Как работодателю оформить смену фамилии работника
Новая фамилия затрагивает сведения в трудовом договоре и персональные данные сотрудника. Работодателю нужно согласовать кадровые записи с актуальными сведениями, учитывая право работника требовать их исправления.
Коротко
Нужно обновить фамилию работника в персональных данных и трудовом договоре: фамилия относится к сведениям, которые включаются в договор по ст. 57 ТК РФ. Сотрудник вправе требовать исправления неверных записей по ст. 89 ТК РФ, знакомиться с ними и получать копии, а при отказе — письменно заявить работодателю о несогласии.
Ответ подробно: обновление фамилии в кадровых записях
Чтобы оформить смену фамилии работника, начните с уточнения его актуальных персональных данных. Сопоставьте новую фамилию со сведениями о документе, удостоверяющем личность, и определите, какие записи работодателя нуждаются в исправлении. Фамилия и сведения об удостоверяющем личность документе входят в содержание трудового договора — ст. 57 ТК РФ. Это позволяет сразу связать обращение сотрудника с конкретными сведениями в договоре.
В трудовом договоре фамилия обозначает человека, с которым заключён договор. Рассматривайте её обновление как работу со сведениями о сотруднике. Условия о трудовой функции, месте работы и оплате труда имеют другое содержание: они описывают работу и порядок её выполнения. Не смешивайте исправление фамилии с изменением этих условий. Различие между сведениями о сторонах и условиями работы отражено в ст. 57 ТК РФ.
При оформлении различайте две ситуации: фамилия изменилась уже во время работы или нужных сведений изначально не было в договоре. Для пропущенных при заключении договора сведений предусмотрено внесение непосредственно в его текст. Пропущенные условия оформляются приложением либо отдельным письменным соглашением сторон. Такой порядок установлен ст. 57 ТК РФ именно для восполнения недостающего содержания. Прежде чем выбирать оформление, определите, исправляете ли вы существующую запись или дополняете первоначальный пробел.
Проверьте также персональные данные, которые хранятся у работодателя вне текста договора. Если фамилия в них больше не соответствует актуальным сведениям, сотрудник вправе потребовать исправления. Он может получить полную информацию о своих данных и их обработке, ознакомиться с записями и запросить копии. Эти права по ст. 89 ТК РФ помогают работнику увидеть, где ещё используется прежняя фамилия, и указать на конкретную ошибку.
Обращение сотрудника об исправлении данных рассматривайте с учётом содержания каждой записи. Работник вправе требовать исключения или исправления неверных либо неполных персональных данных. Если работодатель отказывает, сотрудник может письменно изложить своё несогласие и обосновать его. Для работодателя это означает, что спор об актуальной фамилии касается защиты персональных данных, а не только удобства кадрового учёта — ст. 89 ТК РФ.
Отдельный вопрос — сведения, уже переданные другим лицам. Работник вправе потребовать, чтобы работодатель известил всех получателей неверных или неполных данных о произведённых исправлениях, исключениях или дополнениях. Учитывайте это право при обработке обращения о смене фамилии: исправление записи у работодателя и извещение её прежних получателей решают разные задачи. При неправомерной обработке данных или бездействии сотрудник может обратиться в суд — ст. 89 ТК РФ.
Что говорит закон: право обжаловать обработку данных
Статья в редакции Федерального закона от 25.11.2013 № 317-ФЗ. Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Порядок действий: работа с новыми сведениями
Свяжите обновление договора с исправлением персональных данных сотрудника.
- 1Уточните фамилиюСопоставьте актуальные сведения работника с фамилией и сведениями об удостоверяющем личность документе в трудовом договоре — ст. 57 ТК РФ.
- 2Обновите записиИсправьте неверные персональные данные с учётом обращения сотрудника и проверьте сведения о нём в договоре — ст. 89 и ст. 57 ТК РФ.
- 3Обеспечьте доступ к исправлениямПредоставьте работнику возможность ознакомиться со своими персональными данными и получить копии записей в порядке ст. 89 ТК РФ.
- 4Учтите прежних получателейПри требовании работника известите лиц, которым ранее передавались неверные или неполные данные, о произведённых исправлениях — ст. 89 ТК РФ.
Документы: сведения для сопоставления
Подготовьте документы и записи, с которыми предстоит работать при обновлении фамилии.
| Документ |
|---|
| Трудовой договор со сведениями о работнике |
| Удостоверяющий личность документ с актуальными сведениями о сотруднике |
| Записи работодателя, содержащие исправляемые персональные данные |
| Письменное несогласие работника с отказом исправить данные, если такой отказ состоялся |
Частые вопросы: фамилия и права сотрудника
Практические вопросы об исправлении сведений у работодателя.
Может ли сотрудник потребовать исправить прежнюю фамилию?
Да, если запись содержит неверные или неполные персональные данные, сотрудник вправе потребовать их исправления. Это право закреплено в ст. 89 ТК РФ и распространяется на данные, хранящиеся у работодателя.
Как работник может узнать, исправлены ли записи?
Сотрудник вправе знакомиться со своими персональными данными и получать копии записей с ними, кроме предусмотренных федеральным законом исключений. Для проверки исправлений он может воспользоваться этими правами по ст. 89 ТК РФ.
Что делать сотруднику, если работодатель отказал в исправлении фамилии?
Работник может направить работодателю письменное несогласие, объяснив, почему считает отказ неправильным. Ст. 89 ТК РФ также даёт ему право обжаловать в суд неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите персональных данных.
Услуги и темы рядом
Связанные вопросы кадрового оформления и обработки данных.
Не откладывайте защиту