Какие отчёты нужно сдавать при увольнении сотрудника

При увольнении сотрудника работодателю нужно прежде всего передать сведения о трудовой деятельности. Это информация о работе человека, которую работодатель направляет для индивидуального учёта, то есть учёта сведений о конкретном застрахованном лице. Обязанность предусмотрена п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, а срок для увольнения установлен в п. 5 этой статьи. Ответ на вопрос, какие отчёты сдавать, начинается с события прекращения трудовых отношений, а затем учитывает остальные сведения о сотруднике.

По п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ сведения об увольнении представляют не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, другого документа или принятия решения, подтверждающего прекращение трудовых отношений. Отсчёт привязан к оформляющему документу или решению. Если приказ оформлен раньше даты прекращения работы, ориентироваться только на последний рабочий день нельзя: такой подход может привести к пропуску срока, который закон связывает именно с изданием приказа.

Направление сведений тоже имеет значение. В п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ разграничены получатели информации: сведения, предусмотренные пунктами 2–6, представляют в органы Фонда по месту регистрации работодателя, а сведения по пункту 8 — в налоговые органы. Работодатель здесь выступает страхователем: это обозначение лица, на которое закон возлагает передачу информации для учёта. Сведения об увольнении относятся к сведениям о трудовой деятельности из пункта 2, их направляют в органы Фонда по месту регистрации работодателя.

Отдельно нужно рассмотреть сведения о периодах работы. Пункт 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ предусматривает их представление по окончании календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Правило относится к перечисленным в этом пункте категориям лиц и периодам. Среди них есть работа, дающая право на досрочную пенсию, вахтовая работа, периоды простоя, отпуск по уходу за ребёнком и отпуск без сохранения заработной платы. Увольнение не заменяет проверку этих оснований.

Например, если у увольняемого работника был отпуск без сохранения заработной платы, одного сообщения о прекращении трудовых отношений недостаточно для решения вопроса обо всех сведениях за отчётный период. Нужно также учитывать пункт 3. При этом переносить годовой срок на само событие увольнения нельзя: сведения о стаже и сведения об увольнении имеют разные основания представления. Для кадровой работы полезно сопоставить документы об увольнении с документами о периодах, перечисленных в законе.

Сведения о заработке и начисленных страховых взносах предусмотрены п. 8 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Их передают в соответствии с законодательством о налогах и сборах. Срок сдачи сведений о выплатах и название отчётной формы уточните в налоговом органе, указав вид сведений и отчётный период. При ответе на вопрос об отчёте в 2026 году следует различать установленную законом обязанность сообщить сведения и конкретное название формы для их передачи.

Если речь идёт о прекращении гражданско-правового договора, применяется другое положение — п. 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. Сведения представляют не позднее рабочего дня после прекращения договора. Здесь отправной точкой служит прекращение самого договора, тогда как для увольнения работника пункт 5 указывает на издание приказа или другое оформляющее решение. Смешивать эти события при определении срока не следует, даже если документы обрабатывает один и тот же сотрудник работодателя.

Выдача сведений человеку и сдача сведений в соответствующий орган — разные обязанности. По п. 12 ст. 11 Закона № 27-ФЗ работник вправе обратиться за сведениями, предусмотренными пунктами 2 и 8, за указанные им отчётные периоды. Работодатель должен передать их не позднее трёх календарных дней со дня обращения. Этот срок связан с обращением человека. Он не продлевает срок сообщения об увольнении и не позволяет отложить отправку сведений о трудовой деятельности до получения заявления.

Наконец, увольнение на фоне ликвидации работодателя нельзя рассматривать только как обычное кадровое событие. Пункт 11 ст. 11 Закона № 27-ФЗ устанавливает отдельные правила представления сведений при ликвидации, прекращении деятельности предпринимателя и реорганизации. Для такой ситуации нужно сопоставить основание прекращения деятельности с предусмотренным в этом пункте событием, от которого исчисляется срок. Сам факт увольнения сотрудника ещё не означает, что работодатель ликвидируется; применять специальные правила без этого основания не следует.