Как оформить увольнение сотрудника

Чтобы оформить увольнение, начните с причины прекращения договора. Если сотрудник увольняется по собственному желанию, применяется ст. 80 ТК РФ. Когда решение принимает работодатель, основание выбирают по ст. 81 ТК РФ. Если сотрудник умер или погиб, договор прекращается по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Для каждого из этих случаев нужен приказ работодателя: общий порядок его оформления закреплён в ст. 84.1 ТК РФ.

При собственном желании получите письменное заявление работника и определите дату увольнения. По общему правилу предупредить нужно не позднее чем за две недели, а отсчёт начинается со дня, следующего за получением заявления работодателем. Более раннюю дату можно согласовать. Если продолжать работу невозможно, например при выходе на пенсию или зачислении в образовательную организацию, работодатель обязан прекратить договор в срок, указанный работником. Такое же правило действует при установленном нарушении работодателем трудовых прав — ст. 80 ТК РФ.

Перед изданием приказа учтите возможность отзыва заявления. До окончания срока предупреждения работник вправе передумать. Увольнение тогда не производится, кроме случая, когда на его место письменно приглашён другой работник, которому закон запрещает отказывать в заключении договора. Если срок предупреждения закончился, договор продолжает действовать, когда его не расторгли и сотрудник больше не настаивает на уходе. Эти правила ст. 80 ТК РФ помогают отличить состоявшееся увольнение от первоначального намерения уйти.

При инициативе работодателя сначала соотнесите фактическую причину с основанием из ст. 81 ТК РФ. Это могут быть, например, сокращение штата или неоднократное неисполнение обязанностей без уважительных причин при наличии дисциплинарного взыскания. Для сокращения и недостаточной квалификации, подтверждённой аттестацией, требуется учесть возможность перевода с письменного согласия сотрудника. Ему предлагают подходящие по здоровью вакансии в этой местности, включая нижестоящие и нижеоплачиваемые. Увольнение по инициативе работодателя во время больничного или отпуска запрещено — ст. 81 ТК РФ.

Чтобы оформить увольнение умершего сотрудника, используйте основание о смерти, а не собственное желание. Для погибшего сотрудника применяется тот же п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Эта норма также охватывает признание работника судом умершим или безвестно отсутствующим. В приказе отразите соответствующую причину прекращения договора. Поскольку ознакомить умершего работника с приказом невозможно, сделайте запись об этом на приказе по ст. 84.1 ТК РФ.

Обычно дата прекращения договора совпадает с последним днём работы. Исключение касается случаев, когда сотрудник фактически не работал, но место работы сохранялось по закону. Работника знакомят с приказом под роспись; при отказе расписаться или невозможности ознакомления на приказе оставляют соответствующую запись. Если сотрудник требует копию приказа, выдайте её с надлежащим заверением. Эти действия предусмотрены ст. 84.1 ТК РФ и относятся к оформлению прекращения договора независимо от выбранного основания.

Заполняя трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, перенесите формулировку причины увольнения точно по закону. Укажите статью, часть и пункт, соответствующие основанию. В день прекращения договора работнику выдают книжку либо сведения о работе у этого работодателя. Дополнительно по письменному заявлению выдаются заверенные копии связанных с работой документов. Требования к записи и выдаче документов содержит ст. 84.1 ТК РФ.

Если работник отсутствует или отказывается получать документы, предусмотрены разные действия. Для трудовой книжки направьте уведомление: предложите явиться за ней или согласиться на почтовую отправку. Сведения о трудовой деятельности можно направить заказным письмом с уведомлением на бумаге с надлежащим заверением. Со дня отправления соответствующего уведомления или письма прекращается ответственность за задержку выдачи. При последующем обращении неполученные документы нужно выдать не позднее трёх рабочих дней — ст. 84.1 ТК РФ.

Рассчитайтесь с работником в день увольнения. Если в этот день он не работал, выплатите причитающиеся суммы не позднее следующего дня после его требования о расчёте. Спор о размере выплаты не позволяет удерживать всю сумму: часть, которую работодатель признаёт, нужно выплатить в установленный срок. Так разграничивает сроки и спорные выплаты ст. 140 ТК РФ.

После оформления увольнения передайте сведения о трудовой деятельности в органы Фонда по месту регистрации работодателя. Крайний срок привязан к изданию приказа, другого документа или принятию решения о прекращении отношений: сведения направляют не позднее следующего рабочего дня. Ожидать окончания месяца для этой передачи нельзя. Основание — подп. 2 п. 5 и п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ.