Оформляйте хозяйственные операции — передачу товара, выполнение работы, оказание услуги — первичными учётными документами. Здесь разобраны реквизиты, подписи, исправления и передача документов бухгалтеру, а также ответственность за нарушения.
Коротко
Бухгалтерская первичка — документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни. Для каждого такого факта нужен первичный учётный документ; принимать в учёт бумаги на операции, которых не было, запрещено ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Наименование, дата, составитель, содержание операции, измерение, должности ответственных лиц и подписи относятся к обязательным реквизитам по ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Начните с самого документа и сведений о фактической операции. Сохраните полученную версию, переписку о передаче и замечания бухгалтера.
ч. 1, 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ
ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ
ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ
Ошибка в реквизитах и документ на выдуманную операцию требуют разного разбора. При проверке первички отделяйте качество оформления от достоверности самого хозяйственного факта.
Юридический разбор нужен там, где спор касается достоверности операции, подписей или распределения обязанностей.
Для разбора соберите сведения о составителе, подписантах и передаче в бухгалтерию. Получатель документа и ответственное за достоверность лицо могут выполнять разные функции.
| Участник | Обязанность или право | Норма |
|---|---|---|
| Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни | Обеспечивает своевременную передачу первичных документов для регистрации данных в бухгалтерских регистрах и достоверность этих данных. Документ составляется при совершении факта либо непосредственно после окончания, если составить его сразу невозможно. | ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ |
| Лица, совершившие сделку, операцию и ответственные за её оформление | В первичном документе указываются их должности и подписи с фамилиями и инициалами либо иными реквизитами для идентификации. Для свершившегося события указываются лица, ответственные за его оформление. | ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ |
| Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта | Не несёт ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам. Его письменные требования о порядке оформления и представлении необходимых документов обязательны для работников. | ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ |
| Лицо с договором об оказании услуг по ведению бухгалтерского учёта | Правило о чужих первичных документах распространяется и на него. Письменные требования о документальном оформлении и представлении сведений для ведения учёта также обязательны для всех работников экономического субъекта. | ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ |
| Руководитель экономического субъекта | Определяет формы по представлению должностного лица, ведущего учёт. Для организаций бюджетной сферы действует установление форм в соответствии с бюджетным законодательством. | ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ |
Первичка связывает хозяйственное событие с его записью в бухгалтерском учёте. Разбор начинается с вопроса, что именно произошло.
Договор задаёт договорённости сторон, а первичный учётный документ оформляет факт хозяйственной жизни: это отправная точка ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Поэтому при анализе акта или накладной я сопоставляю содержание с реальной передачей товара, выполненной работой или услугой. Документ на несуществующий факт принимать в бухгалтерский учёт нельзя по той же части.
Универсальное название бланка не заменяет реквизиты. В документе должны быть наименование, дата составления, экономический субъект, содержание факта, натуральное и (или) денежное измерение с единицами, должности ответственных и их подписи с идентифицирующими данными — ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Проверять только итоговую сумму недостаточно.
Бумажный и электронный способы оформления допускаются ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, причём электронный документ подписывается электронной подписью. Когда закон или договор предусматривает представление на бумаге, экономический субъект по требованию другого лица или государственного органа изготавливает бумажную копию за свой счёт — ч. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Полученный файл и его подпись я рассматриваю вместе.
Правило об исправлении касается не только содержания правки, но и её оформления.
Комментарий адвоката Вруцкогоадвокат · рег. № 78/8790
Я начинаю с проверки допустимости исправления для конкретного документа. Затем сопоставляю дату правки, состав подписантов и данные для их идентификации с ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Сохранённые версии помогают понять, что менялось и кем оформлена правка.
Статьи закона, на которых держится тема, — с названиями из официального текста
Официальный текст: О бухгалтерском учете
Поводом для обращения бывает как отдельный акт, так и разрыв в цепочке передачи первички.
В акте записано исполнение, которое компания оспаривает. Я сопоставляю описание работ с подтверждениями факта: принимать документы на не имевшие места события запрещено ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
В документе нет единиц измерения, содержания передачи или сведений о подписанте. Предмет разбора — обязательные поля, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и замечания составителю.
После подписания стороны обнаружили ошибку и спорят о порядке исправления. Проверяю ограничения, дату исправления и подписи составивших документ лиц по ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Бухгалтерия не получила документ по завершённой операции. Разбираю обязанности ответственного за оформление и письменные требования о передаче документов по ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Вместо подписанного электронного документа передан только файл. Проверяю способ оформления и наличие электронной подписи, предусмотренной для электронной первички ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Искажение показателей отчётности связывают с чужой недостоверной либо не переданной вовремя первичкой. Проверяю условия по примечанию о неприменении ответственности к ведущему учёт к ст. 15.11 КоАП РФ.
Отсутствие первички в течение установленных сроков хранения названо грубым нарушением в примечании 1 к ст. 15.11 КоАП РФ. Санкции этой статьи адресованы должностным лицам.
| Нарушение | Кто отвечает | Санкция | Норма |
|---|---|---|---|
| Грубое нарушение требований к учёту, в том числе отсутствие первичных документов в течение установленных сроков хранения | Должностное лицо; за исключением случаев, предусмотренных специальной нормой о бюджетном учёте | Штраф от 5 000 до 10 000 рублей | ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ |
| Повторное нарушение, предусмотренное частью первой этой статьи | Должностное лицо | Штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет | ч. 2 ст. 15.11 КоАП РФ |
| Искажение отчётности из-за чужой первички | Лицо, ведущее учёт, либо лицо с договором об оказании услуг по ведению учёта | Административная ответственность за искажение показателей отчётности не применяется, если оно вызвано несоответствием составленных другими лицами документов фактам и (или) непередачей либо несвоевременной передачей первички | ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ, примечание о неприменении ответственности за искажение показателей |
Примечание 2 к ст. 15.11 КоАП РФ предусматривает освобождение должностных лиц: при исправлении ошибки в установленном порядке, включая представление пересмотренной отчётности, до утверждения отчётности; либо при подаче уточнённой декларации (расчёта), уплате недоимки, возникшей из-за искажения данных учёта, и соответствующих пеней с соблюдением предусмотренных налоговым законодательством условий. Одной перепечатки акта недостаточно.
адвокат · рег. № 78/8790
Когда мне передают папку с актами, я сначала ищу связь между документом и хозяйственным событием. Подробный бланк с подписями ещё не отвечает на вопрос, состоялась ли записанная в нём операция. Запрет на принятие документов о несуществующих фактах установлен ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Поэтому я прошу показать переписку о сдаче работы, сведения о передаче товара и поступившие возражения, а не ограничиваюсь титульной страницей договора.
Следующий вопрос — кто оформил документ и когда он попал в бухгалтерию. Я отделяю действия составителя от действий лица, ведущего учёт: ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ распределяет обязанности по достоверности и передаче, а также оговаривает ответственность за документы других лиц. Для спора об искажении показателей отчётности проверяю условия неприменения ответственности по примечанию к ст. 15.11 КоАП РФ.
При ошибке в подписанном акте я советую сохранить исходник и согласовать предмет правки с составителями. Дату, подписи и данные об этих лицах проверяю по ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, с учётом возможных специальных ограничений. Такая последовательность позволяет обсуждать конкретный дефект документа, а не неопределённое требование «привести первичку в порядок».
Соберите цепочку от хозяйственного события до переданного в бухгалтерию документа. Отметьте места, где расходятся описание операции, подписи и сведения о передаче.
Для консультации подготовьте спорную первичку вместе с материалами о самой операции. Перечень ниже — подборка для разбора, а не новый обязательный комплект.
| Документ | Зачем | Кто подписывает, форма |
|---|---|---|
| Спорный первичный документ | Проверить описание операции, измерение и обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ | Лица, совершившие операцию и ответственные за её оформление, либо ответственные за оформление события — ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ; бумага и (или) электронный документ с электронной подписью по ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ |
| Договор и материалы исполнения | Сопоставить акт или накладную с тем, что фактически произошло; предмет проверки — запрет из ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ | Предоставьте имеющиеся подписанные версии, переписку и приложения без дополнительного переоформления |
| Решение о формах первички | Выяснить, какая форма определена руководителем по представлению должностного лица, ведущего учёт, — ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ | Предоставьте имеющееся решение и относящееся к нему предложение; для бюджетной сферы действует отдельный порядок |
| Исходная и исправленная версии | Установить содержание правки и дату исправления по ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ | Исправление подписывают составившие документ лица с фамилиями и инициалами либо иными идентифицирующими реквизитами |
| Запросы бухгалтера и сведения о передаче | Восстановить движение первички и выполнение письменных требований по ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ | Подготовьте имеющиеся письма, уведомления о доставке и записи о получении документа |
По ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичный документ составляют при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания.
| Действие | Срок | С какого дня | Норма |
|---|---|---|---|
| Составить первичный документ | При совершении факта хозяйственной жизни; если это невозможно — непосредственно после окончания | Ориентир — совершение конкретной операции либо окончание события, а не дата последующего разбора бухгалтером | ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ |
| Передать документы для регистрации данных | Своевременно — ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ | Передачу обеспечивает лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни; сохраните сведения о фактическом получении | ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ |
| Зафиксировать допустимое исправление | В документе должна быть дата исправления; отдельный срок внесения правки здесь не установлен | Дата самой правки указывается вместе с подписями составивших документ лиц; специальные ограничения проверяются отдельно | ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ |
Как адвокат ведёт поручение компании
Правовая помощь компаниям и предпринимателям — кто отвечает за ваше поручение
№ 78/8790 · адвокат
Поручение ведёт адвокат Константин Александрович Вруцкий лично. При обращении обсуждаем задачу компании, необходимые действия и объём сопровождения, который будет закреплён в соглашении.
Адвокатская тайна действует с первого слова, ещё до заключения соглашения: сведения о компании, её сделках и контрагентах не могут быть раскрыты, а адвоката нельзя допросить о том, что он узнал от доверителя.
Вопросы о подборе бухгалтера здесь разобраны только в части оформления документов и распределения обязанностей.
Это документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни. Каждый такой факт должен иметь первичный учётный документ; бумаги на не имевшие места факты принимать к учёту нельзя по ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. В акте проверяют и подпись, и содержание операции.
Ответственный за оформление обеспечивает достоверность данных и своевременную передачу. Лицо, ведущее учёт, и исполнитель по договору учётных услуг не отвечают за соответствие составленных другими лицами документов свершившимся фактам по ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Уточните, где подписанные документы. По ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ первичка передаётся для регистрации данных в регистрах учёта. Одна таблица не подтверждает соблюдение требований к каждому документу.
Формы определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, ведущего учёт; для организаций бюджетной сферы они устанавливаются по бюджетному законодательству — ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Реквизиты сверяйте по ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Бумажный носитель и (или) электронная форма с электронной подписью допускаются ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Передачу и достоверность данных обеспечивает ответственный за оформление факта хозяйственной жизни. Письменные требования лица, ведущего учёт, о порядке оформления и представлении необходимых документов обязательны для работников по ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Ссылка на договор не заменяет обязательные реквизиты: содержание факта хозяйственной жизни, натуральное и (или) денежное измерение с единицами, должности и подписи ответственных лиц перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Проверьте, раскрыта ли операция.
Отделите оформление факта от налоговых условий. Реквизиты и подпись первичного документа регулируют ч. 2, 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Основания вычета НДС в них не раскрыты: по требованиям к первичке нельзя сделать самостоятельный вывод о праве на вычет.
Проверьте, что фактически передано, измерение операции с единицами, составителя, дату, должности и подписи ответственных лиц по ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Особые требования к сделке с недвижимостью нужно разбирать отдельно: регистрация прав этой статьёй не описана.
Правка допускается, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов регулирования бухучёта. Нужны дата исправления и подписи составивших документ лиц с идентифицирующими реквизитами по ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
При совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после окончания по ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Ответственный за оформление обеспечивает и своевременную передачу в бухгалтерию. Получение акта бухгалтером — отдельное событие.
Город не меняет перечень реквизитов по ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Уточните, кто отвечает за оформление и передачу документов: обязанности по достоверности и передаче определены ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Где нужна помощь адвоката и что прочитать дальше по этому вопросу