КЭДО — создание, подписание и хранение кадровых документов в электронной форме. Здесь разобраны переход компании на этот порядок, согласие работника, выбор подписи и отличие электронного заявления об увольнении от приказа работодателя.
Коротко
КЭДО в организации позволяет оформлять документы электронно без бумажного дублирования, с исключениями по ст. 22.1 ТК РФ. Нужны локальный акт и письменное согласие работника; согласие не требуется от принятых после 31 декабря 2021 года без стажа на эту дату по ст. 22.2 ТК РФ. Заявление об увольнении можно подписать в системе работодателя усиленной подписью по ст. 22.3 ТК РФ, но приказ об увольнении выведен из этого режима по ст. 22.1 ТК РФ.
Начните с документа, который уже отправлен или должен быть подписан: для заявления и приказа действуют разные правила.
ст. 22.3 ТК РФ, ст. 22.1 ТК РФ
ст. 22.2 ТК РФ
ст. 22.3 ТК РФ
Кнопка отправки, учётная запись и электронная подпись выполняют разные задачи. Проверьте, какую именно операцию подтверждает система.
Юридическая проверка нужна до включения спорного документа в электронный маршрут, а при конфликте — по сохранённым файлам и журналам.
Поставщик программы обеспечивает технический продукт, но решение о переходе, уведомления и расходы закон возлагает на работодателя.
| Участник | Обязанность или право | Норма |
|---|---|---|
| Работодатель | Принимает решение о КЭДО, утверждает локальный акт и порядок, уведомляет персонал. Оплачивает создание и эксплуатацию системы, электронные документы, получение отсутствующей подписи работника и её использование. | ч. 9 ст. 22.1 ТК РФ, ч. 1–4, 12 ст. 22.2 ТК РФ |
| Работник со стажем на установленную законом дату | Даёт письменное согласие на переход либо сохраняет бумажное взаимодействие при отсутствии согласия. Может согласиться позднее и использовать ранее самостоятельно полученную усиленную квалифицированную подпись. | ч. 5, 9, 13 ст. 22.2 ТК РФ |
| Лицо без стажа на установленную законом дату | Если принят после 31 декабря 2021 года и на эту дату не имел трудового стажа, согласие на КЭДО не требуется. Работодатель всё равно обязан сообщить принимаемому лицу об электронном документообороте. | ч. 6, 7 ст. 22.2 ТК РФ |
| Выборный орган первичной организации профсоюза | Его мнение учитывается при принятии локального акта о введении КЭДО и утверждении порядка электронного документооборота. Самостоятельно заменять это участие согласием отдельных сотрудников нельзя. | ч. 2, 3 ст. 22.2 ТК РФ |
| Сотрудник, направляющий заявление | Использует применяемую работодателем систему или платформу «Работа в России». Допустимый вид подписи определяется системой и документом; для заявления об увольнении в системе работодателя нужна усиленная подпись. | ч. 4, 7, 8 ст. 22.3 ТК РФ |
Электронный кадровый документооборот охватывает не только пересылку, но и создание, подпись, использование и хранение документа.
КЭДО по ТК РФ — установленный порядок обращения связанных с работой электронных документов, для которых трудовым законодательством предусмотрена бумажная форма или письменное ознакомление. Система работодателя должна поддерживать подпись, хранение и фиксацию получения сторонами. Другой допустимый путь — платформа «Работа в России», если работодатель применяет её для КЭДО; обычную почтовую переписку нельзя автоматически приравнять к этим системам по ст. 22.1 ТК РФ.
Локальный акт определяет, какие документы и категории работников переводятся в электронный режим. Письменное согласие требуется по общему правилу; исключение касается принятых после 31 декабря 2021 года без стажа на эту дату по ст. 22.2 ТК РФ. Отказавшемуся сотруднику, для которого согласие обязательно, работодатель предоставляет связанные с работой заверенные документы на бумаге по ст. 22.2 ТК РФ.
КЭДО увольнение: подача заявления, его отзыв и оформление приказа подчиняются разным правилам. В системе работодателя заявление и отзыв допускают усиленные подписи по ст. 22.3 ТК РФ, а приказ об увольнении исключён из режима КЭДО по ст. 22.1 ТК РФ. Так же отдельно остаются трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности и подтверждения инструктажей по охране труда по ст. 22.1 ТК РФ.
Письменное согласие и отсутствие ответа имеют разное правовое значение.
Комментарий адвоката Вруцкогоадвокат · рег. № 78/8790
Я проверяю отдельно уведомление и волеизъявление сотрудника: выданный доступ не заменяет согласие по ст. 22.2 ТК РФ. Исключение относится к принятым после 31 декабря 2021 года без трудового стажа на эту дату по ст. 22.2 ТК РФ. Поэтому до запуска я сопоставляю сведения о стаже с перечнем работников, переводимых на КЭДО.
Статьи закона, на которых держится тема, — с названиями из официального текста
Официальный текст: Трудовой кодекс Российской Федерации
Предмет проверки зависит от того, где прервалась цепочка: переход, подпись, отправка или сохранение документа.
Система уже работает, но её название, перечень документов или дата перехода не закреплены. Проверяются акт о введении и порядок взаимодействия, а также уведомление сотрудников по ст. 22.2 ТК РФ.
Компания связывает отказ с увольнением либо прекращает выдавать бумажные документы. Проверяются необходимость согласия и обязанность сохранять бумажное взаимодействие для несогласившегося работника по ст. 22.2 ТК РФ.
Документ подписан в системе компании, но вид подписи или соглашение о её проверке вызывают вопросы. Требования к подписи работодателя и допустимым усиленным подписям работника различаются по ст. 22.3 ТК РФ.
Возникает спор о том, что направлено и когда считается полученным. Проверяются подписанный файл, применяемая система и дата отправки; получение определяется следующим рабочим днём по ст. 22.3 ТК РФ.
Ознакомление с файлом выдают за подтверждение прохождения инструктажа. Документы об инструктажах исключены из режима КЭДО; проверка отделяет их от иных связанных с работой электронных документов по ст. 22.1 ТК РФ.
Сотруднику предлагают оплатить подпись, а система сохраняет только экранную карточку. Проверяются обязанности работодателя по расходам, хранению электронного документа и фиксации его получения по ст. 22.1 ТК РФ, ст. 22.2 ТК РФ.
Переход на электронное взаимодействие требует письменного согласия работника, кроме установленного законом исключения, по ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК РФ.
| Нарушение | Кто отвечает | Санкция | Норма |
|---|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства при электронном кадровом документообороте | За нарушения при введении и использовании КЭДО — должностное лицо, юридическое лицо либо лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. | За нарушение при работе с кадровыми электронными документами возможно предупреждение. При назначении штрафа юридическому лицу сумма составляет 30 000–50 000 рублей, должностному лицу или лицу, осуществляющему предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — 1 000–5 000 рублей. Это общее правило действует, если иное не предусмотрено ч. 3, 4, 6 ст. 5.27 КоАП РФ и специальной нормой об охране труда. | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
Отдельного штрафа за нарушения при ведении КЭДО закон не устанавливает. Общая ответственность за нарушение трудового законодательства предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. При отсутствии требуемого согласия работодатель обязан безвозмездно предоставлять надлежаще заверенные бумажные документы по ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ; расходы на получение отсутствующей подписи и её использование несёт работодатель по ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ. Информационная система работодателя должна обеспечивать подписание, хранение электронного документа и фиксацию его получения сторонами по ч. 5 ст. 22.1 ТК РФ.
адвокат · рег. № 78/8790
Я начинаю проверку КЭДО с конкретного файла, а не с демонстрации кабинета. Сопоставляю вид документа, систему, подпись каждой стороны и запись о направлении. Для трудового договора в системе работодателя предусмотрена усиленная квалифицированная подпись работодателя и допустимая усиленная подпись сотрудника по ст. 22.3 ТК РФ. Затем проверяю, как система хранит документ и фиксирует получение, поскольку эти функции прямо названы в ст. 22.1 ТК РФ.
При споре об увольнении я разделяю заявление работника и приказ компании. Заявление и отзыв могут подписываться усиленными подписями в системе работодателя по ст. 22.3 ТК РФ, но электронный маршрут не распространяет этот режим на приказ об увольнении по ст. 22.1 ТК РФ. Сохранённый скриншот полезен для разбора интерфейса, однако я запрашиваю также сам файл и сведения о подписи и отправке.
До перевода персонала я проверяю, у кого согласие обязательно, и как компания взаимодействует с отказавшимися сотрудниками. По ст. 22.2 ТК РФ отсутствие требуемого согласия означает отказ, а не принятие условий по умолчанию. Поэтому я сверяю локальный акт, уведомления и согласия как отдельные документы, не подменяя их списком активных учётных записей.
Маршрут запуска строится от перечня кадровых документов к системе и сотрудникам. Возможности программы проверяются по выбранному правовому порядку.
Для разбора КЭДО соберите не только кадровый файл, но и документы, объясняющие, почему он оформлялся именно в этой системе.
| Документ | Зачем | Кто подписывает, форма |
|---|---|---|
| Локальный акт о введении КЭДО | Определяет систему, документы, категории работников, уведомление и дату перехода по ст. 22.2 ТК РФ. | Принимается работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. |
| Порядок электронного документооборота | Описывает взаимодействие, может устанавливать сроки подписания и ознакомления с учётом рабочего времени по ст. 22.2 ТК РФ. | Утверждается работодателем с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. |
| Уведомление и письменное согласие | Разделяют извещение о переходе и решение сотрудника; согласие не требуется только в установленном исключении по ст. 22.2 ТК РФ. | Работодатель уведомляет, работник даёт письменное согласие, когда оно требуется. |
| Соглашение о проверке подписи | Определяет проверку неквалифицированной подписи, если выбран вариант с соглашением; для допустимой простой подписи работника — идентификацию и конфиденциальность ключа по ст. 22.3 ТК РФ. | Соглашение сторон трудового договора; содержание зависит от выбранного вида подписи. |
| Подписанный файл и сведения об отправке | Позволяют проверить документ, применённую подпись и движение заявления по ст. 22.3 ТК РФ, хранение и получение по ст. 22.1 ТК РФ. | Электронный документ с подписью соответствующей стороны; записи системы сохраняются для проверки. |
Дата открытия кабинета не заменяет дату введения КЭДО. Уведомление, отправка и получение документа отмечаются отдельно.
| Действие | Срок | С какого дня | Норма |
|---|---|---|---|
| Ввести КЭДО | Не ранее дня истечения срока уведомления. | Дата устанавливается в локальном акте о введении. | ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ |
| Подписать документ или ознакомиться | Порядок может определять сроки и периодичность с учётом рабочего времени. | По правилам, утверждённым для электронного взаимодействия. | ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ |
| Получить электронное заявление работника | Следующий рабочий день после направления предусмотренным способом. | После отправки через применяемую работодателем систему или платформу. | ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ |
Как адвокат ведёт поручение компании
Правовая помощь компаниям и предпринимателям — кто отвечает за ваше поручение
№ 78/8790 · адвокат
Поручение ведёт адвокат Константин Александрович Вруцкий лично. При обращении обсуждаем задачу компании, необходимые действия и объём сопровождения, который будет закреплён в соглашении.
Адвокатская тайна действует с первого слова, ещё до заключения соглашения: сведения о компании, её сделках и контрагентах не могут быть раскрыты, а адвоката нельзя допросить о том, что он узнал от доверителя.
Ответ зависит от системы, вида документа и того, требуется ли согласие конкретного работника.
Заявление и его отзыв допускаются в системе работодателя с усиленной подписью по ст. 22.3 ТК РФ. Приказ об увольнении исключён из режима КЭДО по ст. 22.1 ТК РФ. Электронная подача заявления не переводит в этот режим все документы увольнения.
В системе работодателя нужна усиленная квалифицированная либо допустимая усиленная неквалифицированная подпись по ст. 22.3 ТК РФ. Если проверка неквалифицированной подписи определяется соглашением сторон, проверьте его. Простая подпись для этого заявления в системе компании не предусмотрена.
Заявление через применяемую работодателем систему или платформу «Работа в России» считается полученным на следующий рабочий день после направления по ст. 22.3 ТК РФ. Сохраните время отправки и подписанный файл; для проверки существенен способ направления.
В системе работодателя — нет: работодателю нужна усиленная квалифицированная подпись, работнику — допустимая усиленная подпись по ст. 22.3 ТК РФ. Для платформы «Работа в России» предусмотрены другие варианты, включая простую подпись работника с ключом, полученным при личной явке.
Введение КЭДО основано на локальном акте работодателя по ст. 22.2 ТК РФ. Соглашение о проверке подписи по ст. 22.3 ТК РФ решает другую задачу. Акт о переходе, порядок работы системы и требуемое согласие сотрудника проверяются отдельно.
Общее правило — письменное согласие. Исключение касается принятых после 31 декабря 2021 года без трудового стажа на эту дату по ст. 22.2 ТК РФ. Для остальных отсутствие согласия означает отказ от электронного взаимодействия, а не принятие условий.
Выданная учётная запись не заменяет письменного согласия. Доступ к системе при необходимости определяется локальным актом, а согласие на переход регулируется отдельно по ст. 22.2 ТК РФ. Сотрудник вправе согласиться позднее.
Получение отсутствующей подписи работника и её использование оплачивает работодатель по ст. 22.2 ТК РФ. На нём также расходы на систему и электронные документы по ст. 22.1 ТК РФ. Ранее самостоятельно полученную усиленную квалифицированную подпись работник вправе использовать по ст. 22.2 ТК РФ.
Подтверждения прохождения инструктажей, в том числе лично подписываемые работником, исключены из режима КЭДО по ст. 22.1 ТК РФ. Размещение файла в программе не отменяет исключение. Ознакомление с инструкцией и подтверждение инструктажа различаются.
Название раздела не определяет вид подписи. Для договора и заявления об увольнении в системе работодателя работнику нужна усиленная подпись по ст. 22.3 ТК РФ. Различайте неквалифицированную подпись с проверкой по соглашению сторон и подпись из инфраструктуры электронного правительства.
Платформа используется для взаимодействия при условии её применения работодателем для КЭДО по ст. 22.1 ТК РФ. Компания может выбрать собственную информационную систему. Необходимость согласия конкретного сотрудника определяется по ст. 22.2 ТК РФ.
Если согласие требуется и не дано, работодатель предоставляет связанные с работой документы на бумаге, надлежаще заверенные, без взимания платы по ст. 22.2 ТК РФ. Отсутствие электронной подписи не является основанием для увольнения по ст. 22.2 ТК РФ.
Где нужна помощь адвоката и что прочитать дальше по этому вопросу