Отпуск без сохранения заработной платы глазами работодателя: когда его дают по соглашению, кому отказать нельзя, какие предельные дни установлены для пенсионеров, инвалидов и семейных событий и как оформить заявление и приказ.
Коротко
Отпуск за свой счёт — отпуск без сохранения заработной платы, который работник получает по письменному заявлению (ст. 128 ТК РФ). По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работодатель вправе его дать, а продолжительность стороны определяют соглашением. Отдельным категориям — работающим пенсионерам по старости, работающим инвалидам, участникам Великой Отечественной войны, работникам при рождении ребёнка, регистрации брака или смерти близких и другим лицам из ст. 128 ТК РФ — работодатель обязан предоставить такой отпуск в пределах установленных дней.
Решение зависит от того, есть ли у работника право требовать отпуск
ст. 128 ТК РФ
ст. 128 ТК РФ
ст. 128 ТК РФ
Ошибки работодателя при оформлении отпуска за свой счёт
Ситуации, где решение работодателя будут проверять
Кто просит отпуск, кто его предоставляет и кто может расширить права
| Участник | Обязанность или право | Норма |
|---|---|---|
| Работник по уважительной причине | Подаёт письменное заявление с причиной и датами; продолжительность отпуска согласует с работодателем. | ч. 1 ст. 128 ТК РФ |
| Работодатель | Вправе дать отпуск по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам; перед льготными категориями несёт обязанность. | ч. 1, 2 ст. 128 ТК РФ |
| Работающий пенсионер по старости, работающий инвалид | Вправе требовать отпуск в пределах дней, установленных для своей категории в году; отказать в этих пределах работодатель не может. | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Работник при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близкого родственника | Вправе требовать по заявлению отпуск без сохранения зарплаты до пяти календарных дней. | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Родственники военнослужащих, добровольцев и сотрудников органов из статьи | Родители, супруги и дети погибших или умерших — до 14 календарных дней в году; раненых — до 35 дней в году для ухода по медицинскому заключению. | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Стороны коллективного договора | Могут установить ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты до 14 дней работникам с двумя и более детьми до 14 лет, с ребёнком-инвалидом до 18 лет, одиноким матерям, отцам без матери, ухаживающим за инвалидом I группы, а также иные случаи обязательного отпуска. | ст. 263 ТК РФ, ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
Два режима одной статьи Трудового кодекса
В разговорной речи «отпуск за свой счёт», в Трудовом кодексе — отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ). Работник освобождается от работы, а зарплата за эти дни не начисляется. Трудовой договор при этом продолжает действовать.
Статья знает два режима. Первый — по усмотрению сторон: работник ссылается на семейные обстоятельства или иную уважительную причину, работодатель решает, давать ли отпуск, а срок определяется соглашением (ст. 128 ТК РФ). Второй — обязательный: для перечисленных в статье категорий работодатель обязан предоставить отпуск по письменному заявлению в пределах установленного числа дней.
Обязательные случаи можно расширить: статья отсылает к другим нормам Кодекса, иным федеральным законам и коллективному договору (ст. 128 ТК РФ). Коллективным договором, например, может вводиться ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты до 14 календарных дней для работников с двумя и более детьми до 14 лет, с ребёнком-инвалидом, одинокой матери, отца, воспитывающего ребёнка без матери, и работников, ухаживающих за членом семьи или родственником — инвалидом I группы (ст. 263 ТК РФ).
Общее для обоих режимов — инициатива работника. Без его письменного заявления оснований для такого отпуска нет.
Первая часть статьи об отпуске без сохранения заработной платы
Комментарий адвоката Вруцкогоадвокат · рег. № 78/8790
Ключевые слова здесь — «может быть» и «по соглашению». Вне льготных категорий решение остаётся за работодателем, но инициатива всегда у работника. Когда я проверяю такие отпуска у клиента, первым делом сверяю даты заявлений с датами приказов: заявление, написанное после приказа, — сильный довод в пользу того, что отпуск был навязан.
Статьи закона, на которых держится тема, — с названиями из официального текста
Официальный текст: Трудовой кодекс Российской Федерации
С какими вопросами по отпуску за свой счёт приходят работодатели
Проверка, относится ли сотрудник к категории, которой работодатель обязан дать отпуск по заявлению.
Учёт дней, использованных в году, и оформление сверхлимитной части по соглашению сторон.
Рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого: короткий отпуск по заявлению и подтверждающие документы.
Массовые заявления «по шаблону», претензии работников и проверка трудовой инспекции.
Сотрудник не дождался решения и не вышел на работу: оценка прогула и порядок взыскания.
Условие о дополнительном отпуске для работников с детьми и ухаживающих за родственником — инвалидом I группы.
Как дни без оплаты отражаются в расчётном периоде для отпускных и других выплат по среднему.
Два вида отпуска, которые в приказах и табелях часто путают кадровые службы
| Признак | Отпуск без сохранения зарплаты | Ежегодный оплачиваемый отпуск | Норма |
|---|---|---|---|
| Оплата | Зарплата за дни отпуска не сохраняется | Оплачивается не позднее чем за три дня до начала | ч. 1, 2 ст. 128 ТК РФ, ч. 9 ст. 136 ТК РФ |
| Основание | Письменное заявление работника | Предоставляется ежегодно; продолжительность исчисляется в календарных днях | ч. 1, 2 ст. 128 ТК РФ, ч. 1 ст. 120 ТК РФ |
| Продолжительность | По соглашению или в пределах дней для льготной категории | Максимальным пределом не ограничивается | ч. 1, 2 ст. 128 ТК РФ, ч. 1 ст. 120 ТК РФ |
| Праздники внутри отпуска | Специального правила в статье об этом отпуске нет | Нерабочие праздничные дни в отпуск не включаются | ч. 1 ст. 120 ТК РФ |
| Уход за ребёнком-инвалидом | Отпуск до 14 дней в году, если установлен коллективным договором, — без оплаты | Не отпуск: четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц одному из родителей (опекуну, попечителю) | ст. 263 ТК РФ, ч. 1 ст. 262 ТК РФ |
Предельные дни обязательного отпуска по категориям работников
| Категория работника | Сколько дней работодатель обязан дать | Норма |
|---|---|---|
| Работающий пенсионер по старости | До 14 календарных дней в году | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Работающий инвалид | До 60 календарных дней в году | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Пример: пенсионер просит 20 дней | Если в этом году таких дней ещё не было, 14 дней работодатель предоставляет по обязанности, оставшиеся 6 — только по соглашению сторон (цифры условные). | ч. 1, 2 ст. 128 ТК РФ |
| Участник Великой Отечественной войны | До 35 календарных дней в году | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Родитель, супруг или ребёнок погибшего либо умершего военнослужащего, добровольца, сотрудника | До 14 календарных дней в году | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого родственника | До пяти календарных дней | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Родственник раненого военнослужащего для ухода по медицинскому заключению | До 35 календарных дней в году | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Работник, жильё которого пострадало в чрезвычайной ситуации | До пяти календарных дней в порядке и на условиях, установленных Правительством РФ | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Работник с детьми или ухаживающий за инвалидом I группы, если отпуск установлен коллективным договором | До 14 календарных дней ежегодно, целиком или по частям | ст. 263 ТК РФ |
| Средний заработок за год с таким отпуском | Считается из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев | ч. 3 ст. 139 ТК РФ |
Цифры в строке «Пример» условные. Денежной формулы у отпуска без сохранения заработной платы нет: зарплата за эти дни не начисляется, а сам расчёт сводится к учёту дней в пределах категории.
Общий состав о нарушении трудового законодательства
| Нарушение | Кто отвечает | Санкция | Норма |
|---|---|---|---|
| Нарушение трудового законодательства об отпуске без сохранения зарплаты: отказ в обязательном отпуске, отпуск без заявления | Должностное лицо работодателя | Предупреждение либо штраф: от одной тысячи до пяти тысяч рублей | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| То же нарушение | Индивидуальный предприниматель | Предупреждение либо штраф: от одной тысячи до пяти тысяч рублей | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| То же нарушение | Организация | Предупреждение либо штраф: от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей | ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Повторное аналогичное нарушение | Должностное лицо | Размер штрафа — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; альтернатива — дисквалификация на срок от года до трёх лет | ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Повторное аналогичное нарушение | Индивидуальный предприниматель | Размер штрафа — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей | ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Повторное аналогичное нарушение | Организация | Размер штрафа — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей | ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ |
Своей санкции за нарушения при отпуске без сохранения зарплаты в КоАП нет: применяется общий состав ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, если иное не предусмотрено специальными составами той же статьи или соседней статьи КоАП.
адвокат · рег. № 78/8790
Отпуск за свой счёт кажется мелочью кадровой службы, пока не начинается проверка или спор. Чаще всего ко мне приходят с двумя историями: работодатель в трудный месяц оформил «добровольные» отпуска всему отделу, или сотрудник не дождался решения и просто не вышел на работу.
В первой истории я смотрю на заявления: одинаковый текст, одна дата, подписи в день приказа — это видно и инспектору, и суду. Советую не прикрывать простой отпуском без оплаты, а выбирать режим, который закон предусматривает для остановки работы.
Во второй истории проверяю, было ли у работника право требовать отпуск. Если он работающий пенсионер по старости, работающий инвалид или у него семейное событие из статьи и заявление подано письменно, отказ работодателя сам был нарушением, и взыскание за прогул становится уязвимым.
Учёт дней по льготным категориям советую вести отдельно по каждому работнику: у большинства категорий предел считается в году, и без учёта легко дать меньше положенного или по ошибке записать соглашение как обязанность.
От заявления работника до выхода на работу
Что должно лежать в личном деле после такого отпуска
| Документ | Зачем | Кто подписывает, форма |
|---|---|---|
| Заявление работника | Единственное основание отпуска без сохранения зарплаты (ст. 128 ТК РФ) | Работник, письменно, с датами и причиной |
| Документ о семейном событии | Подтверждает право на обязательный отпуск при рождении ребёнка, браке, смерти близкого (ст. 128 ТК РФ) | Копия свидетельства или справки, прилагается к заявлению |
| Сведения о назначении пенсии по старости или справка об инвалидности | Подтверждает принадлежность к льготной категории (ст. 128 ТК РФ) | Копия, прилагается к заявлению |
| Медицинское заключение | Нужно родственнику раненого военнослужащего для отпуска по уходу (ст. 128 ТК РФ) | Медицинская организация в установленном порядке |
| Приказ о предоставлении отпуска | Фиксирует вид отпуска и даты, защищает от спора о прогуле | Руководитель или уполномоченное лицо; работник ознакомлен под подпись |
| Коллективный договор | Устанавливает дополнительные случаи и ежегодный отпуск работникам с детьми и ухаживающим за инвалидом I группы (ст. 263 ТК РФ) | Стороны социального партнёрства |
Предельные дни и сроки спора по Трудовому кодексу
| Действие | Срок | С какого дня | Норма |
|---|---|---|---|
| Отпуск работающему пенсионеру по старости | До 14 календарных дней в году | С даты, указанной в заявлении | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Отпуск работающему инвалиду | До 60 календарных дней в году | С даты, указанной в заявлении | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Отпуск при рождении ребёнка, браке, смерти близкого | До пяти календарных дней | С даты, указанной в заявлении | ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Дополнительный отпуск по коллективному договору | До 14 календарных дней; на следующий рабочий год не переносится | В удобное для работника время | ст. 263 ТК РФ |
| Иск работника о нарушении права на отпуск | Три месяца | С даты, когда работнику стало или должно было стать известно о нарушении его права | ч. 1 ст. 392 ТК РФ |
| Иск о невыплате зарплаты при навязанном отпуске | Один год | Со дня установленного срока выплаты | ч. 2 ст. 392 ТК РФ |
Сроки обращения в суд, пропущенные по уважительным причинам, суд может восстановить (ст. 392 ТК РФ).
Как адвокат ведёт поручение компании
№ 78/8790 · адвокат · в профессии с 2006 года
Я веду поручение лично. При обращении разбираю задачу, необходимые действия и объём помощи, который закрепляю в соглашении.
Сведения, полученные в связи с обращением за юридической помощью, охраняются адвокатской тайной.
Что спрашивают работодатели и кадровые службы
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам отпуск может быть предоставлен по письменному заявлению, а продолжительность определяется соглашением сторон (ст. 128 ТК РФ). Вне льготных категорий решение остаётся за работодателем.
Работнику без особого основания — могут: статья говорит «может быть предоставлен» (ст. 128 ТК РФ). Работающему пенсионеру по старости, работающему инвалиду, участнику Великой Отечественной войны, родственникам погибших и раненых военнослужащих, при семейных событиях и в других случаях из статьи работодатель обязан дать отпуск в пределах установленных дней.
Общего предела в статье нет: по соглашению стороны определяют срок сами (ст. 128 ТК РФ). Обязательные пределы зависят от категории — до 14 календарных дней в году работающему пенсионеру, до 60 работающему инвалиду (ст. 128 ТК РФ).
Да, работающим пенсионерам по старости (по возрасту) работодатель обязан предоставить его по письменному заявлению — до 14 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ).
Работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году по письменному заявлению (ст. 128 ТК РФ). Дни сверх этого предела работодатель вправе дать по соглашению.
При рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников работодатель обязан дать отпуск до пяти календарных дней (ст. 128 ТК РФ). По другим семейным обстоятельствам срок согласуется сторонами.
Нет. Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по письменному заявлению работника (ст. 128 ТК РФ). Отпуск по инициативе работодателя без заявления — нарушение, за которое возможен штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
В заявлении указывают вид отпуска, даты, причину и, если отпуск обязательный, основание по ст. 128 ТК РФ с приложением подтверждающего документа. Заявление подписывает работник.
Работникам с двумя или более детьми до четырнадцати лет, с ребёнком-инвалидом до восемнадцати лет, одинокой матери, воспитывающей ребёнка до четырнадцати лет, отцу, воспитывающему такого ребёнка без матери, а также ухаживающим за членом семьи или родственником — инвалидом I группы коллективным договором может быть установлен ежегодный отпуск без сохранения зарплаты до 14 календарных дней (ст. 263 ТК РФ). По письменному заявлению его присоединяют к ежегодному оплачиваемому отпуску или используют частями.
Средний заработок считается исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ). Дни без оплаты не являются отработанным временем.
Где нужна помощь адвоката и что прочитать дальше по этому вопросу