При трудоустройстве нужно подтвердить личность, сведения о работе и право выполнять конкретную трудовую функцию. Разберитесь, что предъявлять работодателю, когда нужны специальные справки и как действовать, если кадровая служба требует лишнее.
Коротко
Обязательные документы при приёме на работу по ч. 1 ст. 65 ТК РФ: паспорт или иной документ о личности, трудовая книжка и (или) сведения о работе, подтверждение регистрации в системе индивидуального учёта. Книжку и сведения не предъявляют при первом договоре; Кодекс и федеральные законы могут устанавливать иные правила. Воинские документы, документ об образовании и специальные справки нужны с учётом категории лица и работы. Дополнительные документы допускаются по ч. 2 ст. 65 ТК РФ, произвольные требования запрещены ч. 3 ст. 65 ТК РФ.
Сверьте кадровый список с вашей ситуацией: первая работа, утраченная книжка и специальная должность требуют разных действий.
ч. 1–3 ст. 65 ТК РФ
ч. 1, 4 ст. 65 ТК РФ
ч. 1, 5 ст. 65 ТК РФ
Недостающий документ и документ, который кадровик запросил без основания, — разные причины разногласий. Сначала установите, какое требование относится к вашей должности.
Консультация нужна, когда по кадровому списку нельзя понять, что именно препятствует заключению договора.
Предъявление документов и действия работодателя при их отсутствии урегулированы отдельно.
Документы предъявляет кандидат, но отдельные действия по их оформлению возложены на работодателя.
| Участник | Обязанность или право | Норма |
|---|---|---|
| Лицо, поступающее на работу | Предъявляет документ о личности, подтверждение регистрации в системе индивидуального учёта, трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Для первого трудового договора действует исключение по сведениям о прежней работе. | ч. 1 ст. 65 ТК РФ |
| Работодатель | Проверяет документы с учётом характера работы. Не вправе расширять требования за пределы Кодекса, федеральных законов, указов Президента и постановлений Правительства. | ч. 1–3 ст. 65 ТК РФ |
| Военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу | При заключении договора предъявляют документы воинского учёта: эта часть перечня адресована определённым категориям поступающих на работу. | ч. 1 ст. 65 ТК РФ |
| Лицо, поступающее на работу впервые | При отсутствии открытого индивидуального лицевого счёта регистрация обеспечивается представлением работодателем необходимых сведений в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации. | ч. 4 ст. 65 ТК РФ |
| Лицо, у которого отсутствует трудовая книжка | Подаёт работодателю письменное заявление с причиной отсутствия книжки. Новую оформляют, если по закону на этого работника трудовая книжка ведётся. | ч. 5 ст. 65 ТК РФ |
Перечень строится вокруг заключения трудового договора и требований к будущей работе.
Документы, представляемые при приёме на работу, нужны для разных целей. Паспорт или иной документ устанавливает личность; трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности относятся к прежней работе; документ о регистрации в системе индивидуального учёта подтверждает такую регистрацию. Требование о книжке и сведениях не действует при первом трудовом договоре — ч. 1 ст. 65 ТК РФ.
Воинский учёт касается военнообязанных и подлежащих призыву, образование или квалификация — работы со специальными знаниями либо подготовкой. Справка о судимости нужна для деятельности с соответствующим запретом. Справка об административном наказании за потребление наркотических средств, психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ нужна для работы, запрещённой таким лицам до окончания срока, когда они считаются подвергнутыми наказанию, — ч. 1 ст. 65 ТК РФ.
Оформление документов при приёме на работу включает регистрацию работодателем впервые поступающего при отсутствии лицевого счёта и оформление новой книжки по письменному заявлению вместо отсутствующей, если она по закону ведётся, — ч. 4–5 ст. 65 ТК РФ.
При совместительстве у другого работодателя книжку не предъявляют, если её ведут по основной работе либо она по закону не оформлялась. Для работы со специальными знаниями можно потребовать документ об образовании и (или) квалификации либо надлежаще заверенную копию; для вредной или опасной работы — справку об условиях основной работы, ст. 283 ТК РФ.
Трудовой кодекс ограничивает требования работодателя к документам кандидата.
Комментарий адвокатаадвокат · рег. № 78/8790
Я начинаю проверку спорной справки с её правового основания и характера должности. Само включение документа в памятку кадровой службы не заменяет основание из названных источников. Затем сопоставляю требование с исключениями для первой работы и правилами об отсутствующей трудовой книжке.
Статьи закона, на которых держится тема, — с названиями из официального текста
Официальный текст: Трудовой кодекс Российской Федерации
Разногласия о перечне документов возникают как из-за лишних требований, так и из-за неверного применения исключений.
Кандидат предъявил основные документы, но кадровая служба добавила неподтверждённые требования. Проверке подлежит источник каждого дополнительного документа и связь со спецификой работы — ч. 2–3 ст. 65 ТК РФ.
От человека без прежней работы требуют трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Для впервые заключаемого договора предусмотрено исключение; при отсутствии лицевого счёта сведения для регистрации подаёт работодатель — ч. 1, 4 ст. 65 ТК РФ.
Документа нет из-за утраты, повреждения или иной причины. Проверяются письменное заявление с указанием причины и условие о том, ведётся ли книжка на этого работника по закону, — ч. 5 ст. 65 ТК РФ.
Спор касается того, требует ли работа специальных знаний или подготовки. Именно для такой работы предъявляют документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — ч. 1 ст. 65 ТК РФ.
Требование сопоставляют с деятельностью, к которой закон не допускает лиц с соответствующей судимостью или уголовным преследованием. Общая просьба кадровика не определяет наличие этого ограничения — ч. 1 ст. 65 ТК РФ.
Кандидат предъявляет электронный документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта. Спор о необходимости иной формы проверяют с учётом прямого разрешения электронной формы — ч. 1 ст. 65 ТК РФ.
Незаконное требование лишних документов нарушает трудовое законодательство. Отказ по мотивам беременности или наличия детей до трёх лет может подпадать под ст. 145 УК РФ.
| Нарушение | Кто отвечает | Санкция | Норма |
|---|---|---|---|
| Истребование документов помимо предусмотренных ТК, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства | За незаконный запрос отвечают должностные лица, юридические лица и лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица | Предупреждение либо штраф: должностным лицам и предпринимателям — 1 000–5 000 рублей; юридическим лицам — 30 000–50 000 рублей. | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Аналогичное нарушение правил предъявления документов лицом, ранее подвергнутым административному наказанию | Ранее наказанные за аналогичное нарушение: должностные лица, юридические лица, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица | Должностным лицам — штраф 10 000–20 000 рублей либо дисквалификация на 1–3 года; предпринимателям — штраф 10 000–20 000 рублей; юридическим лицам — штраф 50 000–70 000 рублей. | ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Необоснованный отказ в приёме на работу женщине по мотивам её беременности; женщине, имеющей детей в возрасте до трёх лет, — по этим мотивам | Лицо, совершившее необоснованный отказ в приёме на работу по названным мотивам | Обязательные работы — до трёхсот шестидесяти часов. Альтернатива — штраф: до двухсот тысяч рублей либо в размере заработной платы или иного дохода осуждённого за период до восемнадцати месяцев. | ст. 145 УК РФ |
Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ действует, если иное не предусмотрено специальными составами о допуске неуполномоченным лицом, оформлении договора, оплате труда или охране труда.
Результат проверки зависит от того, предусмотрен ли спорный документ законом и какие условия применимы к кандидату.
Комментарий адвокатаадвокат · рег. № 78/8790
Я проверяю не количество бумаг в кадровой папке, а основание каждой спорной позиции. Для паспорта и подтверждения регистрации вопрос один, для диплома или справки о судимости — другой: здесь нужно сопоставить документ с характером работы и законодательным ограничением. Такое разделение следует из ч. 1–3 ст. 65 ТК РФ. В переписке с работодателем я формулирую вопрос к конкретной позиции списка, чтобы ответ не сводился к ссылке на внутреннюю памятку.
Отдельно я выясняю, почему нет трудовой книжки. Первая работа, утрата книжки и случай, когда бумажная книжка по закону не ведётся, требуют разных объяснений. По ч. 5 ст. 65 ТК РФ я готовлю заявление с причиной отсутствия документа; по ч. 4 ст. 65 ТК РФ проверяю, требуется ли представление работодателем сведений для регистрации впервые поступающего на работу. Для оценки разногласий мне нужны исходный список кадровика, описание должности и переписка о недостающем документе. Эти материалы позволяют обсуждать содержание требования, а не предполагать причину отказа.
Начните с должности и своего трудового прошлого: они определяют, какие документы нужно предъявить и что оформляет работодатель.
Письменное обращение к работодателю помогает установить, какой документ он считает недостающим и чем обосновывает требование.
Отказ заключить договор из-за спорного документа можно обжаловать в суд по ч. 6 ст. 64 ТК РФ. Подготовьте кадровый список и объяснение, какое требование нарушает ваши права.
| Вопрос | Как решается | Норма |
|---|---|---|
| Что указать в иске к работодателю | В иске назовите работодателя, спорную справку, обстоятельства отказа в приёме, требования к ответчику и доказательства. Кадровая переписка должна подтверждать изложенную хронологию. | ч. 2 ст. 131 ГПК РФ |
| Куда предъявить иск об отказе в приёме | Такой спор рассматривает районный суд. Иск к работодателю-гражданину предъявляют по месту его жительства, к организации — по её адресу. Иск о восстановлении трудовых прав можно предъявить также по месту жительства истца, оспаривающего отказ из-за документов. | ст. 24 ГПК РФ, ст. 28 ГПК РФ, ч. 6.3 ст. 29 ГПК РФ |
| Что подтверждает отсутствие обязанности принести справку | Сопоставьте требование работодателя с перечнем и условиями предъявления документов. Для диплома имеет значение специальная подготовка, для справки о судимости — ограничение на соответствующую деятельность. | ч. 1–3 ст. 65 ТК РФ |
| Какие приложения подготовить | Приложите список кадровой службы, её сообщения, своё обращение и ответ, подтверждения предъявления документов. Также приложите подтверждение направления другим участникам копий иска и отсутствующих у них приложений. | п. 4, 6 ст. 132 ГПК РФ |
| Как обжаловать решение по спору о документах | Кандидат, оспаривающий вывод суда о законности требования справки или отказа в приёме, передаёт жалобу в апелляционную инстанцию через суд, рассмотревший иск. Месячный срок отсчитывается от принятия решения в окончательной форме, если ГПК не устанавливает иной срок для соответствующего решения. | ч. 1–2 ст. 321 ГПК РФ |
Разделите обязательные для вашей ситуации документы и материалы, которые помогут разобраться с требованиями кадровой службы.
| Документ | Зачем | Кто подписывает, форма |
|---|---|---|
| Паспорт или иной документ о личности | Удостоверяет личность поступающего на работу — ч. 1 ст. 65 ТК РФ. | Предъявляет лицо, заключающее трудовой договор. |
| Книжка и сведения о прежней работе | Подтверждают прежнюю трудовую деятельность; при первом договоре предъявлять их не требуется — ч. 1 ст. 65 ТК РФ. | Предъявляет поступающий на работу с учётом исключения для первой работы. |
| Документ о регистрации в системе индивидуального учёта | Подтверждает регистрацию, в том числе электронным документом, — ч. 1 ст. 65 ТК РФ. | Предъявляет кандидат; электронная форма допускается законом. |
| Документы воинского учёта, об образовании и специальные справки | Предъявляются при условиях для лица и должности, установленных ч. 1 ст. 65 ТК РФ. | Кандидат подготавливает применимые к своей работе документы. |
| Заявление об оформлении новой трудовой книжки | Нужно при утрате, повреждении или ином отсутствии книжки, если она по закону ведётся, — ч. 5 ст. 65 ТК РФ. | Письменное заявление поступающего на работу с указанием причины отсутствия. |
| Список кадровой службы и переписка | Помогают установить, какой дополнительный документ требуют и на каком основании, — ч. 2–3 ст. 65 ТК РФ. | Сохраните исходные сообщения, свой вопрос и полученный ответ работодателя. |
Документы предъявляют при заключении договора по ч. 1 ст. 65 ТК РФ. При отказе из-за спорной справки фиксируйте дату отказа и дату предъявления требования о письменном объяснении причины.
| Действие | Срок | С какого дня | Норма |
|---|---|---|---|
| Письменное объяснение работодателем отказа из-за спорного документа | Не позднее семи рабочих дней | После предъявления кандидатом письменного требования сообщить причину отказа в заключении договора | ч. 5 ст. 64 ТК РФ |
| Иск кандидата об отказе в приёме из-за незаконного требования справки | Три месяца | Когда кандидат узнал или должен был узнать, что отказ из-за документов нарушает его право на трудоустройство | ч. 1 ст. 392 ТК РФ |
| Апелляционная жалоба кандидата на решение по иску к работодателю о нарушении прав при предъявлении документов | В течение месяца | От даты принятия окончательного решения по иску о спорной справке или отказе в приёме; жалобу направляют через рассмотревший иск суд. | ч. 1–2 ст. 321 ГПК РФ |
Месяц на апелляцию указан для решения по этому трудовому спору с оговоркой об иных сроках по ГПК. Сохраните решение и подтверждение его получения: дата получения и дата принятия окончательного решения могут различаться. Ожидание объяснений работодателя не должно приводить к пропуску срока судебной защиты.
Как адвокат ведёт ваше поручение
№ 78/8790 · адвокат · в профессии с 2006 года
Я веду поручение лично. При обращении разбираю задачу, необходимые действия и объём помощи, который закрепляю в соглашении.
Сведения, полученные в связи с обращением за юридической помощью, охраняются адвокатской тайной.
Список зависит от того, впервые ли вы заключаете договор, какая работа предстоит и какие дополнительные требования установлены для неё.
Документ о личности, трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности, подтверждение регистрации в системе индивидуального учёта — по ч. 1 ст. 65 ТК РФ. При первом договоре книжку и сведения о прежней работе не предъявляют. Воинские документы, подтверждение образования и специальные справки нужны при условиях, названных в этой части.
Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний предъявляют для работы, требующей специальных знаний либо специальной подготовки. Свяжите вопрос кадровой службы с будущей трудовой функцией: именно такое условие содержит ч. 1 ст. 65 ТК РФ.
Ч. 1 ст. 65 ТК РФ адресует перечень работодателю и лицу, поступающему на работу. Само по себе то, что работодатель — ИП или ООО, не названо в этой статье основанием для расширения перечня. Дополнительные документы определяются с учётом специфики работы и правовых актов, перечисленных в ч. 2–3 ст. 65 ТК РФ.
Нет, при первом трудовом договоре действует исключение из требования предъявить книжку и (или) сведения о трудовой деятельности — ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Если впервые поступающему на работу не открыт индивидуальный лицевой счёт, сведения для регистрации представляет работодатель — ч. 4 ст. 65 ТК РФ.
Кроме общего перечня, ч. 1 ст. 327.3 ТК РФ предусматривает: для временно пребывающего — разрешение на работу или патент; временно проживающего — разрешение на временное проживание, в том числе в целях образования; постоянно проживающего — вид на жительство. Для этих требований возможны исключения по федеральным законам и международным договорам. Воинские документы по ч. 3 этой статьи не предъявляют, кроме случаев, установленных законом, международным договором, указом Президента или постановлением Правительства.
Дополнительные документы могут требоваться с учётом специфики работы на основании Кодекса, федеральных законов, указов Президента и постановлений Правительства — ч. 2 ст. 65 ТК РФ. Попросите указать основание именно для вашей должности и название требуемого медицинского документа. Произвольное расширение требований запрещено ч. 3 ст. 65 ТК РФ.
Подайте работодателю письменное заявление с причиной отсутствия трудовой книжки. При утрате, повреждении или иной причине он обязан оформить новую, кроме случаев, когда по закону трудовая книжка на работника не ведётся, — ч. 5 ст. 65 ТК РФ. Оставьте у себя экземпляр с отметкой работодателя о получении заявления по поводу отсутствующей книжки.
Перечень и условия предъявления установлены ст. 65 ТК РФ. В ней разделены документы общего назначения, требования к определённым лицам и работам, допустимость дополнительных документов и действия работодателя при первой работе либо отсутствии трудовой книжки. Проверяйте не только название документа, но и условие, при котором он требуется.
Нет: ч. 1 ст. 65 ТК РФ связывает эту справку с работой, к которой закон не допускает лиц, имеющих или имевших судимость либо подвергающихся или подвергавшихся уголовному преследованию. Уточните, какое ограничение относится к будущей деятельности. Требовать справку только по внутреннему списку нельзя — ч. 3 ст. 65 ТК РФ.
Да, ч. 1 ст. 65 ТК РФ прямо допускает электронную форму документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта. При разногласии сохраните ответ кадровой службы о том, почему предъявленное подтверждение не принимают, и попросите объяснить требование к форме.
Где нужна помощь адвоката и что прочитать дальше по этому вопросу
Не откладывайте защиту