Как Трудовой кодекс определяет электронный документооборот

Если работодатель предлагает перейти на электронный кадровый документооборот, речь идёт об оформлении связанных с работой документов в электронном виде. Определение охватывает четыре действия: создание, подписание, использование и хранение. Оно относится и к работодателю, и к работнику, и к человеку, который ещё только поступает на работу. Именно такое содержание закреплено в ст. 22.1 ТК РФ: электронная форма сопровождает документ на разных этапах его обращения.

Нужно ли каждый электронный документ распечатывать и подписывать ещё раз? По общему правилу бумажное дублирование не требуется: это один из признаков определения. При этом закон сохраняет исключения. Поэтому при решении вопроса о форме конкретного кадрового документа сначала учитывают его назначение. Для документов, исключённых из этого порядка, нельзя обосновывать отказ от бумаги общим определением электронного документооборота — ст. 22.1 ТК РФ.

Какие документы можно оформлять в таком порядке? Правила охватывают документы, для которых трудовое законодательство и другие акты с нормами трудового права предусматривают бумажную форму либо письменное ознакомление работника или поступающего на работу человека. Сюда относится и ознакомление под роспись. То есть электронный документооборот применяется к документам, с которыми закон связывает письменное оформление или подтверждение ознакомления, с учётом установленных исключений — ст. 22.1 ТК РФ.

Отдельно выделены трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности. Также из этого порядка исключены акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ или распоряжение об увольнении, документы о прохождении инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником. Если вопрос касается одного из этих документов, правила рассматриваемого электронного документооборота к нему не применяются. Перечень исключений закреплён в ст. 22.1 ТК РФ.

Где работник получает и подписывает документы? Работодатель может использовать Единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» либо свою информационную систему. Собственная система должна обеспечивать подписание по требованиям Трудового кодекса, хранение документа и фиксацию его получения сторонами. Работник или соискатель взаимодействует через ту систему, которую работодатель применяет для электронного документооборота. Доступ к платформе «Работа в России» предусмотрен в том числе через единый портал государственных и муниципальных услуг — ст. 22.1 ТК РФ.

Кто оплачивает электронное оформление? Расходы на создание и эксплуатацию информационной системы работодателя, а также на создание, использование и хранение электронных документов несёт работодатель. При подготовке документов применяются единые требования к их составу и форматам. Для организации обмена это означает, что нужно обеспечить не только возможность прочитать файл, но и предусмотренные законом подписание, хранение и подтверждение получения. Эти требования и распределение расходов закрепляет ст. 22.1 ТК РФ.