Сколько хранится график отпусков

Если в организации решают, сколько хранится график отпусков, сначала нужно отделить два вопроса: на какой год планируют отдых и сколько лет сохраняют документ. График определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. Работодатель утверждает его ежегодно, но ежегодность относится к планированию отпусков. Использовать это правило как основание для уничтожения прошлогоднего графика ошибочно. Правила очередности закреплены в ст. 123 ТК РФ.

Для точного ответа в годах нужна архивная позиция, которая относится к графикам отпусков. Сроки хранения других кадровых документов переносить на график нельзя. Например, графики проведения аттестации и квалификационных экзаменов относятся к другой деятельности, хотя в названии также есть слово «графики». Совпадение части названия не делает эти документы одинаковыми. При выборе архивного срока имеет значение назначение документа, а не только его название.

Если вопрос возник при подготовке графика на следующий год, ориентир для утверждения известен: работодатель должен сделать это не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Утверждая очередность отпусков, работодатель учитывает мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. Это правило помогает понять, когда должен появиться новый график, но не служит отсчетом срока уничтожения старого. Основание для ежегодного утверждения — ст. 123 ТК РФ.

Если график нужен работнику, чтобы разобраться с очередностью отдыха, его значение связано с обязательностью для обеих сторон трудовых отношений. Работодатель и работник должны соблюдать график. Поэтому вопрос о сохранении документа нельзя подменять вопросом о том, согласен ли работник с запланированным временем отдыха: обязательность графика предусмотрена ст. 123 ТК РФ и относится к предоставлению отпуска.

Не следует также смешивать хранение графика с извещением о начале отпуска. До начала запланированного отдыха работник должен получить извещение под роспись, причем сделать это нужно не позднее чем за две недели. Это отдельное действие работодателя, даже когда очередность уже определена графиком. Двухнедельный срок касается предупреждения работника, а не продолжительности хранения кадрового документа — ст. 123 ТК РФ.

Наконец, при обсуждении старого графика полезно точно обозначить предмет вопроса. Если требуется узнать срок хранения, нужен ответ об архивном сроке именно этого документа. Если спор касается времени отдыха, применяются правила очередности и предусмотренные законом особенности. Отдельным категориям работников отпуск предоставляется по их желанию в удобное время. Муж вправе получить ежегодный отпуск во время отпуска жены по беременности и родам независимо от непрерывной работы у этого работодателя. Эти положения ст. 123 ТК РФ объясняют предоставление отпуска, а не число лет хранения графика.