Как оформить дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна, начните с обращения к работодателю по месту работы, где появилась последняя запись в ней. Именно этому работодателю нужно немедленно сообщить об утрате и подать заявление о выдаче дубликата. Так определяется адресат обращения, даже когда в книжке были записи о работе в нескольких организациях — п. 27 Порядка, утверждённого приказом № 320н.

Получить дубликат трудовой книжки работник должен не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления. Отсчёт связан с подачей заявления, а не с днём, когда обнаружилась потеря. Это рабочие дни: при определении срока выдачи не следует заменять их календарными. Обязанность выдать документ в этот срок возложена на работодателя — п. 27 Порядка.

Для заполнения первой страницы подготовьте паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность. По нему укажут фамилию, имя, отчество при наличии и дату рождения. Проверьте, чтобы имя и отчество были написаны полностью, без инициалов, а дата рождения содержала число, месяц и год. Такие правила оформления титульного листа дубликата закреплены в п. 28 Порядка.

Сведения об образовании вносятся по подтверждающим документам: аттестату, удостоверению или диплому. Для указания профессии либо специальности используются документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или другие надлежаще оформленные документы. Это особенно касается поступления на работу, для которой нужны специальные знания или подготовка. Основания для таких записей определены п. 28 Порядка.

Если до поступления к работодателю, оформляющему дубликат, вы уже работали, подготовьте документальное подтверждение этого стажа. В дубликат включаются сведения об общем стаже до поступления к этому работодателю, подтверждённом документами. Рассказ о прежних местах работы не является таким подтверждением: для записи о стаже нужны документы. Такое условие установлено п. 28 Порядка.

Отдельно в дубликат вносят сведения о работе и награждении или поощрении, которые записывались в трудовую книжку по последнему месту работы. При проверке готового документа различайте эти записи и сведения об общем прежнем стаже. Для них п. 28 Порядка предусматривает отдельные позиции: общий стаж относится к работе до поступления к этому работодателю.

Завершая оформление, проверьте сведения на титульном листе до того, как заверите их своей подписью. Работник подписывает первую страницу после указания даты заполнения. Её также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. Печать организации или кадровой службы ставится при наличии печати. Эти действия завершают заполнение первой страницы по правилам п. 28 Порядка.