Как оформить прекращение трудового договора в связи со смертью сотрудника

Когда умер сотрудник, вопрос, как оформлять прекращение договора, начинается с приказа работодателя. Именно этим документом оформляется прекращение трудовых отношений по ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ. Подготовьте приказ применительно к договору с этим работником. В кадровых документах должно быть отражено прекращение договора, а не только отсутствие человека на работе. Приказ нужен и тогда, когда ознакомить с ним сотрудника уже невозможно.

Подпись умершего работника на приказе получить нельзя. Для такого оформления предусмотрена запись о невозможности довести приказ до сведения работника — ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ. Отразите причину невозможности ознакомления: смерть сотрудника. Это позволяет объяснить отсутствие его подписи непосредственно на документе. Не оформляйте ситуацию как отказ от ознакомления: отказ предполагает иное обстоятельство, тогда как здесь работник умер. Запись должна соответствовать тому, что произошло.

Следующий вопрос — как оформить сведения об умершем сотруднике в документах о работе. Основание и причину прекращения договора нужно записать в трудовой книжке и внести в сведения о трудовой деятельности в точном соответствии с законом. Рядом должна стоять ссылка на соответствующие статью, часть и пункт — ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ. Произвольное описание события вместо установленной формулировки для такой записи не подходит. Перед внесением сведений сопоставьте текст основания с его формулировкой в законе.

При этом ссылка на ст. 84.1 ТК РФ объясняет порядок оформления: почему издаётся приказ, как фиксируется невозможность ознакомления и как составляется запись о прекращении договора. Для записи об основании нужна ссылка на норму, по которой прекращается конкретный договор. Различайте эти две задачи при подготовке документов: оформление приказа и указание причины прекращения трудовых отношений. Требование точно назвать правовое основание закреплено в ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ.

С датой прекращения договора нужно работать отдельно от даты подготовки приказа. Общее правило связывает день прекращения договора с последним днём работы. Есть исключения для случаев, когда человек фактически не работал, но за ним сохранялась должность, — ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ. Поэтому при оформлении сопоставьте сведения о работе сотрудника и сохранении за ним места. Не выбирайте дату прекращения договора только потому, что в этот день готовится кадровый документ.

Оформляя документы, учитывайте и расчёт с работником: общая обязанность произвести его при прекращении договора закреплена в ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Приказ, запись о трудовой деятельности и расчёт относятся к разным действиям работодателя. Подготовка приказа решает вопрос документального оформления прекращения договора; сведения о работе должны отдельно отражать его основание по правилам ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ. Проверяйте содержание каждого документа по его назначению.