Электронная трудовая книжка содержит сведения о работе, переводах и увольнении. Разберитесь, где взять выписку, чем сведения последнего работодателя отличаются от данных СФР и как письменно потребовать исправления неверной записи о работе.
Коротко
Выписка из электронной трудовой книжки доступна у последнего работодателя, в СФР, МФЦ и через Госуслуги. Работодатель выдаёт сведения за работу у него: за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом, иным федеральным законом на работника ведётся трудовая книжка — по заявлению не позднее трёх рабочих дней, при увольнении — в день прекращения договора — ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ. Неверную или неполную запись он обязан исправить по письменному заявлению работника — ч. 4–6 ст. 66.1 ТК РФ.
Начните с получения сведений в подходящей форме и сверки конкретного кадрового события.
ч. 3–5 ст. 66.1 ТК РФ
ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ
ч. 2, 6 ст. 66.1 ТК РФ
Ошибки при запросе и проверке выписки затрудняют подтверждение работы и поиск источника неверной записи.
Повод для разбора — расхождение между документами о работе и сведениями, которые переданы в СФР.
Сведения формирует работодатель, хранит СФР, а получает и проверяет сам работник. Место получения определяет форму документа и охват сведений.
| Участник | Обязанность или право | Норма |
|---|---|---|
| Работодатель | Формирует основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого работника в электронном виде и представляет её для хранения в информационных ресурсах СФР. По письменному заявлению работника исправляет неверные или дополняет неполные сведения. | ч. 1, 6 ст. 66.1 ТК РФ |
| Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору | Может получать сведения у последнего работодателя, в МФЦ, СФР и через Госуслуги. У работодателя доступен период работы у него; при обращении следует выбрать бумажную либо электронную форму с учётом наличия у работодателя подписи. | ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ |
| Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации | В его информационных ресурсах хранятся представленные работодателями сведения. Получить их в Фонде можно на надлежаще заверенном бумажном носителе или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью. | ч. 1, 4 ст. 66.1 ТК РФ |
| МФЦ как место получения заверенных бумажных сведений | Место получения сведений на бумажном носителе, заверенных надлежащим образом. Этот канал подходит, когда требуется бумажная выписка из электронной трудовой книжки. | ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ |
Трудовая книжка в электронном виде — привычное название сведений о трудовой деятельности, которые работодатель направляет для хранения в СФР.
Сведения о трудовой деятельности охватывают информацию о работнике, месте работы, трудовой функции, постоянных переводах и увольнении. Работодатель формирует их в электронном виде по ч. 1, 2 ст. 66.1 ТК РФ. Поэтому электронная трудовая книжка работника связана с передачей кадровых сведений, а не с самостоятельным созданием файла гражданином.
В случаях, установленных Трудовым кодексом, электронная трудовая книжка при трудоустройстве предъявляется новому работодателю как сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен неё. Сведения могут использоваться для исчисления трудового стажа и внесения записей в бумажную книжку, когда она ведётся, — ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ.
Где найти электронную трудовую книжку, зависит от нужного документа. Последний работодатель выдаёт сведения о работе у него; СФР и Госуслуги позволяют получить подписанный электронный документ, а МФЦ — заверенный бумажный. Эти способы предусмотрены ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ. Если появилась запись с неверной должностью или причиной увольнения, исправление переданной работодателем информации требует письменного обращения к нему по ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ.
Исправление касается и ошибочной записи, и неполной информации, переданной работодателем.
Комментарий адвокатаадвокат · рег. № 78/8790
В заявлении я разделяю ошибочную запись и правильные сведения. Проверяю, чтобы требование охватывало передачу исправления в СФР: изменение внутреннего документа работодателя само по себе не отвечает на вопрос о данных в ресурсах Фонда.
Статьи закона, на которых держится тема, — с названиями из официального текста
Официальный текст: Трудовой кодекс Российской Федерации
Разберите, что требуется: получить сведения, уточнить их содержание или исправить переданную информацию.
Электронная трудовая книжка при приёме — это сведения о трудовой деятельности. В случаях, установленных Трудовым кодексом, их предъявляют вместе с книжкой или взамен неё по ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ; канал получения выбирают по ч. 4 той же статьи.
Если бумажная трудовая книжка на работника не ведётся, сведения за работу у работодателя предоставляются в день прекращения договора. Проверьте факт выдачи и выбранную форму документа — ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.
Сведения должны включать перевод работника на другую постоянную работу. Пропуск такого события разбирается как неполная информация: работник подаёт письменное заявление работодателю — ч. 2, 6 ст. 66.1 ТК РФ.
Проверяются основание и причина прекращения трудового договора. Если переданная запись расходится с документами о работе, требование об исправлении адресуют работодателю по ч. 2, 6 ст. 66.1 ТК РФ.
В МФЦ сведения получают на надлежаще заверенном бумажном носителе; в СФР доступны бумажная и электронная формы. Как заказать электронную трудовую книжку, решают с учётом нужного способа выдачи — ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ.
Сопоставьте заявление и новую выписку: исправлена ли именно спорная информация, дополнено ли пропущенное событие. Обязанность работодателя включает представление исправленных данных для хранения в СФР — ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ.
Неисполнение обязанности исправить сведения по письменному заявлению работника нарушает ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ. Санкции за такое нарушение трудового законодательства различаются по субъектам.
| Нарушение | Кто отвечает | Санкция | Норма |
|---|---|---|---|
| Неисполнение обязанности исправить или дополнить переданные в СФР сведения по письменному заявлению работника | Должностные лица, ответственные за исполнение обязанности по сведениям | За неисправление сведений — предупреждение или административный штраф от 1 000 до 5 000 рублей. | ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Неисправление переданных сведений по письменному заявлению работника | Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — работодатели | Работодателю за это нарушение грозит предупреждение или административный штраф в пределах 1 000–5 000 рублей. | ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Неисполнение требования работника исправить сведения о его работе | Юридические лица, выступающие работодателями | Для работодателя — юридического лица за неисправление сведений предусмотрены предупреждение или административный штраф от 30 000 до 50 000 рублей. | ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ; ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
Санкция приведена для нарушения по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: она не охватывает специальные составы о допуске к работе, оформлении договора, выплатах и охране труда. За аналогичное нарушение лицом, ранее подвергнутым наказанию, применяется ч. 2 той же статьи. Исправление и передача сведений в СФР остаются обязанностью работодателя по ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ.
Комментарий адвокатаадвокат · рег. № 78/8790
При разборе электронной трудовой книжки я начинаю с источника выписки. Сведения последнего работодателя охватывают только работу у него, поэтому отсутствие в таком документе прежних мест работы ещё не показывает ошибку в ресурсах СФР. Сначала сопоставляю документы одинакового охвата и проверяю, какое кадровое событие вызывает вопрос. Возможные каналы получения сведений определены ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ.
Если расхождение подтвердилось, готовлю заявление с точным описанием: какая информация указана сейчас, чем она подтверждается и что требуется исправить или дополнить. Отдельно формулирую требование представить исправленные сведения для хранения в СФР по ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ. Копию обращения и подтверждение его получения сохраняю вместе с выпиской.
При невыдаче СТД-Р проверяю, ведётся ли бумажная книжка и когда прекращён трудовой договор. Обязанность выдать сведения в день увольнения по ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ содержит исключение для работников, на которых ведётся трудовая книжка. Эту развилку выясняю до подготовки требования о нарушении срока.
Запрос на выдачу и заявление об исправлении решают разные задачи. Сначала получите документ, позволяющий точно назвать расхождение.
Для сверки сохраните исходные сведения и документы о событии, которое отражено неверно. Состав приложений к заявлению подбирайте под конкретное расхождение.
| Документ | Зачем | Кто подписывает, форма |
|---|---|---|
| Заявление о предоставлении сведений | Запросить документ у работодателя и выбрать способ его выдачи при отсутствии ведения бумажной книжки — ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ. | Работник; письменная форма либо направление на электронную почту работодателя в установленном им порядке. |
| Выписка со спорной записью | Зафиксировать содержание ошибки: трудовую функцию, постоянный перевод, основание и причину увольнения — ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ. | Заверенный бумажный документ либо электронный с усиленной квалифицированной электронной подписью по ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ. |
| Заявление об исправлении или дополнении | Потребовать устранить неверную либо неполную информацию и представить исправление для хранения в СФР — ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ. | Работник; письменное заявление с описанием записи и правильных данных. |
| Документы о работе и переписка | Для подготовки заявления сопоставьте выписку с имеющимися документами о трудовой функции, переводе или увольнении. К заявлению об ошибке сохраните подтверждение его получения работодателем. | Используйте имеющиеся экземпляры трудового договора, документов о кадровом событии и ответов работодателя. |
Сроки выдачи по ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ относятся к работникам, на которых бумажная книжка не ведётся. Для иска различайте спор о сведениях и спор об увольнении.
| Действие | Срок | С какого дня | Норма |
|---|---|---|---|
| Получение работником сведений в период работы | Не позднее трёх рабочих дней | Со дня подачи работником заявления о предоставлении сведений за период работы у данного работодателя. | ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ |
| Выдача сведений при увольнении | В день прекращения трудового договора | День прекращения договора с работодателем, который предоставляет сведения за период работы у него. | ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ |
| Иск работника к работодателю о невыдаче или неисправлении сведений | Три месяца | Со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении права на выдачу либо исправление сведений. | ч. 1 ст. 392 ТК РФ |
| Оспаривание работником увольнения, отражённого в сведениях | Один месяц | Отсчёт для работника связан с вручением ему копии приказа об увольнении либо выдачей трудовой книжки или предоставлением последним работодателем сведений о трудовой деятельности в связи с увольнением. | ч. 1 ст. 392 ТК РФ |
Срок выдачи в период работы не определяет срок исправления записи. Требование изменить увольнение по существу оценивайте как спор об увольнении, даже если ошибка обнаружена в выписке.
Как адвокат ведёт ваше поручение
№ 78/8790 · адвокат · в профессии с 2006 года
Я веду поручение лично. При обращении разбираю задачу, необходимые действия и объём помощи, который закрепляю в соглашении.
Сведения, полученные в связи с обращением за юридической помощью, охраняются адвокатской тайной.
Получение выписки, её форма, проверка записей и обращение за исправлением.
У последнего работодателя, в СФР, МФЦ или через Госуслуги — ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ. Работодатель выдаёт сведения за работу у него. В МФЦ получите заверенный бумажный документ, через Госуслуги — электронный с усиленной квалифицированной электронной подписью. СФР предоставляет обе формы.
Подайте заявление с выбранным способом выдачи. Если бумажная книжка не ведётся, работодатель выдаёт сведения в период работы не позднее трёх рабочих дней со дня заявления по ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ. Заявление можно передать письменно или направить на электронную почту работодателя в установленном им порядке.
Как сведения о трудовой деятельности: информация о работнике, месте работы, трудовой функции, постоянных переводах, основании и причине увольнения — ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ. Форма получения бывает бумажной с надлежащим заверением и электронной с усиленной квалифицированной электронной подписью — ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ.
Получите сведения и сопоставьте их с документами о работе. Проверьте трудовую функцию, переводы на другую постоянную работу, основание и причину увольнения. При неверной или неполной информации письменно обратитесь к работодателю за исправлением и передачей правильных данных в СФР — ч. 2, 6 ст. 66.1 ТК РФ.
В день прекращения трудового договора работодатель предоставляет сведения за работу у него, если бумажная трудовая книжка на работника не ведётся, — ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ. Для электронной выдачи нужна усиленная квалифицированная электронная подпись при её наличии у работодателя; можно выбрать надлежаще заверенную бумажную форму.
У работодателя по последнему месту работы — за период работы у него; также доступны СФР, МФЦ и Госуслуги по ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ. Электронная трудовая книжка после увольнения проверяется по тем же сведениям: сопоставьте основание и причину прекращения договора с документами об увольнении.
Получите электронный документ с усиленной квалифицированной электронной подписью через Госуслуги или СФР; у последнего работодателя — при наличии у него такой подписи. В случаях, установленных Трудовым кодексом, при заключении договора сведения предъявляются вместе с книжкой или взамен неё — ч. 3, 4 ст. 66.1 ТК РФ. Способ передачи согласуйте с получателем.
Для получения надлежаще заверенных бумажных сведений обратитесь в МФЦ, СФР или к последнему работодателю — ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ. При выборе между печатью файла и получением заверенного документа уточните требуемую форму у получателя. Закон отдельно предусматривает бумажный носитель и подписанный электронный документ.
Получите сведения через СФР либо Госуслуги и проверьте запись о переводе на другую постоянную работу. Если работодатель передал неполную информацию, направьте ему письменное заявление о дополнении. Он обязан дополнить данные и представить их для хранения в СФР — ч. 2, 4, 6 ст. 66.1 ТК РФ.
Бумажную или электронную форму выбирают с учётом способа получения. Через МФЦ выдаются заверенные бумажные сведения; через Госуслуги — подписанный электронный документ. У СФР доступны обе формы, у работодателя электронная выдача зависит от наличия подписи — ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ.
Где нужна помощь адвоката и что прочитать дальше по этому вопросу
Не откладывайте защиту