Какую кадровую отчётность нужно подать при смене фамилии работника

Если работник сменил фамилию, для обновления его индивидуального лицевого счёта нужна форма АДВ-2. На вопрос, какой отчёт подать при смене фамилии, практический ответ — заявление об изменении анкетных данных зарегистрированного лица. Индивидуальный лицевой счёт — это счёт, в котором содержатся сведения о зарегистрированном лице. Заявление направляют в территориальный орган СФР: именно такой адресат указан в п. 9 порядка заполнения форм, утверждённого приказом от 17.11.2025 № 1461.

Начать работодателю нужно с получения новых сведений от работника. При изменении данных в индивидуальном лицевом счёте работник сообщает их страхователю для передачи в Фонд. Страхователь здесь — работодатель, у которого трудится застрахованное лицо. Обязанность работника сообщать сведения закреплена в п. 3 ст. 9 Закона № 27-ФЗ. Для кадровой службы это основание готовить передачу изменённых данных конкретного сотрудника, а не оформлять заявление без его участия.

При заполнении АДВ-2 сначала укажите страховой номер индивидуального лицевого счёта. Затем перенесите фамилию, имя и отчество при наличии из документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального учёта. Эти сведения нужны в заявлении наряду с новыми данными. Обязательность таких реквизитов предусмотрена правилами оформления АДВ-2 в п. 9 порядка заполнения форм.

В разделе новых анкетных данных заполняйте только то, что изменилось. Если сотрудник поменял лишь фамилию, укажите новую фамилию; заново перечислять все его неизменившиеся анкетные данные в этом разделе не требуется. Такой способ заполнения позволяет отделить сведения из документа о регистрации от изменений, которые предстоит внести в счёт. Правило о заполнении только изменившихся данных содержится в том же п. 9.

Заявление вправе заполнить лично зарегистрированное лицо или его представитель. Кадровая либо другая служба организации тоже может подготовить документ, если руководитель организации её уполномочил. Когда форму заполняет такая служба, правильность сведений заверяет личной подписью работник. Перед подписанием ему следует сопоставить указанную новую фамилию со своими документами: подпись подтверждает именно правильность записанных сведений. Эти варианты подготовки АДВ-2 предусмотрены п. 9 порядка заполнения форм.

Для подготовки заявления понадобятся документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учёта, и сведения о документе, удостоверяющем личность. В форме есть реквизиты вида документа, его серии, номера, даты выдачи и того, кем он выдан. Также указывается дата заполнения. Идентификационный номер налогоплательщика можно указать при наличии: отсутствие этого реквизита допускается п. 9 порядка заполнения форм. Собрав сведения и подпись работника, работодатель передаёт заявление для изменения фамилии в индивидуальном лицевом счёте.