Как оформить личное дело сотрудника

Чтобы правильно оформить личное дело сотрудника, сначала определите, относится ли он к государственным или муниципальным служащим. Для них виды документов в деле устанавливает законодательство. Если речь об ином работнике организации, ориентиром служат ее локальные нормативные акты — внутренние правила работодателя. Такое разграничение закреплено в примечании к позиции 445 п. 8.1 Перечня, утвержденного приказом от 20.12.2019 № 236. Выбирать состав папки нужно с учетом этого различия.

Если вы хотите оформлять дело сотрудника по образцу, сопоставьте образец с правилами своей организации. Перечень бумаг в чужой папке может относиться к другой категории работников. Для обычного работника проверяйте каждый вид включаемых документов по локальному акту, который определяет состав личного дела. Так образец будет служить способом расположить нужные материалы, а состав вы определите по применимым правилам — позиция 445 п. 8.1 Перечня.

При ведении личного дела различайте его содержимое и другие кадровые документы. Трудовые договоры и соглашения об их изменении или расторжении выделены в позиции 435, личные карточки — в позиции 444, личные дела — в позиции 445 п. 8.1 Перечня. Для всех этих категорий указано хранение 50/75 лет ЭПК. Но перечень документов, которые входят именно в дело работника, берите из правил о его составе, а не из общего списка кадровых бумаг.

Отдельно учитывайте согласия на обработку персональных данных. Для них предусмотрено хранение в течение 3 лет после окончания действия согласия или его отзыва, если федеральный закон или договор не предусматривает иного. Этот срок привязан к судьбе согласия, а не к тому, продолжает ли сотрудник работать. При работе с документами личного дела сверяйте срок согласия с позицией 441 п. 8.1 Перечня.

При оформлении дела уволенного сотрудника учитывайте дальнейшее хранение кадровых документов. Увольнение не повод уничтожать папку: для личных дел руководителей и работников организаций предусмотрено 50/75 лет ЭПК — позиция 445 п. 8.1 Перечня. Документы об увольнении также относятся к кадровым материалам длительного хранения: приказы и документы к ним перечислены в позиции 434. Подбирайте состав завершаемого дела по тем же правилам, которые действуют для соответствующей категории работника.

Если среди материалов находятся подлинные личные документы сотрудника, учитывайте их отдельно при подготовке к хранению. Трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения и свидетельства хранятся до востребования. Для документов, которые работники не востребовали, предусмотрено 50/75 лет — позиция 449 п. 8.1 Перечня. Перед подготовкой личного дела к передаче в архив проверьте, какие материалы относятся к самому делу, а какие являются такими подлинниками. Это позволит учитывать каждую категорию по ее сроку хранения.