Сколько времени должны храниться трудовые книжки
Если трудовую книжку не забрали при увольнении, она остаётся на хранении у работодателя до востребования. Такое же правило предусмотрено для дубликатов и книжек, которые после смерти работника не получили его ближайшие родственники.
Коротко
Нужно хранить трудовые книжки, не полученные при увольнении, у работодателя до востребования. По п. 43 приказа № 320н это касается также дубликатов и книжек умерших работников, которые не забрали ближайшие родственники. Хранение предусмотрено как в организации, так и у работодателя — индивидуального предпринимателя, с соблюдением правил архивного дела.
Ответ подробно: хранение невостребованных трудовых книжек
Если вы уволились и оставили трудовую книжку у работодателя, для ответа о продолжительности хранения применяется правило «до востребования». Книжка должна храниться у того работодателя, у которого её не получили при увольнении. Именно так определяется продолжительность хранения в п. 43 приказа от 19.05.2021 № 320н. Для этой ситуации ориентиром служит востребование документа, а не количество времени, прошедшего после увольнения.
Когда возникает вопрос, сколько хранятся трудовые книжки бывших работников, нужно учитывать причину, по которой документ остался у работодателя. Пункт 43 охватывает книжки, не полученные при увольнении. Если речь идёт о вашей оставленной книжке, обращение за ней адресуется работодателю, у которого она хранится. Увольнение в этом случае не прекращает хранение: правило касается как раз документов, оставшихся после окончания работы.
Для дубликата действует тот же порядок определения продолжительности хранения. Если при увольнении работник не получил дубликат трудовой книжки, работодатель хранит его до востребования по п. 43 приказа № 320н. Различать оригинал и дубликат для ответа на вопрос о времени хранения здесь не требуется: оба вида документов прямо названы в одном правиле. Поэтому при обращении за оставленным дубликатом ориентир тот же — его хранение у прежнего работодателя.
Отдельный случай — смерть работника. Если его трудовую книжку или дубликат не получили ближайшие родственники, документ также хранится до востребования. Для семьи это означает, что неполученная книжка остаётся у работодателя по правилу п. 43 приказа № 320н. Срок хранения в этой ситуации описан через востребование документа ближайшими родственниками. Смерть работника не исключает такую книжку из числа документов, для которых предусмотрено хранение у работодателя.
Место работы тоже имеет значение для того, где искать оставленный документ. При работе в организации трудовая книжка хранится в этой организации. Если работодателем было физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, хранение предусмотрено у него. Обе ситуации перечислены в п. 43 приказа № 320н. Правило о хранении до востребования распространяется и на организацию, и на такого предпринимателя; менять ответ о продолжительности хранения из-за этой разницы не нужно.
Хранение до востребования связано с соблюдением архивных правил. Пункт 43 приказа № 320н отсылает к главе IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Для работника или ближайших родственников практический вывод состоит в том, чтобы искать неполученную книжку либо её дубликат у работодателя. Ответ на вопрос, сколько времени должны храниться эти документы после увольнения или смерти работника, в рассматриваемых случаях остаётся единым: до востребования с соблюдением требований архивного законодательства.
Что говорит закон: хранение трудовых книжек до востребования
Текст — из базы законов «ВРУЦКИЙ ПРАВО».
Частые вопросы: время хранения трудовых книжек и дубликатов
О хранении трудовой книжки после увольнения, её дубликата и документа умершего работника.
Как долго хранится дубликат трудовой книжки, оставленный при увольнении?
Для неполученного дубликата предусмотрено хранение до востребования у работодателя. Пункт 43 приказа № 320н распространяет это правило на дубликаты наряду с трудовыми книжками, которые работники не забрали при увольнении.
Где хранится трудовая книжка, если работодатель — индивидуальный предприниматель?
Если книжку не получили при увольнении, она хранится у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем и выступавшего работодателем. По п. 43 приказа № 320н продолжительность такого хранения определяется востребованием документа.
До какого момента хранят трудовую книжку умершего работника?
Книжка умершего работника, которую не получили его ближайшие родственники, подлежит хранению до востребования. Это правило п. 43 приказа № 320н действует также в отношении дубликата, оставшегося у работодателя после смерти работника.
Услуги и темы рядом
Помощь по трудовым правам и другие вопросы о трудовой книжке.
Не откладывайте защиту