Что относится к персональным данным работника

Чтобы понять, что относится к персональным данным сотрудника, нужно установить, можно ли связать сведения с определённым человеком. Прямое указание на него — не единственный вариант: достаточно возможности определить его косвенно. Например, информация о качестве работы относится к персональным данным, если понятно, чья работа оценивается. Основание такого подхода — определение в п. 1 ст. 3 152-ФЗ.

Отсутствие имени в записи ещё не означает, что информация перестала быть персональной. Нужно учитывать, можно ли определить работника по другим сведениям. При обезличивании установить принадлежность данных конкретному человеку становится невозможно без дополнительной информации. Это объясняет, почему при работе с записями о сотрудниках имеет значение не только видимый текст, но и возможность связать его с человеком — п. 9 ст. 3 152-ФЗ.

Работодатель обрабатывает сведения уже тогда, когда собирает или хранит их. Обработка — общее название действий с персональными данными: к ней относятся также запись, уточнение, использование, передача и удаление. Правила действуют и при работе без средств автоматизации. Поэтому вопрос о защите возникает не только при передаче информации посторонним, но и при её обычном хранении у работодателя — п. 3 ст. 3 152-ФЗ.

Принадлежность сведений к персональным данным не даёт работодателю свободы собирать их для любой задачи. Цели обработки ограничены: среди них соблюдение законов, содействие трудоустройству, образованию и продвижению по службе, личная безопасность, контроль количества и качества работы, сохранность имущества. Объём и содержание собираемых сведений работодатель определяет с учётом закона — п. 1 и 2 ст. 86 ТК РФ.

По общему правилу сведения получают у самого сотрудника. Когда получить их возможно только у третьей стороны, работника заранее уведомляют и получают его письменное согласие. Ему сообщают цели, предполагаемые источники и способы получения информации, её характер и последствия отказа дать согласие. Этот порядок помогает сотруднику понять, какие именно сведения о нём собираются получать и зачем — п. 3 ст. 86 ТК РФ.

Для сведений о членстве в общественных объединениях и профсоюзной деятельности действует запрет на получение и обработку с исключениями, предусмотренными законом. Отдельное ограничение установлено для специальных категорий персональных данных. Эти правила нужно учитывать при определении состава информации о работнике — п. 4 и 5 ст. 86 ТК РФ.

Работник вправе сохранять и защищать тайну своих данных. Работодатель обеспечивает их защиту от неправомерного использования и утраты за свой счёт. С документами о порядке обработки, правах и обязанностях в этой области сотрудника и его представителей знакомят под роспись — п. 7–9 ст. 86 ТК РФ.