Содержание заявления определяет, какие кадровые сведения и документы предстоит подготовить.
Запрошен документ о приёме на работу, но вместо копии подготовлена справка о периоде работы. Сверяют предмет заявления и заверение копии: эти документы названы отдельно в ч. 1 ст. 62 ТК РФ.
Заявление касается переводов на другую работу. Проверяют, какие приказы запрошены и включены в выдаваемый перечень, чтобы ответ не ограничился приказом о приёме. Основание выдачи копий — ч. 1 ст. 62 ТК РФ.
Работник запрашивает приказ об увольнении с работы. Для ответа проверяют наличие копии, её соответствие документу и надлежащее заверение. Выдачу копии приказа предусматривает ч. 1 ст. 62 ТК РФ.
Требуется документ со сведениями о заработной плате. При подготовке ответа сопоставляют заявление и справку, отделяя её от копий кадровых приказов. Справка входит в перечень документов по ч. 1 ст. 62 ТК РФ.
Запрошены справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах. Проверяют содержание подготовленных сведений и соответствие запросу; заменять предмет справки кадровым приказом не следует — ч. 1 ст. 62 ТК РФ.
Заявление касается выдачи трудовой книжки для обязательного социального страхования (обеспечения). Применяется исключение для случаев, когда по Кодексу или иному федеральному закону книжка не ведётся, — ч. 1 ст. 62 ТК РФ.
Оригинал, копия и справка решают разные задачи. Подготовьте именно тот вид документа, который соответствует заявлению и правилу выдачи.
| Признак | Копии документов о работе | Трудовая книжка для социального страхования | Норма |
|---|---|---|---|
| Что передают | Надлежаще заверенные копии приказов о приёме, переводах и увольнении; перечень документов связан с работой. | Трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения). | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Условие применения | Письменное заявление работника; копии предоставляются безвозмездно. Расходы на их подготовку не являются платой работника. | Выдача по письменному заявлению, за исключением случаев, если по Кодексу или иному федеральному закону трудовая книжка не ведётся. | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Возврат | Требование возврата в норме адресовано работнику, которому выдали трудовую книжку; его нельзя подменять требованием возврата копий. | Работник обязан вернуть книжку не позднее трёх рабочих дней со дня её получения в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение). | ч. 2 ст. 62 ТК РФ |
| Сведения о трудовой деятельности | Копии приказов и справки перечислены среди документов, связанных с работой. | Сведения о трудовой деятельности у данного работодателя выделены в отдельный порядок; это не временная передача бумажного оригинала. | ч. 1, 3 ст. 62 ТК РФ |
Здесь считают не цену кадровой справки, а объём подготовки и срок исполнения заявления. Рабочий перечень помогает проверить, что передано работнику.
| Что проверяют | Расчёт или правило | Основание |
|---|---|---|
| Плата за копии | Копии документов, связанных с работой, предоставляются безвозмездно. Затраты работодателя на копирование и заверение не превращаются в оплату со стороны работника. | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Предел времени на выдачу | Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Для контроля запишите дату подачи и отметьте рабочие дни; срок относится к выдаче, а не только к началу подготовки. | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Пример: объём запроса | Условно работник запросил 2 копии приказов и 1 справку о периоде работы: 2 + 1 = 3 документа. По правилу безвозмездного предоставления копий плата за 2 копии составляет 2 × 0 ₽ = 0 ₽. Проверять нужно готовность каждого документа. | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Возврат оригинала | Не позднее трёх рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение). Начальную дату возврата не подменяют датой передачи книжки работодателем. | ч. 2 ст. 62 ТК РФ |
Количество документов в примере условное; оно описывает заявление работника, а не установленный законом тариф. Для трудовой книжки действует исключение: выдача для социального страхования не применяется, если по Кодексу или иному федеральному закону книжка на работника не ведётся, — ч. 1 ст. 62 ТК РФ.
Нарушение порядка выдачи документов о работе подпадает под общий состав нарушения трудового законодательства. Повторное аналогичное нарушение влечёт более строгую санкцию.
| Нарушение | Кто отвечает | Санкция | Норма |
|---|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства при выдаче документов о работе | За нарушение отвечают должностные лица; лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица | Предупреждение или административный штраф: на должностных лиц — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей. | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Нарушение трудового законодательства при выдаче документов юридическим лицом | Юридические лица | Предупреждение или административный штраф на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Аналогичное нарушение лицом, ранее подвергнутым административному наказанию по части 1 | При повторном нарушении: должностные лица; лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; юридические лица | На должностных лиц — штраф от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификация от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — штраф от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — штраф от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. | ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ |
Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ применяется, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 этой статьи и статьёй об охране труда: они регулируют допуск к работе, оформление трудового договора, выплаты и охрану труда. Таблица касается нарушения порядка выдачи документов.
адвокат · рег. № 78/8790
В заявлении на кадровые документы я сначала ищу конкретный перечень: какие приказы, какие справки, какой период работы указан. Формулировку «все документы» полезно разобрать до подготовки ответа, чтобы не смешать копии кадровых решений со сведениями бухгалтерии. Основа проверки — связь документов с работой и перечень в ч. 1 ст. 62 ТК РФ, который заканчивается словами «и другое».
Затем я сопоставляю заявление с фактически подготовленными документами. Для копий проверяю надлежащее заверение и безвозмездность по ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Для справок смотрю, отвечает ли содержание на запрос: справка о периоде работы не подменяет справку о заработной плате. Отдельная запись о том, что передано, позволяет обсуждать конкретный недостающий документ.
Если запрошена трудовая книжка для социального страхования, я отделяю передачу оригинала от копирования. Учитываю исключение для случаев, когда по Кодексу или иному федеральному закону книжка не ведётся, — ч. 1 ст. 62 ТК РФ. При разборе возврата сверяю событие, указанное в ч. 2 ст. 62 ТК РФ, а не только запись кадрового сотрудника о выдаче.
Рекомендуемый рабочий маршрут объединяет кадровую и бухгалтерскую подготовку. Он помогает сверить исполнение письменного заявления по каждому документу.
Соберите заявление, исходные документы и запись о передаче. Последняя нужна для внутренней проверки исполнения, а не вместо выдаваемых копий или справок.
| Документ | Зачем | Кто подписывает, форма |
|---|---|---|
| Письменное заявление работника | Определяет запрошенные документы; его подача служит основанием выдачи по ч. 1 ст. 62 ТК РФ. | Работник; письменное заявление. Для проверки сохраните содержание и дату подачи. |
| Копии кадровых приказов | Передают содержание приказов о приёме, переводах на другую работу и увольнении с работы по ч. 1 ст. 62 ТК РФ. | Работодатель обеспечивает надлежащее заверение копий; предоставление безвозмездно. |
| Справки о заработной плате и взносах | Содержат запрошенные сведения о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах по ч. 1 ст. 62 ТК РФ. | Подготовку организует работодатель; подпись и оформление проверяют при подготовке документа. |
| Справка о периоде работы | Подтверждает период работы у данного работодателя; прямо названа в перечне ч. 1 ст. 62 ТК РФ. | Выдаваемая работодателем справка; её содержание сверяют с письменным запросом. |
| Трудовая книжка | Выдаётся для обязательного социального страхования (обеспечения), кроме случаев, если по Кодексу или иному федеральному закону она не ведётся, — ч. 1 ст. 62 ТК РФ. | Передача оригинала; для внутреннего учёта сохраните сведения о выдаче и возврате. |
Различайте сроки выдачи по заявлению, при увольнении и срок судебной защиты.
| Действие | Срок | С какого дня | Норма |
|---|---|---|---|
| Выдача копий документов, связанных с работой | Не позднее трёх рабочих дней | Со дня подачи письменного заявления работника. | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Выдача трудовой книжки для социального страхования | Не позднее трёх рабочих дней | Со дня подачи заявления; кроме случаев, когда по Кодексу или иному федеральному закону книжка не ведётся. | ч. 1 ст. 62 ТК РФ |
| Возврат трудовой книжки работодателю | Не позднее трёх рабочих дней | Со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение). | ч. 2 ст. 62 ТК РФ |
| Сведения о трудовой деятельности в период работы | Не позднее трёх рабочих дней | Со дня подачи заявления; кроме случаев, когда по Кодексу или иному федеральному закону ведётся трудовая книжка. | ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ |
| Книжка или сведения при увольнении; копии документов — по письменному заявлению | В день прекращения трудового договора | День прекращения договора. | ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ |
| Обращение работника в суд по спору о выдаче документов | Три месяца; при уважительных причинах пропуска суд может восстановить срок | Начало срока — день, когда работник узнал или должен был узнать, что его право нарушено. | ч. 1, 5 ст. 392 ТК РФ |
Как адвокат ведёт поручение компании
Правовая помощь компаниям и предпринимателям — кто отвечает за ваше поручение
№ 78/8790 · адвокат
Поручение ведёт адвокат Константин Александрович Вруцкий лично. При обращении обсуждаем задачу компании, необходимые действия и объём сопровождения, который будет закреплён в соглашении.
Адвокатская тайна действует с первого слова, ещё до заключения соглашения: сведения о компании, её сделках и контрагентах не могут быть раскрыты, а адвоката нельзя допросить о том, что он узнал от доверителя.
Ответы различают запрошенные копии, справки и временную передачу оригинала трудовой книжки.
Нужно письменное заявление работника. Работодатель обязан выдать документы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления по ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Для подготовки полезно перечислить конкретные копии и справки, чтобы ответ можно было сверить с запросом.
Да. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться безвозмездно по ч. 1 ст. 62 ТК РФ. При внутренней проверке различайте найденный приказ и готовую заверенную копию: наличие оригинала в архиве ещё не описывает выдачу работнику.
Справки о заработной плате прямо названы в ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Там же указаны справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах и о периоде работы у данного работодателя. Если заявление касается разных сведений, сверяйте подготовленный ответ по каждой позиции.
Нет: в ч. 1 ст. 62 ТК РФ названы также копии приказов о переводах на другую работу и приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки и справки; перечисление заканчивается словами «и другое». Для выписок предусмотрено исключение, если по Кодексу или иному федеральному закону книжка не ведётся.
Копии документов, связанных с работой, предоставляются безвозмездно по ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Подготовка копий и их надлежащее заверение входят в исполнение обязанности работодателя. Внутренний учёт расходов на печать не является основанием включить оплату в ответ на заявление работника.
Работодатель обязан выдать их не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления — ч. 1 ст. 62 ТК РФ. Это срок выдачи документов работнику. Для контроля сохраните дату подачи и перечень переданного: сообщение о том, что запрос передан в бухгалтерию, описывает лишь подготовку ответа.
По ч. 1 ст. 62 ТК РФ книжку выдают в целях обязательного социального страхования (обеспечения), за исключением случаев, если по Кодексу или иному федеральному закону она на работника не ведётся. Передачу оригинала полезно учитывать отдельно от выдачи копий кадровых приказов и справок.
Не позднее трёх рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), — ч. 2 ст. 62 ТК РФ. Начальная дата связана с получением в этом органе. При проверке возврата не подменяйте её датой выдачи книжки работодателем.
После приказов, выписок и справок в ч. 1 ст. 62 ТК РФ указано «и другое». Поэтому проверяйте связь запрошенных документов с работой, а не только совпадение их названий с примерами статьи. Для работодателя полезен рабочий перечень: что запрошено, что подготовлено и что передано.
Нет. По ч. 3 ст. 62 ТК РФ сведения о трудовой деятельности у данного работодателя предоставляются в отдельном порядке. Если по Кодексу или иному федеральному закону книжка не ведётся, ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ требует выдать сведения способом из заявления: на заверенной бумаге либо электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью, если она есть у работодателя. Заявление подают письменно или на электронную почту в порядке работодателя.
Где нужна помощь адвоката и что прочитать дальше по этому вопросу