Как отправить сведения о приёме на работу

Если вы приняли сотрудника и хотите отправить отчёт о приёме на работу, начните с документа, которым оформлены трудовые отношения. Это может быть приказ, распоряжение, иной документ или решение. Найдите дату его издания или принятия: именно с этим событием связан срок подачи сведений. Отправить их нужно не позднее следующего рабочего дня. Такое правило для приёма установлено подп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Адресат — органы Фонда по месту регистрации работодателя. Обязанность представить сведения несёт страхователь, то есть работодатель, который сообщает о работающих у него лицах. Если сотрудник спрашивает, как подать сведения о своём приёме, обязанность по этой отчётности возложена на работодателя. Место подачи определяется регистрацией страхователя, а не выбором сотрудника — п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

При подготовке сведений сверьте страховой номер индивидуального лицевого счёта сотрудника, его фамилию, имя и отчество. Закон относит эти данные к сведениям, которые работодатель представляет о каждом работающем лице. Также в перечень входят периоды работы и сведения о трудовой деятельности. Сверка нужна, чтобы сообщение относилось к нужному работнику и соответствовало оформленному приёму — п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Не откладывайте сообщение о приёме до ежемесячной отправки кадровой отчётности. Для перевода на другую постоянную работу установлен другой срок: не позднее 25-го числа следующего месяца. Приём относится к событиям, сведения о которых подаются уже на следующий рабочий день после оформляющего документа или решения. Различие связано с видом кадрового события, поэтому сначала определите, что именно произошло с работником — п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

При вопросе о том, когда отправлять ЕФС-1 при приёме, ориентируйтесь на событие, о котором сообщаете. Для сведений о приёме действует срок следующего рабочего дня после оформления трудовых отношений. Его не нужно привязывать к окончанию месяца. Если документ уже издан, при расчёте последнего дня подачи исходите из даты этого документа — подп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.

Отдельно различайте трудоустройство и заключение договора гражданско-правового характера — договора на выполнение работ или оказание услуг. Для такого договора сведения о его дате и других реквизитах подают не позднее рабочего дня, следующего за заключением. При прекращении договора срок отсчитывают от прекращения. Это другая точка отсчёта: выбирайте её по тому, какой договор оформлен с человеком, — п. 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.