Что делать работодателю, если сотрудник сменил фамилию

Если сотрудник сменил фамилию, работодателю нужно начать с трудового договора. Найдите в нём сведения о работнике и сопоставьте их с актуальным документом, удостоверяющим личность. Статья 57 ТК РФ относит к содержанию договора фамилию, имя и отчество работника, а также сведения о таком документе. Практическая задача кадровика — привести личные сведения в соответствие с документом сотрудника, сохранив ясность, с кем заключён договор.

Проверяйте не только написание новой фамилии. Если изменились реквизиты документа, удостоверяющего личность, при обновлении договора учитывайте и их. Это два связанных, но разных вида сведений: имя стороны договора и данные документа, по которому её можно установить. Оба названы в ст. 57 ТК РФ, поэтому работу с фамилией удобно начинать с сопоставления этих записей.

Новая фамилия не меняет содержание порученной сотруднику работы. В договоре различаются сведения о человеке и согласованные условия его труда. Например, трудовая функция описывает работу по должности, профессии, специальности либо конкретный вид поручаемой работы. Фамилия же указывает, кто эту работу выполняет. Такое разграничение следует из перечней сведений и обязательных условий в ст. 57 ТК РФ.

По той же причине не связывайте обновление фамилии с пересмотром зарплаты или рабочего режима. Размер оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты относятся к условиям оплаты труда. Режим рабочего времени и отдыха включается в договор, если у сотрудника он отличается от общих правил работодателя. При работе с личными данными проверьте, что эти условия сохранены: ст. 57 ТК РФ рассматривает их отдельно от сведений о личности.

Если при сверке выяснилось, что какие-то обязательные сведения вообще пропустили при заключении договора, их нужно дополнить. Для этого случая ст. 57 ТК РФ прямо предусматривает внесение недостающих сведений непосредственно в текст. Пропуск не делает трудовой договор незаключённым и не служит основанием для его расторжения. Здесь речь именно об устранении первоначального пробела в содержании договора.

Отсюда ответ на вопрос о дополнительном соглашении: сначала определите, что именно оформляется. Когда при заключении договора пропустили сведения о работнике, применяется правило об их внесении в текст. Когда тогда же пропустили обязательное условие, ст. 57 ТК РФ предусматривает приложение к договору либо отдельное письменное соглашение сторон. Подмена этих двух случаев затрудняет оформление: фамилия относится к сведениям, а не к условиям труда. Кадровику, который решает эту задачу в 2026 году, полезно сначала обозначить конкретное расхождение и лишь затем готовить изменение соответствующей записи.