Как внести благодарность в трудовую книжку

Чтобы внести благодарность в трудовую книжку, сначала определите, за что объявлено поощрение и чем оно предусмотрено. Запись относится к награждению за трудовые заслуги. Для благодарности как другого вида поощрения основанием может быть законодательство Российской Федерации, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, устав или положение о дисциплине. Именно с этими основаниями п. 25 Порядка связывает внесение других видов поощрения в книжку.

Если благодарность объявил работодатель, сопоставьте документ о поощрении с соответствующим положением коллективного договора или правил внутреннего трудового распорядка. Нужно установить, предусмотрена ли такая форма признания трудовых заслуг. Например, если правила предусматривают объявление благодарности за достижения в работе, запись оформляется как сведения об этом поощрении. Основание для такого подхода — подп. «г» п. 25 Порядка.

С благодарственным письмом поступают по тому же принципу: выясняют, какое поощрение оно оформляет. Если письмо подтверждает предусмотренную форму поощрения за трудовые заслуги, запись должна передавать содержание награждения. Не стоит при оформлении превращать благодарственное письмо в почётную грамоту: в п. 25 Порядка грамоты названы отдельно, а другие виды поощрения связаны с перечисленными там правовыми основаниями. Название письма нужно сопоставить с документом, которым предусмотрено поощрение.

Для заполнения используйте раздел «Сведения о награждении». Начните с заголовка в графе 3: укажите полное наименование организации и сокращённое, если оно есть. Далее оформите отдельную запись о благодарности. В графе 1 поставьте её порядковый номер, продолжая нумерацию сведений о награждении за весь период трудовой деятельности работника. При переходе к другой организации эта нумерация продолжается — п. 26 Порядка.

В графу 2 внесите дату награждения. Для этой графы ориентиром служит именно событие поощрения. Дату документа, на основании которого оформляется запись, указывают отдельно, в графе 4. Такое распределение сведений позволяет различать дату награждения и реквизиты его документального основания, как требует п. 26 Порядка.

В графе 3 опишите, кем поощрён работник, за какие достижения и в какой форме. При объявлении благодарности запись должна содержать эти сведения применительно к конкретному работнику. Формулировку о достижениях берите из документа о поощрении: читателю книжки должно быть понятно, за какой трудовой результат объявлена благодарность. Эти элементы содержания записи перечислены в п. 26 Порядка.

Завершите оформление графой 4: запишите наименование документа, его дату и номер. Перед внесением сведений сопоставьте с ним имя награждённого, содержание благодарности и дату награждения, чтобы запись описывала именно оформленное поощрение. Основанием записи служит документ с реквизитами, указанными по правилам п. 26 Порядка.