Обязательно ли делать записи в трудовой книжке

Решая, делать ли записи в трудовой книжке, сначала нужно определить, о каком учёте идёт речь. Статья 66 ТК РФ регулирует ведение самой книжки, а ст. 66.1 ТК РФ — формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Это информация о работе и стаже, которую работодатель представляет для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации. Поэтому отсутствие записи на бумаге и отсутствие сведений о работе — разные вопросы.

По ст. 66 ТК РФ работодатель ведёт трудовую книжку на работника, который проработал у него свыше пяти дней, если эта работа основная. При этом ст. 66.1 ТК РФ прямо связывает внесение записей с тем, ведётся ли на человека трудовая книжка в соответствии с законом. Нельзя только из факта заключения трудового договора сделать вывод, что во всех случаях нужна именно бумажная запись. Для ответа применительно к работнику имеет значение, ведётся ли его книжка.

Если книжка ведётся, предусмотренные законом сведения работодатель вносит в рамках своей обязанности. Статья 66 ТК РФ называет сведения о самом работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении и основаниях прекращения трудового договора. В этот перечень включены также награждения за успехи в работе. Отдельное желание работника не названо условием для отражения этих событий. Например, запись о постоянном переводе нельзя считать необязательной только потому, что работник о ней не просил.

При переводе имеет значение слово «постоянную». Именно такой перевод указан в ст. 66 ТК РФ среди сведений для трудовой книжки. Поэтому прежде чем решать, вносится ли запись, нужно понять характер изменения работы. Нельзя подменять это выяснение общим утверждением, что любое изменение трудовых обязанностей обязательно должно появиться в книжке. Содержание записи должно соответствовать тому событию, которое закон относит к отражаемым в ней сведениям.

Для работы по совместительству ст. 66 ТК РФ устанавливает другое условие: запись делается по желанию работника. Совместительство здесь следует отличать от основной работы, по месту которой и вносят соответствующие сведения. Для оформления этой записи нужен документ, из которого следует, что человек работал по совместительству. Значит, работодатель по основной работе должен учитывать и волю работника, и документальное подтверждение. Само наличие второй работы не превращает такую запись в безусловно обязательную.

Со взысканиями правило обратное: сведения о них в трудовую книжку не включают. Исключение по ст. 66 ТК РФ касается увольнения, которое само является дисциплинарным взысканием. В таком случае отражают прекращение трудовых отношений и его основание. Нельзя переносить в книжку сведения обо всех взысканиях лишь потому, что они связаны с работой. Назначение книжки как документа о трудовой деятельности и стаже не означает, что в ней должна содержаться вся история взаимоотношений с работодателем.

Электронный учёт не сводится к вопросу, делается ли запись в трудовой книжке на бумаге. По ст. 66.1 ТК РФ работодатель формирует основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого работника. Она включает сведения о человеке, месте работы, трудовой функции, постоянных переводах и увольнении с основанием и причиной прекращения договора. Трудовая функция — это то, какую работу выполняет работник. Обязанность формировать эти сведения сформулирована отдельно от правил заполнения бумажной книжки.

Для сопоставления записей работник может получить сведения у работодателя по последнему месту работы за период работы у него. Статья 66.1 ТК РФ допускает бумажный документ, заверенный надлежащим образом, либо электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью при её наличии у работодателя. В заявлении указывают способ получения. Во время работы сведения предоставляют не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Если ошибка обнаружена в электронных сведениях, переданных работодателем для хранения в информационных ресурсах Фонда, ст. 66.1 ТК РФ предусматривает письменное заявление работника. На его основании работодатель обязан исправить неверную информацию или дополнить неполную и представить сведения для хранения. Здесь закон описывает исправление информации, которую работодатель передал для электронного учёта. Его не следует автоматически описывать как порядок исправления бумажной книжки: обязанность делать запись и способ устранения уже допущенной ошибки нужно различать.