Какие отчёты нужно сдавать при приёме работника на работу

Приём на работу сотрудника означает для работодателя обязанность передать сведения о его трудовой деятельности. Основание — подпункт 4 пункта 2 и пункт 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Поэтому на вопрос, какие отчёты сдавать при оформлении трудовых отношений, прежде всего нужно ответить: сообщить о состоявшемся приёме. Работодатель выступает страхователем, то есть лицом, на которое закон возлагает представление сведений о работающем у него человеке. В этом качестве он передаёт информацию для индивидуального учёта, связанного с пенсионными правами и страховым обеспечением работника.

Для сообщения о приёме установлен короткий срок. Подпункт 2 пункта 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ связывает его с изданием приказа, распоряжения, иного документа либо с принятием решения, подтверждающего оформление трудовых отношений. Сведения надо представить не позднее следующего рабочего дня. Значение имеет именно событие, которое названо в законе: документ или решение об оформлении. Поэтому при подготовке отчёта следует установить, чем подтверждён приём конкретного работника и когда этот документ издан либо решение принято. От этой даты определяется срок сообщения.

Адресат сведений о трудовой деятельности указан в пункте 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ: органы Фонда по месту регистрации страхователя. Для работодателя это означает, что сообщение о приёме относится к сведениям, направляемым в Фонд. Сведения, предусмотренные пунктом 8 той же статьи, передаются налоговым органам. Разделение адресатов имеет практическое значение: информация о трудовом событии и информация о заработке предусмотрены разными положениями, хотя обе относятся к работающему человеку. При подготовке документов нужно различать эти обязанности и содержание каждой из них.

В пункте 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ перечислены сведения о каждом работающем лице. Среди них — страховой номер индивидуального лицевого счёта, фамилия, имя и отчество, периоды работы и сведения о трудовой деятельности. Этот перечень помогает определить, какие данные сотрудника нужны работодателю для исполнения обязанности по представлению информации. При подготовке сообщения о приёме разделите сведения по видам и проверьте срок подачи каждого: сроки для отдельных видов информации установлены в других пунктах этой статьи. Их следует соотносить с конкретным видом сведений.

Отдельный вопрос — отчётность о доходе работника. Пункт 8 ст. 11 Закона № 27-ФЗ предусматривает сведения о сумме заработка, включая заработок, на который начислялись страховые взносы, и о сумме начисленных взносов. Этот пункт отсылает к законодательству о налогах и сборах. Указанный в пункте 5 срок сообщения о приёме относится к сведениям о трудовой деятельности. Распространять его на сведения о заработке только потому, что сотрудника приняли на работу, оснований в тексте статьи нет. Для этих обязанностей нужно сохранять различие между предметом сообщения и правилами его представления.

Сроки иных кадровых событий также отличаются от срока сообщения о приёме. Например, подпункт 1 пункта 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ предусматривает для перевода на другую постоянную работу представление сведений не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем оформления перевода. Использовать этот срок для нового сотрудника нельзя: приём прямо отнесён к другому правилу. Работодателю нужно сначала определить, какое событие оформлено, а затем выбрать соответствующее ему положение статьи. Общее название отчётности о трудовой деятельности не делает сроки для всех событий одинаковыми.

Если человек привлекается по договору гражданско-правового характера, то есть для выполнения работ или оказания услуг по такому договору, действует отдельное правило. Пункт 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ требует сообщать сведения о договоре не позднее рабочего дня после его заключения, а при прекращении — не позднее рабочего дня после прекращения. Пункт 2 предусматривает даты, иные реквизиты договора и периоды выполнения работ или оказания услуг. Поэтому перед подготовкой сообщения следует определить, оформлен ли трудовой приём или заключён такой договор: в статье для них предусмотрены разные основания представления сведений.

Практически подготовка отчётности начинается с документа, подтверждающего оформление отношений, и данных самого сотрудника. Затем работодатель определяет вид сведений, адресата и применимый срок по ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Конкретную форму сообщения о приёме уточните в органе Фонда по месту регистрации работодателя. Чтобы составить полный перечень отчётов, отдельно проверьте обязанности работодателя с учётом его деятельности и видов передаваемых сведений. Для ответа о приёме основным остаётся сообщение о трудовой деятельности.