ЕГРН — не один список, а система реестров. В кадастр недвижимости вносятся основные и дополнительные сведения об объекте (ст. 8 Закона № 218-ФЗ), в реестр прав — сведения о правах, ограничениях, обременениях и о сделках, если такие сделки подлежат государственной регистрации в соответствии с федеральным законом (ч. 1 ст. 9 Закона № 218-ФЗ). Отдельно ведутся реестр границ, реестровые дела, кадастровые карты и книги учёта документов (ч. 2 ст. 7 Закона № 218-ФЗ).
Основные сведения позволяют определить объект как индивидуально-определённую вещь (ч. 2 ст. 8 Закона № 218-ФЗ): вид объекта, кадастровый номер и дата его присвоения, описание местоположения, площадь, этажность, материал наружных стен, год ввода в эксплуатацию, номер кадастрового квартала (ч. 4 ст. 8 Закона № 218-ФЗ). Дополнительные — кадастровая стоимость, категория земель, вид разрешённого использования, назначение здания и помещения, адрес (ч. 5 ст. 8 Закона № 218-ФЗ).
Реестровое дело — совокупность документов, на основании которых сведения внесены в реестр (ч. 1 ст. 11 Закона № 218-ФЗ). Заявления и документы, поданные на бумаге, переводятся в электронный документ или электронный образ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа регистрации прав, и имеют ту же юридическую силу (ч. 3 ст. 11 Закона № 218-ФЗ).
Сведения ЕГРН общедоступны в пределах, установленных законом (ч. 5 ст. 7 Закона № 218-ФЗ); персональные данные гражданина-правообладателя выдаются третьим лицам по особым правилам (ст. 36.3 Закона № 218-ФЗ).