Нужно ли издавать приказ при смене фамилии работника

Если вопрос о приказе возник из-за необходимости исправить фамилию в трудовой книжке, начать нужно с документов работника. Основание для изменения записи — паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака, о перемене имени либо другой подтверждающий документ. Именно с ними п. 7 порядка ведения трудовых книжек связывает внесение новых сведений. Для этой записи издавать приказ о смене фамилии не требуется.

Выбор документа связан с тем, почему изменилась фамилия. Например, после регистрации брака сведения могут подтверждаться свидетельством о регистрации брака. Среди оснований в п. 7 также названы свидетельства о рождении и о расторжении брака. Не нужно собирать все перечисленные свидетельства одновременно: для оформления изменения нужны документы, подтверждающие новые сведения конкретного работника. Приказ работодателя не является документом, удостоверяющим регистрацию брака или перемену имени.

Новую фамилию указывают на первой странице трудовой книжки — её титульном листе. Прежнюю фамилию зачёркивают одной чертой и записывают новую. Такой способ позволяет сохранить прежние сведения и показать их изменение. Пункт 7 предусматривает исправление именно записи на титульном листе; переносить фамилию вместо этого в раздел записей о работе не нужно. При заполнении книжки ориентируются на новые данные в подтверждающих документах.

Отдельно оформляют ссылку на документ, по которому изменили фамилию. Её место — внутренняя сторона обложки трудовой книжки. Указывают номер документа, его дату и выдавший орган. Эти реквизиты связывают исправление с конкретным основанием, например со свидетельством о регистрации брака. Ссылка на кадровый приказ вместо реквизитов подтверждающего документа не соответствует способу оформления, предусмотренному п. 7.

Подпись под ссылкой на документ о новой фамилии ставит работодатель либо лицо, которому он специально поручил такое заверение. Кроме подписи используется печать организации либо кадровой службы, если печать имеется. Поэтому сотруднику, который оформляет смену фамилии, нужно учитывать и содержание записи, и её заверение. Исправленная фамилия на титульном листе и оформленная ссылка на обложке выполняют разные задачи: первая показывает актуальные сведения, вторая объясняет документальное основание изменения.

Если работник одновременно меняет другие личные сведения, п. 7 охватывает также имя, отчество и дату рождения. Для них предусмотрен тот же способ изменения записей с опорой на подтверждающие документы. При этом ответ о ненужности приказа относится к оформлению трудовой книжки. Когда обсуждают смену фамилии работника, полезно сразу уточнить, какую именно запись требуется обновить: описанное правило касается титульного листа и ссылки на внутренней стороне обложки.