Электронный кадровый документооборот позволяет подписывать документы о работе без бумажного дубликата. Разберитесь, требуется ли ваше согласие, какой подписью пользоваться и кто оплачивает её получение, прежде чем подключаться к системе.
Коротко
Кадровый электронный документооборот — создание, подписание, использование и хранение документов о работе в электронной форме. Переход требует письменного согласия работника. Оно не нужно принятым после 31 декабря 2021 года, если на эту дату у них не было трудового стажа: ч. 5–7 ст. 22.2 ТК РФ. Работодатель оплачивает систему и получение отсутствующей у работника электронной подписи — ч. 9 ст. 22.1 ТК РФ, ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ.
Перед подписанием проверьте уведомление о переходе, вид документа и доступную вам подпись. Сохраните сведения о том, что именно предложил работодатель.
ч. 2, 4–7 ст. 22.2 ТК РФ
ч. 1, 4, 7 ст. 22.3 ТК РФ
ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ
Подключение к личному кабинету не заменяет проверку того, какой документ вы подписываете. Различайте согласие на электронный обмен и согласие с содержанием конкретного документа.
Обратиться за разбором стоит до подписания документа, если способ обмена влияет на ваше волеизъявление.
Электронный обмен охватывает и действующего работника, и лицо, поступающее на работу. Обязанность организовать систему и оплатить её работу возложена на работодателя.
| Участник | Обязанность или право | Норма |
|---|---|---|
| Работодатель | Принимает решение о введении электронного документооборота и локальный акт. В нём определяются система, доступ к ней при необходимости, перечни документов и категорий работников, срок уведомления и дата начала обмена. | ч. 1, 2 ст. 22.2 ТК РФ |
| Работник | Даёт письменное согласие на переход либо отказывается от него; после отказа вправе согласиться позднее. От согласия освобождены принятые после 31 декабря 2021 года без трудового стажа на эту дату. | ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК РФ |
| Лицо, принимаемое на работу | Получает информацию об электронном документообороте. При наличии стажа на 31 декабря 2021 года вправе дать согласие на электронное взаимодействие с работодателем. | ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ |
| Выборный орган первичной профсоюзной организации | Его мнение учитывается при принятии локального акта о введении электронного документооборота и утверждении порядка его осуществления работодателем. | ч. 2, 3 ст. 22.2 ТК РФ |
| Работник или лицо, поступающее на работу | Вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись; приобретать другую лишь ради перехода закон не требует. | ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ |
Электронный кадровый документооборот в организации меняет способ оформления рабочих документов. Скан с изображением подписи сам по себе не описывает весь предусмотренный законом процесс.
В понятие обмена входят создание, подписание, использование и хранение электронных документов без дублирования на бумаге. Правила распространяются на документы, для которых требуется письменное оформление или ознакомление под роспись. Из этого режима исключены трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда — ч. 1–3 ст. 22.1 ТК РФ.
Работодатель выбирает платформу «Работа в России» либо собственную информационную систему. Собственная система должна обеспечивать подписание, хранение и фиксацию получения документов сторонами. Работник использует ту систему, которую работодатель применяет для такого обмена; доступ к платформе возможен в том числе через Госуслуги — ч. 4, 7 ст. 22.1 ТК РФ.
Сроки подписания и ознакомления могут устанавливаться в порядке электронного документооборота с учётом рабочего времени работника. Поэтому при споре об опоздании с ознакомлением нужно проверить именно этот порядок, а не только дату появления файла в кабинете — ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ.
Письменное согласие относится к способу взаимодействия. Право вернуться к вопросу о переходе сохраняется после отказа.
Комментарий адвокатаадвокат · рег. № 78/8790
Я сначала выясняю, требуется ли согласие именно этого работника. Оно не нужно принятым после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату отсутствовал трудовой стаж, — ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ. Затем сопоставляю письменное волеизъявление с уведомлением работодателя.
Статьи закона, на которых держится тема, — с названиями из официального текста
Официальный текст: Трудовой кодекс Российской Федерации
Предмет разногласий может касаться перехода, конкретной подписи или доставки сообщения. Для каждого случая нужны свои документы.
Работника включили в электронный обмен по факту входа в кабинет. Проверке подлежат письменное согласие и исключение для принятых после 31 декабря 2021 года без стажа на эту дату — ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК РФ.
Работник не дал необходимого согласия, а работодатель предлагает скачать файлы. Для отказавшихся от электронного взаимодействия предусмотрены безвозмездные, надлежаще заверенные бумажные документы — ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ.
Спорят о том, кто и чем подписал заявление в системе работодателя. Для этого документа работник использует усиленную подпись; соглашение о простой подписи не заменяет данное требование — ч. 4, 5 ст. 22.3 ТК РФ.
Работодатель ссылается на позднее прочтение сообщения. Заявления через применяемую им систему или платформу считаются полученными на следующий рабочий день после направления — ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ.
С работника требуют оплатить эксплуатацию кадровой системы или получение отсутствующей у него подписи. Эти расходы возложены на работодателя — ч. 9 ст. 22.1 ТК РФ, ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ.
Приказ об увольнении оформили только в кадровой системе по правилам общего электронного обмена. Между тем этот документ исключён из сферы применения такого режима — ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.
Вид подписи зависит от выбранной системы. Требования для трудового договора и текущих заявлений в системе работодателя также различаются.
| Признак | Система работодателя | Платформа «Работа в России» | Норма |
|---|---|---|---|
| Организация обмена | Должна обеспечивать подписание, хранение и фиксацию факта получения документа сторонами трудовых отношений. | Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений; доступ возможен через Госуслуги. Порядок взаимодействия с Госуслугами устанавливает Правительство. | ч. 4, 5 ст. 22.1 ТК РФ |
| Подпись работодателя | Для трудового договора и изменений к нему используется усиленная квалифицированная подпись. | Может применяться усиленная квалифицированная либо усиленная неквалифицированная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства. | ч. 1, 6 ст. 22.3 ТК РФ |
| Подпись работника | Простая подпись при соглашении об определении подписанта и конфиденциальности ключа допустима, кроме договоров: трудового, о материальной ответственности, ученического, на получение образования и их изменений; согласия на перевод; заявления об увольнении и его отзыва; ознакомления с уведомлением об изменении условий договора и приказом о дисциплинарном взыскании. Для них нужна усиленная подпись. | Допускается также простая подпись с ключом, полученным при личной явке по правилам использования подписи при получении государственных и муниципальных услуг. | ч. 4, 5, 7 ст. 22.3 ТК РФ |
Получение подписи и обслуживание кадровой системы оплачивает работодатель. При споре о расходах разграничьте плату за систему, за электронную подпись и самостоятельный имущественный ущерб.
| Расход или требование | Размер и способ определения | Норма |
|---|---|---|
| Создание и эксплуатация системы | Расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов несёт работодатель. Для работника эти затраты не превращаются в плату за участие в кадровом обмене. | ч. 9 ст. 22.1 ТК РФ |
| Получение и использование подписи | Если электронной подписи у работника нет, расходы на её получение и использование несёт работодатель. Возможность использовать ранее самостоятельно полученную усиленную квалифицированную подпись сохраняется. | ч. 12, 13 ст. 22.2 ТК РФ |
| Имущественный ущерб, причинённый работодателем | Полный объём ущерба имуществу работника определяется по рыночным ценам в данной местности на день возмещения. При согласии работника возможно возмещение в натуре. | ч. 1, 2 ст. 235 ТК РФ |
| Пример: повреждено имущество работника | Если работодатель причинил ущерб имуществу, а размер ущерба по местным рыночным ценам на день возмещения составляет 12 000 рублей, полное возмещение составляет 12 000 рублей. Основание требования — причинённый ущерб имуществу. | ч. 1 ст. 235 ТК РФ |
Суммы примера условные. Возмещение ущерба относится к случаю повреждения имущества работника работодателем; само подключение к кадровой системе такого требования не создаёт — ч. 1 ст. 235 ТК РФ.
Нарушение трудовых правил электронного обмена может повлечь предупреждение или штраф. Возмещение ущерба имуществу требует отдельно установить причинённый работодателем ущерб.
| Нарушение | Кто отвечает | Санкция | Норма |
|---|---|---|---|
| Причинение ущерба имуществу работника работодателем | Работодатель | Полное возмещение по местным рыночным ценам на день возмещения; с согласия работника — в натуре. | ч. 1, 2 ст. 235 ТК РФ |
| Нарушение трудовых правил электронного обмена, в том числе отказ выдать обязательные бумажные документы | За нарушение кадровых правил: юридические лица, должностные лица, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица | Юридическим лицам за такое нарушение — предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Должностным лицам и лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей. | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Аналогичное нарушение кадровых правил после административного наказания | Лицо, ранее подвергнутое административному наказанию за аналогичное правонарушение | За повторное нарушение: юридическим лицам — штраф от 50 000 до 70 000 рублей; должностным лицам — от 10 000 до 20 000 рублей либо дисквалификация от одного года до трёх лет; лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 10 000 до 20 000 рублей. | ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ |
Из общего состава исключены фактический допуск неуполномоченным лицом, нарушения оформления трудового договора, выплат и охраны труда: для них предусмотрены специальные составы.
Комментарий адвокатаадвокат · рег. № 78/8790
Я начинаю разбор электронного кадрового документа с того, что выясняю систему его подписания. Для заявления об увольнении в системе работодателя нужна усиленная подпись работника, тогда как для иных документов возможна простая подпись при надлежащем соглашении. Поэтому сохраняю для анализа сам документ, данные о подписи и условия соглашения, а не ограничиваюсь снимком страницы личного кабинета — ч. 4, 5 ст. 22.3 ТК РФ.
Следом проверяю, на каком основании работник оказался участником электронного обмена. Важны письменное согласие и наличие трудового стажа на 31 декабря 2021 года: принятым после этой даты без стажа на неё согласие не требуется — ч. 5–7 ст. 22.2 ТК РФ. В остальных случаях отсутствие согласия признаётся отказом от такого взаимодействия.
В споре о доставке заявления я сопоставляю подтверждение его направления с выбранным работодателем каналом. Прочтение сотрудником кадровой службы и юридическая дата получения не тождественны: для отправки через применяемую систему закон устанавливает получение на следующий рабочий день — ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ.
Соберите условия перехода и подтверждения подписания до того, как спор сведётся к разным версиям содержимого личного кабинета.
Для разбора электронной переписки сохраните не только текст спорного файла, но и сведения, позволяющие установить условия его оформления.
| Документ | Зачем | Кто подписывает, форма |
|---|---|---|
| Локальный акт о введении обмена | Проверить выбранную систему, перечни документов и категорий работников, срок уведомления и дату начала обмена — ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. | Принимает работодатель с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. |
| Уведомление работника о переходе | Установить, о чём и когда работника уведомили, разъяснили ли право дать согласие — ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ. | Работодатель уведомляет каждого работника в установленный локальным актом срок. |
| Согласие на электронное взаимодействие | Подтвердить волеизъявление; исключение — принятые после 31 декабря 2021 года без стажа на эту дату, ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК РФ. | Работник даёт согласие письменно. |
| Трудовой договор в электронной форме | Проверить вид подписи каждой стороны в информационной системе работодателя — ч. 1, 4 ст. 22.3 ТК РФ. | Работодатель — усиленной квалифицированной подписью; работник — одной из предусмотренных усиленных подписей. |
| Соглашение о простой подписи | Проверить определение подписанта и конфиденциальность ключа при подписании иных документов в системе работодателя — ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ. | Стороны трудового договора устанавливают правила соглашением. |
Срок выдачи копий и срок судебной защиты различаются. Ознакомление с электронными документами должно учитывать рабочее время — ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ.
| Действие | Срок | С какого дня | Норма |
|---|---|---|---|
| Получение работодателем электронного заявления, уведомления или сообщения | На следующий рабочий день | После направления через применяемую работодателем кадровую систему или платформу «Работа в России». | ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ |
| Введение электронного документооборота | Не ранее дня истечения срока уведомления | Относительно срока уведомления, установленного локальным актом работодателя; дата введения закрепляется тем же актом. | ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ |
| Выдача документов о работе или заверенных копий | Не позднее трёх рабочих дней | Со дня подачи работником заявления о выдаче документов. | ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ |
| Иск работника к работодателю из-за отказа выдать обязательные бумажные документы | Три месяца | Со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении права на документы. | ч. 1 ст. 392 ТК РФ |
Как адвокат ведёт ваше поручение
№ 78/8790 · адвокат · в профессии с 2006 года
Я веду поручение лично. При обращении разбираю задачу, необходимые действия и объём помощи, который закрепляю в соглашении.
Сведения, полученные в связи с обращением за юридической помощью, охраняются адвокатской тайной.
Ответы для работника, которому предлагают перейти в кадровую систему или подписать электронный документ.
Нет, переход требует письменного согласия. Оно не требуется от принятых после 31 декабря 2021 года, у которых на эту дату не было трудового стажа — ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ. Для остальных отсутствие согласия признаётся отказом, а согласиться можно впоследствии — ч. 5–7 ст. 22.2 ТК РФ.
Нет. Из этого режима исключены трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Их нельзя переводить в общий кадровый электронный обмен на основании одного решения работодателя — ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.
Отсутствие электронной подписи не может быть основанием для отказа в приёме на работу или увольнения. Получение отсутствующей у работника подписи и её использование оплачивает работодатель — ч. 8, 12 ст. 22.2 ТК РФ. Сохраните сообщение, в котором приём обусловили приобретением подписи.
Отсутствие необходимого письменного согласия закон признаёт отказом от электронного взаимодействия. Это не лишает работника права дать согласие позднее. Для принятых после 31 декабря 2021 года без стажа на эту дату действует иной режим: согласие не требуется — ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК РФ.
Работодатель несёт расходы на создание и эксплуатацию своей информационной системы, а также создание, использование и хранение электронных документов. На него же возложены расходы на получение отсутствующей у работника подписи и её использование — ч. 9 ст. 22.1 ТК РФ, ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ.
В системе работодателя для заявления об увольнении предусмотрены усиленные подписи работника. Простая подпись для такого заявления здесь не предусмотрена. На платформе «Работа в России» допускается простая подпись с ключом, полученным при личной явке по правилам получения государственных и муниципальных услуг, — ч. 4, 7 ст. 22.3 ТК РФ.
На следующий рабочий день после направления заявления через применяемую работодателем информационную систему или платформу «Работа в России». Правило относится к заявлениям, уведомлениям и сообщениям, в отношении которых осуществляется такой обмен. Сохраните подтверждение отправки — ч. 8, 9 ст. 22.3 ТК РФ.
Работодатель обязан безвозмездно предоставлять надлежаще заверенные бумажные документы о работе тем, кто не дал согласия в предусмотренных законом случаях. Это относится к документам, связанным с работой у данного работодателя, — ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ.
Ранее самостоятельно полученную усиленную квалифицированную электронную подпись работник или поступающее на работу лицо вправе использовать. Предъявите сведения о ней при согласовании доступа к системе; право использовать такую подпись закреплено ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ.
Да. Для электронного заключения и изменения договоров требуется усиленная квалифицированная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись работника. Для иных случаев возможен другой порядок обмена с фиксацией получения; сроки подтверждения получения определяются документами, регулирующими взаимодействие, — ч. 1–4 ст. 312.3 ТК РФ.
Где нужна помощь адвоката и что прочитать дальше по этому вопросу
Не откладывайте защиту