Когда нужно сдавать сведения о трудовой деятельности

Работодателю нужно сначала определить, какое событие произошло с работником. Для сведений о трудовой деятельности установлены две основные группы сроков: следующий рабочий день и 25-е число следующего месяца. Выбирать между ними нужно по виду кадрового события, а не по удобству подготовки отчётности. Сведения направляют в органы Фонда по месту регистрации работодателя как страхователя — лица, обязанного представлять отчётность о работниках. Основание — п. 1 и 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Если вы приняли работника или оформили его увольнение, отсчёт связан с изданием приказа, другого документа либо принятием решения, подтверждающего оформление или прекращение трудовых отношений. Крайний срок наступает на следующий рабочий день после этого события. Ожидать окончания месяца для такой подачи нельзя: приём и увольнение относятся к случаям оперативного представления сведений по подп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

При приостановлении действия трудового договора и его последующем возобновлении сведения тоже нужно направлять оперативно. Для каждого из этих событий срок считают от соответствующего приказа, документа или решения. Передать сведения следует не позднее следующего рабочего дня. Это правило касается приостановления и возобновления договора в случаях, указанных в подп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Если работника переводят на другую постоянную работу, ориентир иной: сведения должны поступить не позднее 25-го числа месяца после месяца оформления перевода. Учитывается месяц издания приказа, другого подтверждающего документа или принятия решения. Не переносите сюда правило о следующем рабочем дне, установленное для приёма и увольнения. Срок постоянного перевода закреплён в подп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Работник может подать заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. Для отчётности по этому заявлению также действует срок до 25-го числа следующего месяца. Здесь отправная точка — месяц подачи соответствующего заявления работником. Сопоставьте его с датами кадровых документов: заявление и перевод имеют одинаковую предельную дату подачи, но разные основания её расчёта — подп. 1 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Отдельно решается вопрос выдачи сведений самому работнику по его обращению. Сведения за указанные им отчётные периоды работодатель передаёт не позднее трёх календарных дней со дня обращения. Этот срок считают в календарных днях; он относится к передаче работнику, тогда как сроки кадровых событий регулируют представление отчётности. Для выдачи по обращению применяется п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.