Как оформить отпуск работнику

Чтобы оформить отпуск работнику, начните с определения времени отдыха. Для ежегодного оплачиваемого отпуска ст. 123 ТК РФ связывает очередность с графиком отпусков. Это документ, который определяет, в какой очередности сотрудники уходят отдыхать. При подготовке конкретного отпуска сначала нужно обратиться к графику и посмотреть, какое время предусмотрено для сотрудника. Если сотрудник устно высказал пожелания о датах, сверьте их с графиком и уточните, есть ли у него право выбрать удобное время отпуска.

График составляется ежегодно и утверждается работодателем. Сделать это нужно не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Значит, очередность отдыха определяется заранее, а оформление отпуска конкретного сотрудника связано с уже установленным планом. Здесь важно различать два срока: срок утверждения общего графика и срок извещения человека о начале его отпуска. Они относятся к разным действиям, хотя в обоих случаях закон говорит о двух неделях.

При утверждении графика работодатель учитывает мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. Именно такую процедуру предусматривает ст. 123 ТК РФ. Утверждение работодателем и учет мнения профсоюзного органа относятся к подготовке графика в целом. Эти действия не заменяют последующего извещения работника. Когда наступает время оформлять его отпуск, нужно отдельно позаботиться о том, чтобы сотрудник получил информацию о начале отдыха под роспись.

Утвержденный график обязателен для работодателя и работника. Это означает, что его нельзя воспринимать только как предварительный перечень пожеланий сотрудников. Работодатель должен учитывать установленную очередность при предоставлении отдыха, а работник также связан графиком. Вместе с тем сама ст. 123 ТК РФ содержит специальные правила о выборе времени отпуска. При выборе дат нужно учитывать и предусмотренное законом право сотрудника выбрать удобное время.

О начале отпуска работника извещают не позднее чем за две недели. Закон прямо требует извещения под роспись. При оформлении следует ясно обозначить дату начала отдыха: именно о ней должен быть извещен сотрудник. Подпись относится к получению этой информации. Одного предположения, что человек помнит даты из графика, для выполнения названного требования недостаточно: статья отдельно устанавливает обязанность известить его о начале отпуска.

Практический смысл такого оформления — связать сведения об отпуске с конкретным работником и конкретной датой. При подготовке извещения сопоставьте указанное в нем начало отпуска со сведениями графика либо с особым основанием выбора времени отдыха. Это помогает избежать ситуации, когда сотруднику сообщают одни даты, а при организации его отпуска исходят из других. Требование ст. 123 ТК РФ касается именно своевременного извещения под роспись; оно не сводится к общему сообщению о предстоящих отпусках в организации.

Для отдельных категорий работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Статья 123 ТК РФ связывает это право со случаями, предусмотренными Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Чтобы выбрать даты по своему желанию, сотруднику нужно иметь предусмотренное законом право на удобное время отпуска. При обсуждении удобного времени нужно установить основание соответствующего права. Уточните, к какой льготной категории относится работник и какое положение Трудового кодекса или иного федерального закона дает ему такое право.

Отдельно урегулирован отпуск мужа в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. По его желанию ежегодный отпуск предоставляется в этот период независимо от времени непрерывной работы у работодателя. Для этого случая ст. 123 ТК РФ прямо называет и обстоятельство, с которым связан выбор времени, и значение желания самого работника. При оформлении нужно учитывать именно период отпуска жены по беременности и родам, а не просто семейные планы на совместный отдых.

Оформление удобно строить вокруг трех вопросов: когда предусмотрен отпуск, есть ли специальное право на выбор времени и когда сотрудник извещен под роспись. Ответы позволяют соотнести действия работодателя с требованиями ст. 123 ТК РФ. Полный комплект документов для конкретного случая и формы заявления или приказа уточните у работодателя, например в отделе кадров. Проверьте даты по графику, учтите право сотрудника на удобное время и известите его под роспись не позднее чем за две недели до начала отпуска. Требования к графику и извещению нужно выполнять именно в том объеме, который прямо закреплен законом.