Как перевести сотрудника на электронную трудовую книжку

Чтобы перевести сотрудника на электронную трудовую книжку, начните с его письменного выбора. В заявлении работник просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Так оформляется переход от ведения бумажной книжки к предоставлению сведений. Решение принимает сотрудник: основанием для действий работодателя служит именно его заявление, а не желание кадровой службы перевести всех работников на единый формат — ч. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

Если сотрудник раньше просил сохранить бумажную книжку, это не препятствует переходу. Получите от него новое письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Закон разрешает изменить прежний выбор в пользу электронного формата. Работнику не нужно ждать смены работодателя, чтобы воспользоваться этим правом: заявление подается работодателю, который ведет его книжку, — ч. 5 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

После получения заявления отразите информацию о нем в сведениях о трудовой деятельности, представляемых для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. Это действие связано с учетом выбора работника. Не ограничивайте оформление получением и хранением заявления: сведения о сделанном выборе также должны попасть в представляемую работодателем информацию — ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

Бумажную трудовую книжку передайте сотруднику. При выдаче внесите в нее запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. После выдачи работодатель больше не отвечает за ведение и хранение этой книжки. Значит, завершение перехода включает и запись, и передачу документа владельцу; оставлять бумажную книжку у работодателя для дальнейшего ведения после такого оформления не требуется — ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

Если заявления о выборе формата нет, продолжайте вести бумажную книжку. Отсутствие заявления не дает работодателю основания оформить электронный переход вместо сотрудника. Кроме того, право на сохранение бумажной книжки действует и при последующем трудоустройстве: новый работодатель учитывает ранее сделанный работником выбор — ч. 2 и 4 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.

Для тех, кто не мог заявить о выборе до конца 2020 года, предусмотрена подача заявления в любое время по основному месту работы, включая трудоустройство. Это касается, в частности, работников, отсутствовавших из-за болезни или отпуска с сохранением места, а также людей со стажем, которые тогда не работали. Отдельный случай — первое поступление на работу после 31 декабря 2020 года: бумажная книжка таким сотрудникам не оформляется, сведения формируются в электронном виде. Здесь переводить уже существующую книжку не нужно — ч. 6 и 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ.