Как написать характеристику на работника

Начните подготовку характеристики с вопроса о её получателе и цели. Это поможет выбрать сведения о работнике, которые относятся к обращению, и избежать лишних подробностей. Если работодатель направляет документ третьей стороне, учитывайте письменное согласие сотрудника на передачу персональных данных. Исключения связаны с предупреждением угрозы жизни и здоровью работника и другими предусмотренными законом случаями — ст. 88 ТК РФ.

Для самого текста удобно сначала обозначить, о каком сотруднике идёт речь и какую работу он выполняет. Затем можно описать его трудовые задачи и конкретные результаты. Сведения о приёме, переводах и периоде работы сопоставьте с соответствующими кадровыми документами. Такой порядок помогает написать понятную характеристику и отделить проверяемые факты от оценочных суждений. Документы, связанные с работой, перечислены в ст. 62 ТК РФ.

Если вы хотите отметить деловые качества сотрудника, поясните, в чём они проявлялись при выполнении работы. Вместо общей похвалы подберите конкретное описание его действий. Не включайте сведения о личной жизни ради объёма или убедительности текста: при передаче характеристики речь идёт о персональных данных, для которых нужно определить цель использования. Получателя работодатель обязан предупредить об использовании сведений только в этой цели и потребовать подтверждения соблюдения правила — ст. 88 ТК РФ.

При подготовке характеристики внутри организации также учитывайте круг лиц, которым доступны сведения о сотруднике. Передачу персональных данных внутри организации проводят по локальному нормативному акту, с которым работника знакомят под роспись. Доступ получают специально уполномоченные лица и только к информации, необходимой для их конкретных функций. Поручая составление текста, соотнесите объём передаваемых сведений с задачей составителя — ст. 88 ТК РФ.

Работнику, который запрашивает документы для подготовки характеристики, стоит письменно обозначить, какие сведения о работе ему нужны. Работодатель выдаёт связанные с работой документы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Копии должны быть надлежащим образом заверены; плата за их предоставление не взимается. Этот порядок касается выдачи рабочих документов и их копий по ст. 62 ТК РФ. Составление оценочного текста характеристики и получение копий лучше обозначить в обращении раздельно.

Перед отправкой перечитайте характеристику с учётом выбранной цели: все ли сведения относятся к работе сотрудника, понятны ли основания оценок, определён ли получатель. Отдельно проверьте обращения к сведениям о здоровье. Работодатель вправе запрашивать только те из них, которые относятся к возможности выполнения трудовой функции. Для характеристики не собирайте медицинские подробности, не связанные с этой задачей, — ст. 88 ТК РФ.