Когда составляется график отпусков

График отпусков составляется ежегодно, чтобы определить очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Когда работники спрашивают, когда делают график на следующий год, речь обычно идет о сроке, к которому он должен быть готов. Статья 123 ТК РФ отвечает на этот вопрос через дату утверждения: работодатель должен утвердить график не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

Начало подготовки и утверждение — разные действия. Отдельной обязательной даты начала подготовки проекта нет — начните собирать пожелания работников заранее, чтобы успеть утвердить график не позднее чем за две недели до начала года. Однако к моменту утверждения очередность отпусков уже должна быть определена. Начать собирать пожелания работников к этому сроку недостаточно: работодатель должен утвердить готовый график с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Когда формируется график отпусков, нужно учитывать и участие профсоюза. Статья 123 ТК РФ предусматривает утверждение работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Это часть установленного порядка принятия графика, а не замена решения работодателя. При планировании подготовки нельзя ориентироваться только на время, необходимое для записи дат отпусков: к установленному сроку должен быть соблюден и порядок утверждения.

После утверждения график определяет очередность отдыха для обеих сторон трудовых отношений. Работник должен учитывать предусмотренное для него время, а работодатель связан утвержденным графиком при предоставлении отпусков. По ст. 123 ТК РФ обязательность действует для каждого из них. Поэтому график имеет значение не только в момент составления, но и при последующем предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Срок утверждения нельзя смешивать со сроком извещения о начале отдыха. Оба срока в ст. 123 ТК РФ выражены как две недели, но отсчитываются от разных событий. Для графика таким событием служит наступление календарного года. Для извещения конкретного работника — начало его отпуска. Работника извещают под роспись; одно лишь существование утвержденного графика не заменяет предусмотренное законом извещение.

При определении очередности нужно помнить о работниках, которым закон позволяет выбрать удобное время отдыха. Статья 123 ТК РФ указывает, что такое право предоставляется отдельным категориям в предусмотренных законом случаях. Само пожелание любого работника еще не означает наличие этого права. При этом график нельзя рассматривать как основание отказаться от учета права, которое прямо предусмотрено законом.

В той же статье отдельно назван случай с отпуском мужа во время отпуска жены по беременности и родам. Муж вправе пожелать ежегодный отпуск на этот период, причем продолжительность его непрерывной работы у работодателя для такого выбора значения не имеет. Эта норма касается выбора времени отдыха, тогда как общий срок утверждения графика по-прежнему связан с началом календарного года. Эти вопросы нужно различать при обсуждении дат с работодателем.