Как написать должностную инструкцию

Должностная инструкция описывает работу, поручаемую сотруднику по его должности. Чтобы написать её по существу, сначала определите трудовую функцию — то есть какую именно работу человек должен выполнять. По ст. 57 ТК РФ это обязательное условие трудового договора. Закон связывает функцию с работой по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации либо с конкретным видом поручаемой работы. Поэтому отправной точкой служит содержание договора, а не название будущей инструкции.

Выпишите из договора формулировку трудовой функции и сопоставьте её с планируемыми обязанностями. Каждое положение проекта должно пояснять, из чего состоит порученная работа. Например, вместо общей фразы об исполнении обязанностей лучше назвать конкретные действия, составляющие эту функцию. Сама ст. 57 ТК РФ не даёт универсального перечня таких действий: их содержание определяется работой, которую стороны закрепляют в договоре. Не стоит заполнять инструкцию отвлечёнными требованиями, из которых сотруднику непонятно, что именно ему поручено.

Удобно разделить проект на описание должности, требования к квалификации и содержание работы. Это способ организовать текст, а не обязательная форма, установленная приведёнными статьями. В части о должности используйте обозначение, соответствующее трудовому договору и штатному расписанию. В части об обязанностях раскройте конкретный вид работы. Требования к квалификации связывайте с этой работой. Если раздел не помогает понять трудовую функцию или применимые к ней требования, проверьте, нужен ли он в проекте.

Особое внимание уделите должностям, профессиям и специальностям, с которыми закон связывает компенсации, льготы либо ограничения. Для них ст. 57 ТК РФ предусматривает соответствие наименований и квалификационных требований квалификационным справочникам или соответствующим положениям профессиональных стандартов. Это условие нельзя превращать в утверждение, что любой текст инструкции всегда должен дословно воспроизводить профессиональный стандарт. Сначала нужно установить, относится ли описываемая работа к указанному в статье случаю, а затем сверить наименование и требования.

Правовой статус инструкции зависит от того, как оформлен документ. Если работодатель принимает её как локальный нормативный акт, то есть внутренний документ с нормами трудового права, действует ст. 8 ТК РФ. Она допускает принятие таких актов в пределах компетенции работодателя и требует их соответствия трудовому законодательству, коллективным договорам и соглашениям. В самой статье предусмотрено исключение для работодателей — физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Поэтому правила о локальных актах нельзя автоматически переносить на любого работодателя.

Другой вопрос — оформление условий самого трудового договора. Статья 57 ТК РФ позволяет включать дополнительные условия, которые не ухудшают положение работника, в том числе уточнять его права и обязанности применительно к условиям работы. Если обязательное условие было пропущено при заключении договора, статья предусматривает его дополнение: недостающие условия определяются приложением к договору либо отдельным письменным соглашением сторон. Это основание для оформления пропуска в договоре; одного названия «должностная инструкция» недостаточно, чтобы считать обязательное условие согласованным.

Не смешивайте описание обязанностей с остальными обязательными условиями договора. Статья 57 ТК РФ отдельно называет, в частности, место работы, условия оплаты труда и условия труда на рабочем месте. Подробная инструкция о содержании работы не отменяет требования включить обязательные условия в трудовой договор. Если при подготовке проекта обнаружился пробел, исправляйте именно договор способом, предусмотренным этой статьёй. Недостающие сведения внесите в текст договора, а недостающие условия оформите приложением к нему либо отдельным письменным соглашением сторон.

При принятии инструкции как локального акта проверьте правила участия представительного органа работников, если он имеется. По ст. 8 ТК РФ его мнение учитывается в случаях, предусмотренных законом, коллективным договором или соглашениями. Кроме того, коллективный договор либо соглашения могут предусматривать принятие акта по согласованию с этим органом. Чтобы выбрать процедуру принятия инструкции, проверьте применимые к работодателю правила: требуется ли учёт мнения представительного органа или согласование с ним.

Завершите подготовку сопоставлением проекта с договором и применимыми правилами. Проверьте, понятны ли обязанности, соответствует ли название должности требованиям ст. 57 ТК РФ и не ухудшают ли положения локального акта положение сотрудника. По ст. 8 ТК РФ ухудшающие нормы не применяются. Это означает, что даже подробный и аккуратно составленный документ не делает допустимым условие, противоречащее установленным гарантиям. Содержание инструкции должно оставаться в пределах тех требований, которые закон предъявляет к выбранному способу её оформления.