Сколько хранится личное дело сотрудника

Чтобы определить, сколько лет хранится личное дело работника, сначала нужно установить дату окончания делопроизводства по его документам. Это завершение работы с ними. Именно такую дату использует ст. 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Вопрос нельзя решить только по дате приёма сотрудника или по тому, как давно он уволился: в общей норме граница проведена по завершению делопроизводства.

Для документов по личному составу, работа с которыми закончена до 1 января 2003 года, часть 1 ст. 22.1 устанавливает хранение в течение 75 лет. Если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года, часть 2 этой статьи предусматривает 50 лет. Поэтому для личных дел сотрудников в организации нельзя выбрать единый срок без учёта того, к какой группе относятся документы. Само нахождение дел у одного работодателя не устраняет различие между этими группами.

После увольнения личное дело сотрудника не утрачивает значения для хранения. Однако формулировка «50 лет после увольнения» не передаёт содержание общей нормы точно: части 1 и 2 ст. 22.1 говорят о документах, законченных делопроизводством. Сопоставлять с установленной законом датой нужно завершение работы с документами, а не автоматически день прекращения трудовых отношений. В этих частях статьи увольнение не названо самостоятельным основанием для выбора между сроками.

Есть и исключение из общего деления на 50 и 75 лет. По части 4 ст. 22.1 оно не применяется к документам, для которых действующие перечни архивных документов устанавливают иной срок. Значит, прежде чем считать срок для конкретного состава личного дела, нужно учесть, предусмотрено ли такое исключение для входящих в него документов. Название папки «личное дело» само по себе ещё не отвечает на вопрос о применимости специального срока.

Отдельное правило часть 5 ст. 22.1 устанавливает для документов о прохождении государственной службы, которая не является государственной гражданской службой. Они хранятся в государственных органах, где граждане проходили эту службу, 75 лет после её прекращения. По окончании срока проводится экспертиза ценности документов — оценка их значения для дальнейшего хранения. Здесь закон прямо связывает срок с прекращением службы; переносить эту формулировку на обычное увольнение работника нельзя.

Наконец, истечение общего срока не во всех случаях завершает вопрос о судьбе документов. Часть 3 ст. 22.1 предусматривает экспертизу ценности для документов по личному составу, возникших в деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Речь идёт об организациях и иных источниках, от которых архивы получают документы. Для таких документов после истечения сроков из частей 1 и 2 предусмотрен этап оценки, а не вывод об уничтожении только потому, что указанные годы уже прошли.