Как внести пропущенную запись в трудовую книжку

Если в трудовой книжке пропущены сведения о работе, начните с документа, которым работодатель оформил соответствующее событие. Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и предусмотренных Порядком награждениях вносят по приказу, распоряжению или иному решению работодателя. Именно с этим документом нужно сопоставить книжку, чтобы определить, какие сведения остались невнесёнными. Основание такого подхода — п. 9 Порядка, утверждённого приказом № 320н.

Обращаясь к работодателю по поводу пропуска, укажите, о каком событии идёт речь: о работе, постоянном переводе или увольнении. Попросите внести отсутствующие сведения на основании решения, которым событие было оформлено. Это позволит связать обращение с конкретным документом и восстановить нужную запись, а не составлять её по памяти. Точное соответствие тексту приказа предусмотрено п. 9 Порядка.

Если нужно сделать пропущенную запись в трудовой книжке, её содержание нельзя выбирать произвольно. Сначала установите текст соответствующего приказа или распоряжения, затем сопоставьте с ним формулировку для книжки. Когда пропуск касается перевода, речь в п. 9 Порядка идёт именно о переводе на другую постоянную работу. Такое уточнение помогает определить, какое решение работодателя служит основанием записи.

Для обычного внесения записей о работе, постоянном переводе, квалификации и награждениях предусмотрено не позднее 5 рабочих дней. Если пропущено увольнение, установленный момент внесения сведений — день увольнения работника. При обнаружении пропуска эти сроки позволяют понять, когда сведения должны были быть внесены. В обращении можно указать событие и соответствующий приказ: они связывают пропущенную запись с обязанностью работодателя по п. 9 Порядка.

Отсутствие записи отличается от ситуации, когда запись об увольнении или переводе уже внесена и признана недействительной. Во втором случае работник вправе по письменному заявлению получить дубликат там, где внесли неправильную или неточную запись. В дубликат переносят остальные записи, исключая признанную недействительной. Этот порядок предусмотрен п. 30 Порядка; его основание связано с содержанием существующей записи.

Если вопрос касается исправления неправильной или неточной записи, имеет значение судьба работодателя. При реорганизации организации исправление делает её правопреемник. При ликвидации — работодатель по новому месту работы либо по месту работы, где появилась последняя запись в книжке. Для такого исправления нужен соответствующий документ. Эти варианты обращения предусмотрены п. 30 Порядка.

Отдельный случай — неправильная запись у работодателя, который был индивидуальным предпринимателем и прекратил деятельность. Тогда исправление на основании соответствующего документа производит работодатель по новому месту работы или по месту последней записи сведений о работе. После оформления книжку возвращают владельцу. Здесь также применяется п. 30 Порядка, поэтому сначала определите, обнаружен ли пропуск сведений или ошибка в существующей записи.