Трудовая книжка хранит сведения о работе и стаже, а электронные сведения формирует работодатель. Разберитесь, где получить подтверждение трудовой деятельности, какие записи проверить при смене работы и как обратиться за исправлением неверных данных.
Коротко
Бумажная трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже по ч. 1 ст. 66 ТК РФ. Электронные сведения работодатель передаёт в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации. Получить их можно у последнего работодателя за время работы у него, в фонде, МФЦ или через Госуслуги; обнаружив ошибку, подайте работодателю письменное заявление по ст. 66.1 ТК РФ.
Начните с документа, который нужен для подтверждения конкретного периода работы.
ч. 3–4 ст. 66.1 ТК РФ
ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ
ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ
При проверке записей отделяйте содержание документа от оснований кадрового решения.
Обратитесь с документами, в которых видны расхождения, и перепиской с работодателем.
Ведение книжки, передача электронных сведений и выдача документа о работе — разные действия.
| Участник | Обязанность или право | Норма |
|---|---|---|
| Работодатель | Ведёт трудовые книжки по основной работе на работников, проработавших свыше пяти дней, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, и случаев, когда книжка по Трудовому кодексу или иному федеральному закону не ведётся. | ч. 3 ст. 66 ТК РФ |
| Работник | Может попросить внести сведения о совместительстве в трудовую книжку по месту основной работы. Запись вносится по желанию работника на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. | ч. 5 ст. 66 ТК РФ |
| Работодатель по последнему месту работы | Предоставляет сведения за период работы у него на заверенной бумаге либо электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью при её наличии. | ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ |
| Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации | Хранит представленные работодателем электронные сведения в информационных ресурсах; выдаёт сведения на заверенной бумаге либо электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью. | ч. 1, 4 ст. 66.1 ТК РФ |
| Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору | Может получить заверенные сведения на бумажном носителе в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг. Через единый портал сведения доступны как подписанный электронный документ. | ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ |
Бумажный документ и электронная информация подтверждают трудовую историю в разных формах.
Стаж работы по трудовой книжке связан с записями о трудовой деятельности. По ч. 1 ст. 66 ТК РФ книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. При этом электронные сведения тоже могут использоваться для исчисления стажа и внесения записей в бумажную книжку, если она ведётся, — ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ.
Какие записи в трудовой книжке должны быть: сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, основаниях прекращения договора и награждениях за успехи в работе. Взыскания туда не включают, кроме увольнения как дисциплинарного взыскания. Эти правила установлены ч. 4 ст. 66 ТК РФ.
Электронная история содержит место работы, трудовую функцию, постоянные переводы, увольнение с основанием и причиной прекращения договора, а также другую предусмотренную законом информацию. Работодатель формирует её и представляет для хранения в фонде по ч. 1–2 ст. 66.1 ТК РФ. Поэтому проверка только бумажной книжки не заменяет сверку полученных электронных сведений.
Исправление электронных сведений начинается с письменного обращения работника.
Комментарий адвокатаадвокат · рег. № 78/8790
Я сопоставляю спорную информацию с документами о работе и формулирую, что именно требует исправления. В заявлении разграничиваю неверную запись и пропуск события: от этого зависит содержание просьбы к работодателю.
Статьи закона, на которых держится тема, — с названиями из официального текста
Официальный текст: Трудовой кодекс Российской Федерации
Поводом для обращения бывает содержание записи или невозможность получить сведения.
Проверка сведений о выполняемой работе и их соответствия документам работника. Запись в трудовой книжке о приёме относится к сведениям, состав которых определяет ч. 4 ст. 66 ТК РФ.
Разграничение постоянного перевода и других изменений работы. В бумажную книжку и электронные сведения включают переводы на другую постоянную работу — ч. 4 ст. 66 ТК РФ, ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ.
Сопоставление основания прекращения договора в бумажной книжке и электронных сведениях. В электронной информации указываются также причины прекращения — ч. 4 ст. 66 ТК РФ, ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ.
Подготовка письменного заявления работодателю о дополнении сведений. Если представленная для хранения в фонде информация неполная, работодатель обязан дополнить её по ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ.
Проверка выдачи сведений работнику, на которого бумажная книжка не ведётся. За время работы у этого работодателя сведения предоставляют в день прекращения договора — ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.
Подготовка документа, подтверждающего работу по совместительству, для внесения сведений по месту основной работы. Такая запись вносится по желанию работника согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ.
Неисполнение заявления об исправлении сведений нарушает трудовое законодательство. Общий состав действует, если иное не предусмотрено специальными составами о допуске к работе, оформлении договора, выплатах или охране труда.
| Нарушение | Кто отвечает | Санкция | Норма |
|---|---|---|---|
| Работодатель не исправил по письменному заявлению работника неверные сведения, представленные в фонд | За неисправленные сведения: должностные лица, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, юридические лица | Предупреждение или административный штраф: должностным лицам — от 1 000 до 5 000 рублей; лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 рублей; юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 рублей. | ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Работодатель не дополнил по письменному заявлению работника сведения, представленные в фонд; виновное лицо ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное нарушение | За повторное нарушение: юридические лица, должностные лица, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица | Административный штраф: должностным лицам — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от одного года до трёх лет; лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 10 000 до 20 000 рублей; юридическим лицам — от 50 000 до 70 000 рублей. | ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ; ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Неправильная формулировка основания или причины увольнения в книжке или сведениях препятствовала поступлению на другую работу | Работодатель | Суд взыскивает в пользу работника средний заработок за всё время вынужденного прогула. | ч. 8 ст. 394 ТК РФ |
Комментарий адвокатаадвокат · рег. № 78/8790
Я начинаю проверку с вопроса, какой период и какое кадровое событие нужно подтвердить. Если человек принёс только сведения последнего работодателя, сначала уточняю, не ищет ли он в них прежнюю работу. По ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ этот работодатель выдаёт сведения за время работы у него. Запрос в фонд или получение документа через Госуслуги помогает собрать материал для сопоставления.
Затем я сверяю выполняемую работу, постоянные переводы и основание увольнения. В бумажной книжке проверяю также сведения о награждениях и наличие записей о взысканиях: по ч. 4 ст. 66 ТК РФ взыскания не вносят, кроме дисциплинарного увольнения. Не подменяю проверку содержания записи предположением о законности самого увольнения.
При ошибке в электронных сведениях я готовлю адресное письменное заявление: называю работодателя, спорную информацию и требуемое исправление либо дополнение. Часть 6 ст. 66.1 ТК РФ связывает с таким заявлением обязанность работодателя исправить сведения и представить их в фонд. Сохраняю исходный документ и ответ, чтобы можно было проверить, какое расхождение устранено.
Соберите трудовую историю вокруг конкретного периода: приём, постоянный перевод, прекращение договора.
Для сверки подготовьте бумажную книжку, полученные сведения и документы, показывающие расхождение.
| Документ | Зачем | Кто подписывает, форма |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Проверить сведения о работнике, выполняемой работе, постоянных переводах, увольнении и награждениях по ч. 4 ст. 66 ТК РФ. | Документ установленного образца; порядок ведения и хранения устанавливает уполномоченный федеральный орган — ч. 1–2 ст. 66 ТК РФ. |
| Сведения о трудовой деятельности | Подтвердить работу и стаж; сопоставить место работы, трудовую функцию, перевод и основание увольнения по ч. 2–3 ст. 66.1 ТК РФ. | У последнего работодателя — заверенная бумага либо электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью при её наличии; ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ. |
| Заявление о предоставлении сведений | Указать работодателю способ получения документа, когда бумажная книжка на работника не ведётся; ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ. | Обращение работника в письменной форме или по электронной почте в порядке, установленном работодателем. |
| Заявление об исправлении или дополнении | Назвать неверную или неполную информацию, представленную работодателем для хранения в фонде; ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ. | Письменное заявление работника. Для сопоставления приложите полученные сведения и подтверждения расхождения. |
Сроки выдачи сведений ниже относятся к работнику, на которого бумажная книжка не ведётся. Для судебной защиты различайте ошибку в данных и спор о самом увольнении.
| Действие | Срок | С какого дня | Норма |
|---|---|---|---|
| Предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности в период работы | Не позднее трёх рабочих дней | Со дня подачи работником заявления о выдаче сведений за время работы у этого работодателя. | ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ |
| Предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности при увольнении | В день прекращения трудового договора | При прекращении договора; сведения выдаются за период работы у этого работодателя. | ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ |
| Иск работника к работодателю об ошибке в сведениях, не связанный с оспариванием увольнения | Три месяца | Для спора об ошибке отсчёт начинается со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении права на достоверные сведения. | ч. 1 ст. 392 ТК РФ |
| Иск работника к работодателю по спору об увольнении | Один месяц | Со дня вручения копии приказа об увольнении либо выдачи трудовой книжки или предоставления в связи с увольнением сведений у последнего работодателя. | ч. 1 ст. 392 ТК РФ |
Как адвокат ведёт ваше поручение
№ 78/8790 · адвокат · в профессии с 2006 года
Я веду поручение лично. При обращении разбираю задачу, необходимые действия и объём помощи, который закрепляю в соглашении.
Сведения, полученные в связи с обращением за юридической помощью, охраняются адвокатской тайной.
Получение документа и проверку содержания записи лучше рассматривать отдельно.
У последнего работодателя — за время работы у него, в МФЦ — на заверенной бумаге, в фонде — на бумаге или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью. Через Госуслуги можно получить подписанный электронный документ. Эти способы предусмотрены ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ.
Электронные сведения — информация о трудовой деятельности, которую работодатель формирует и передаёт для хранения в фонд по ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ. Бумажная книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже по ч. 1 ст. 66 ТК РФ. У последнего работодателя сведения выдаются за период работы у него — ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ.
Обратитесь по месту основной работы с документом, подтверждающим работу по совместительству. Сведения о такой работе вносятся по желанию работника согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ. Подготовьте подтверждение именно того периода и той работы, которые требуется отразить.
Сведения о переводе на другую постоянную работу подлежат внесению в трудовую книжку по ч. 4 ст. 66 ТК РФ. Такой перевод включают и в электронные сведения по ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ. При сверке сопоставьте событие перевода в бумажном документе и полученной электронной информации.
Сопоставьте указанное основание прекращения договора с документами об увольнении. Основания прекращения договора вносятся в бумажную книжку по ч. 4 ст. 66 ТК РФ; в электронных сведениях отражаются основание и причина прекращения по ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ. При расхождении в электронных данных подайте письменное заявление работодателю — ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ.
Для получения электронных сведений у работодателя, если бумажная книжка не ведётся, укажите в заявлении нужный способ выдачи. Подайте его письменно либо по электронной почте в порядке, установленном работодателем. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью при её наличии у работодателя — ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.
Сведения о взысканиях в книжку не вносят, кроме случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение, — ч. 4 ст. 66 ТК РФ. Поэтому отсутствие записи о выговоре соответствует правилу о содержании книжки. Само увольнение и основания прекращения трудового договора в ней отражаются.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника исправить неверную или дополнить неполную информацию, которую он представил для хранения в фонде. После исправления сведения нужно представить для хранения в его информационных ресурсах — ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ. В обращении назовите конкретные спорные данные.
Да, сведения о трудовой деятельности могут использоваться для исчисления трудового стажа работника по ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ. Они также могут служить для внесения записей в бумажную книжку, если она на работника ведётся. При проверке соберите сведения за нужные периоды работы, а не только документ последнего работодателя.
В день прекращения трудового договора, если бумажная книжка на работника не ведётся, — ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ. При получении проверьте, охвачен ли документом весь период вашей работы у этого работодателя. Пока трудовой договор действует, сведения выдают не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления — ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.
Где нужна помощь адвоката и что прочитать дальше по этому вопросу
Не откладывайте защиту