Как работодатель ведёт электронную трудовую книжку

Чтобы вести трудовую книжку в электронном виде, работодателю нужно формировать основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого работника. Именно эти данные составляют электронную трудовую книжку. Работодатель передаёт их для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации (Социального фонда). Формирование сведений у работодателя и их хранение в фонде — разные части учёта по ст. 66.1 ТК РФ.

При заполнении сведений указывайте информацию о сотруднике, месте его работы и трудовой функции — работе, которую он выполняет по трудовому договору. Отражайте переводы на другую постоянную работу. При увольнении нужно указать основание и причину прекращения трудового договора. Эти сведения позволяют отразить не только место работы, но и изменения в трудовой деятельности сотрудника. Состав информации определён ст. 66.1 ТК РФ.

Передавать подготовленные данные нужно в порядке, установленном законодательством об индивидуальном учёте в системах обязательного пенсионного и социального страхования. Так работодатель ведёт электронные трудовые книжки работников: формирует сведения и представляет их в фонд. Ориентир для содержания записи — сведения о конкретном работнике и его трудовой деятельности, перечисленные в ст. 66.1 ТК РФ.

При приёме на работу сведения о трудовой деятельности предъявляют вместе с бумажной трудовой книжкой или вместо неё в предусмотренных законом случаях. Поэтому наличие электронных сведений совместимо с ведением бумажной книжки, когда она сохраняется за работником. Полученные сведения можно использовать для исчисления стажа и внесения записей в бумажную книжку — ст. 66.1 ТК РФ.

Для выдачи сведений во время работы предусмотрено заявление сотрудника. Его можно подать письменно либо направить на электронную почту работодателя по установленному им порядку. В заявлении работник выбирает способ получения: заверенный бумажный документ или электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью, если она есть у работодателя. Выдавайте сведения за период работы именно у этого работодателя не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления; при увольнении — в день прекращения трудового договора. Такие правила содержит ст. 66.1 ТК РФ.

Если сотрудник обнаружил ошибку или неполные данные, уже переданные в фонд, основанием для исправления служит его письменное заявление. Работодателю нужно исправить либо дополнить информацию и вновь представить её для хранения в информационных ресурсах фонда. Исправление касается содержания сведений о работе: например, пропущенной информации о постоянном переводе или неверной причины увольнения. Обязанность исправить данные и передать уточнения установлена ст. 66.1 ТК РФ.