Какие документы должны быть в личном деле сотрудника

Чтобы определить, что должно быть в личном деле сотрудника организации, начните с её локальных нормативных актов — внутренних правил работодателя. Именно они определяют виды документов для такой папки. Для государственных и муниципальных служащих действует другой источник: состав дела устанавливает законодательство. Это разграничение прямо закреплено в примечании к позиции 445 п. 8.1 Перечня, утверждённого приказом № 236. Значит, при проверке комплектности дела сначала нужно установить статус сотрудника и найти применимый перечень.

Если вы комплектуете дело обычного работника, сопоставьте фактически собранные бумаги с внутренним перечнем организации. Трудовой договор, соглашения о его изменении, кадровые приказы и личная карточка относятся к кадровым документам. Однако их включение именно в личное дело нужно соотносить с правилами организации: в п. 8.1 Перечня договоры, приказы, карточки и личные дела выделены в отдельные позиции 434, 435, 444 и 445. Название документа в архивном перечне и место его хранения у работодателя решают разные задачи.

При трудоустройстве сотрудник предъявляет документы по ст. 65 ТК РФ. Это паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности с исключением для первого трудового договора, а также документ о регистрации в системе индивидуального учёта. Предъявление этих документов при заключении договора нужно отличать от формирования папки личного дела по локальным правилам. Так можно проверить и приём на работу, и комплектность дела, не смешивая два перечня.

Часть документов при приёме зависит от работника и будущей работы. Для военнообязанного сотрудника или поступающего на работу призывника в перечень предъявляемых бумаг входят документы воинского учёта. Документ об образовании, квалификации или специальных знаниях нужен при работе, требующей таких знаний или подготовки. Справки о судимости и об административном наказании за потребление наркотических средств предусмотрены для соответствующих видов деятельности с установленными законом ограничениями. Основание для этих требований — ст. 65 ТК РФ.

Если во внутренний список включили дополнительные документы для поступающего на работу, проверьте правовое основание их истребования. По ст. 65 ТК РФ дополнительные требования могут быть предусмотрены Трудовым кодексом, другими федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. Работодатель связан запретом требовать документы сверх предусмотренных этими актами. Поэтому внутренний порядок комплектования дела следует применять вместе с ограничениями на сбор документов при трудоустройстве.

При организации хранения учитывайте, что личные дела руководителей и работников указаны в позиции 445 п. 8.1 Перечня со сроком 50/75 лет. Личные карточки и трудовые договоры также выделены в самостоятельные позиции. Для проверки состава конкретного дела используйте применимые правила его комплектования, а для определения срока хранения — соответствующую позицию Перечня. Это позволяет отдельно ответить на два практических вопроса: какие бумаги собрать на сотрудника и как организовать их дальнейшее хранение.